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Sharepoint online - Automatisch Verzeichnisstruktur erstellen
Hallo zusammen,
wir setzen seit ein paar Tagen den Sharepoint online mit einigen Dokumentenbilbiotheken ein.
Unter einem Ordner soll immer ein bestimmter Aufbau einer Ordnerstruktur erstellt werden. Das machen die User derzeit manuell. bspw.
Verzeichnis 1 (V1) wird auf der ersten Ebene angelegt.
Direkt im Verzeichnis V1 werden jetzt weitere Unter-Verzeichnisse angelegt (also in der Ebene 2)
bspw.
Zeichnungen
Abnahmen
Bilder
Zertifikate
Listen
Die Ebene 1 sind praktisch unsere Aufträge. In jedem Auftrag soll immer die gleiche Struktur erstellt werden - aber es nervt ziemlich, dass man dies manuell durchführen muss.
Es gibt doch sicherlich eine Möglichkeit, dass man einen Ordner auf der Ebene 1 erstellt und bspw. Power Automate (PA) die gewünschte Unterordner erstellt. Aber diese Automatik darf eben nur auf der ersten Ebene laufen. Erstellt ein User einen Unterordner irgendwo anders, darf das nicht passieren.
Wir haben schon einiges mit PA gemacht, aber das Ding legt IMMER Unterordner an und nicht nur auf der ersten Ebene.
Hat jemand eine Idee?
Wir möchten das auch nicht so machen, dass die Leute irgendwelche Verzeichnisse innerhalb des Sharepoints kopieren. Das wird höchstwahrscheinlich wieder von den Anwendern vergessen.
wir setzen seit ein paar Tagen den Sharepoint online mit einigen Dokumentenbilbiotheken ein.
Unter einem Ordner soll immer ein bestimmter Aufbau einer Ordnerstruktur erstellt werden. Das machen die User derzeit manuell. bspw.
Verzeichnis 1 (V1) wird auf der ersten Ebene angelegt.
Direkt im Verzeichnis V1 werden jetzt weitere Unter-Verzeichnisse angelegt (also in der Ebene 2)
bspw.
Zeichnungen
Abnahmen
Bilder
Zertifikate
Listen
Die Ebene 1 sind praktisch unsere Aufträge. In jedem Auftrag soll immer die gleiche Struktur erstellt werden - aber es nervt ziemlich, dass man dies manuell durchführen muss.
Es gibt doch sicherlich eine Möglichkeit, dass man einen Ordner auf der Ebene 1 erstellt und bspw. Power Automate (PA) die gewünschte Unterordner erstellt. Aber diese Automatik darf eben nur auf der ersten Ebene laufen. Erstellt ein User einen Unterordner irgendwo anders, darf das nicht passieren.
Wir haben schon einiges mit PA gemacht, aber das Ding legt IMMER Unterordner an und nicht nur auf der ersten Ebene.
Hat jemand eine Idee?
Wir möchten das auch nicht so machen, dass die Leute irgendwelche Verzeichnisse innerhalb des Sharepoints kopieren. Das wird höchstwahrscheinlich wieder von den Anwendern vergessen.
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Printed on: April 26, 2024 at 15:04 o'clock
3 Comments
Latest comment
Moin,
Du kannst das mit PowerAutomate machen, in dem Du den Auslöser manuell machst und den Ordner, in dem Du die Struktur erstellen willst als Variable mitgibst.
Somit musst Du nach erstellen des Auftrags einmalig den Workflow auslösen und angeben, für welchen Auftrag das gemacht werden soll.
Gruß
Looser
Du kannst das mit PowerAutomate machen, in dem Du den Auslöser manuell machst und den Ordner, in dem Du die Struktur erstellen willst als Variable mitgibst.
Somit musst Du nach erstellen des Auftrags einmalig den Workflow auslösen und angeben, für welchen Auftrag das gemacht werden soll.
Gruß
Looser
Moin,
klassische Lösung:
Die Struktur wird einmal erstellt in einem Ordner x:\template. Brauche ich die Struktur für einen neuen Auftrag/Kunden/Vorgang, dann rechte Maustaste->kopieren, dann wieder einfügen und den obersten Ordner umbenennen.
hth
Erik
klassische Lösung:
Die Struktur wird einmal erstellt in einem Ordner x:\template. Brauche ich die Struktur für einen neuen Auftrag/Kunden/Vorgang, dann rechte Maustaste->kopieren, dann wieder einfügen und den obersten Ordner umbenennen.
hth
Erik
Wir haben es jetzt mit den Flows geschafft.
zuerst haben wir einen Ordner erstellt, welcher die standardisierte Struktur beinhaltet. Auf diese haben nur bestimmte Gruppen Zugriff, falls Änderungen nötig sein sollten.
Der Flow macht folgendes:
1. Auf der Sharepoint-Seite prüfen, ob ein neuer Ordner erstellt wurde, falls ja, gehts weiter
2. nun wird der Vollständige Pfad mit einem Split und dem Trennzeichen '/' in ein Array gespeichert.
3. falls das Array eine bestimmte Länge hat (das ist die Tiefe des Ordners), gehts weiter. (Es soll ja nur anspringen, wenn ein User auf eine bestimmten Verzeichnisebene einen Ordner erstellt)
4. Es werde alle Dateien (inkl. Ordner) aus dem Vorlagen-Verzeihnis gesammelt
5. falls diese eine bestimmte Ebene haben, dann gehts weiter (das muss leider gemacht werden, da sonst das Kopieren aus irgendwelchen Gründen nicht funktioniert)
6. Kopieren der Verzeihnisse von der Vorlage zu dem neu vom User erstellten Ordner.
zuerst haben wir einen Ordner erstellt, welcher die standardisierte Struktur beinhaltet. Auf diese haben nur bestimmte Gruppen Zugriff, falls Änderungen nötig sein sollten.
Der Flow macht folgendes:
1. Auf der Sharepoint-Seite prüfen, ob ein neuer Ordner erstellt wurde, falls ja, gehts weiter
2. nun wird der Vollständige Pfad mit einem Split und dem Trennzeichen '/' in ein Array gespeichert.
3. falls das Array eine bestimmte Länge hat (das ist die Tiefe des Ordners), gehts weiter. (Es soll ja nur anspringen, wenn ein User auf eine bestimmten Verzeichnisebene einen Ordner erstellt)
4. Es werde alle Dateien (inkl. Ordner) aus dem Vorlagen-Verzeihnis gesammelt
5. falls diese eine bestimmte Ebene haben, dann gehts weiter (das muss leider gemacht werden, da sonst das Kopieren aus irgendwelchen Gründen nicht funktioniert)
6. Kopieren der Verzeihnisse von der Vorlage zu dem neu vom User erstellten Ordner.