Transparente Mail-Archivierung Exch. 2016 m. direktem Outlook-Zugriff

Mitglied: departure69

departure69 (Level 3) - Jetzt verbinden

21.04.2021, aktualisiert 16:34 Uhr, 909 Aufrufe, 18 Kommentare, 9 Danke

Hallo.

- Windows 2016 AD-Domäne, 2 DCs unter W2K16 Std. (1 x physisch, 1 x virtuell unter Hyper-V), Funktionsebene 2016
- Exchange 2016 unter W2K16 Std., virtuell (unter Hyper-V)
- Windows-10-Pro-Clients (aktuelle Version 20H2, aktuell gepatcht)
- Office 2013 H&B, Office 2016 VL Std. und Office 2019 (bzw. Microsoft 365)


Die *.edb unseres Exchange hat sich in den vergangenen 3 Jahren verdoppelt (momentan circa 120 GB). Die letzte Verdopplung vorher hatte noch 10 Jahre gebraucht.

Ich bin nur noch am Postfächer vergrößern, mittlerweile überschreiten fast alle User die vorgegebene Standardgröße (4 GB).

Aufforderungen, doch mal nicht mehr benötigte Mails zu löschen, fruchten nur selten, und wenn, dann nur kurzzeitig. Auch alle Hilfsangebote meinerseits, Mails mit besonders großen Anlagen aufzufinden und zu löschen, vor allem, wenn ein und dieselbe Riesenmail im Posteingang und in den gesendeten Objekten liegt, werden kaum angenommen. Einzelne User direkt auf die Thematik angesprochen, erklären mir gebetsmühlenartig, daß sie nichts löschen können, wird alles noch gebraucht, gehört zu irgendwelchen Projekten und viele weitere Begründungen.

Meine Bitte, die Mails im Dateisystem im eigenen Serverhome im Fileserver der User , wo bedeutend mehr Platz zur Verfügung steht und der auch einfacher und besser gesichert werden kann, als *.msg zu speichern, wird mit "da finde ich ja nichts mehr" quittiert. Dort gäbe es bspw. keine vernünftige Suche. Was nicht stimmt, die Suche am Fileserver (ein virtueller W2K12R2 Std.) findet alles, nicht nur Dateinamen, sondern auch Volltext in den *.msg-Dateien und den Anlagen.

Auch allgemeine Hinweise, daß das Postfach kein Dauerdatenlager sei und ob die User zu Hause auch nie ihren Briefkasten leeren, sondern immer weiter anbauen, werden ignoriert, oft mit dem Hinweis, daß auch größere Speichermengen heute doch nichts mehr kosten würden (was tatsächlich nicht ganz falsch ist).

Ich kann mir vorstellen, daß Ihr solche Situationen ebenfalls kennt. Wie geht Ihr damit um?

Meine Idee ist nun, an den Exchange ein Archivsystem zu koppeln, das aber die Mails in Outlook weiterhin direkt so anzeigen kann, als lägen sie immer noch im Userpostfach (also quasi als tranparente Links).

Hat dazu jemand eine Empfehlung?

Vielen Dank.

Viele Grüße

von

departure69
Mitglied: itisnapanto
21.04.2021 um 16:49 Uhr
Moin ,

nicht ganz was du suchst . Aber Mailstore hat ein Add/in für Outlook .
Auch der Stand Alone Client bietet an die Mails dann in Outlook zu öffnen.

Am Anfang waren auch alle am maulen, wussten aber späte die gute und schnelle Suchfunktion von Mailstore zu schätzen .

Gruss
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Mitglied: VGem-e
21.04.2021, aktualisiert um 16:54 Uhr
Servus,

wir sind grad beim Neuplanen der Infrastruktur.
Wird i.S. e-Mail bei uns voraussichtlich auf Hosted Exchange (DSGVO-gerecht, deutsches Rechenzentrum) hinauslaufen, wo dann je User mind. 10 GB zur Verfügung stehen sollen. Der externe Consultant will wohl 30 GB Mailspeicher je User vorschlagen.

Bisher kann ich die Ausführungen von @departure69 vollinhaltlich bestätigen!!

Gruß
VGem-e
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Mitglied: LauneBaer
21.04.2021 um 17:02 Uhr
Zitat von @itisnapanto:

Moin ,

nicht ganz was du suchst . Aber Mailstore hat ein Add/in für Outlook .
Auch der Stand Alone Client bietet an die Mails dann in Outlook zu öffnen.

Am Anfang waren auch alle am maulen, wussten aber späte die gute und schnelle Suchfunktion von Mailstore zu schätzen .

Gruss

100%ige Zustimmung, Mailstore regelt das. Alleine wegen der Suche sind die User sehr glücklich damit. Bei uns wird alles was älter als 1 Jahr ist aus den Postfächern gelöscht.

Grüße
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Mitglied: Henere
21.04.2021 um 17:04 Uhr
Wie wäre es mit der Autoarchivierung ?
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Mitglied: Looser27
21.04.2021, aktualisiert um 17:33 Uhr
Mailstore ist hier das Mittel der Wahl. Da kannst Du alles weg archivieren und aus den exchange löschen nach Datum z.b.

Hat ausserdem einen erzieherischen Effekt.

Setzen wir seit Jahren ein. Die User haben nur noch die letzten 30 Tage im Postfach. Der Rest ist im Archiv.

Gruß Looser

P.S.: Mailstore komprimiert die Mails so dass weniger GB verbraten wird.
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Mitglied: em-pie
21.04.2021, aktualisiert um 18:07 Uhr
Moin,

Kurz und knackig:
Mailstore


Was ich noch nicht umgesetzt habe:
Journaling in Kombination mit Postfachsicherung.

@mailstore-Kollegen:
Wie setzt man das um?
Es müssten ja zwei Jobs sein.
1x Jornaling-Sicherung
1x Oostfach-Sicherung

Kollidiert das? Denn die Postfachsicherung läuft ja (mit Pause) permanent!?


Gruß
em-pie
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Mitglied: LauneBaer
21.04.2021, aktualisiert um 18:25 Uhr
Zitat von @em-pie:
@mailstore-Kollegen:
Wie setzt man das um?
Es müssten ja zwei Jobs sein.
1x Jornaling-Sicherung
1x Oostfach-Sicherung

Kollidiert das? Denn die Postfachsicherung läuft ja (mit Pause) permanent!?

Servus,

nein das ist kein Thema. Ist aber im Mailstore Handbuch gut beschrieben. Im Archiv hat der User dann später einmal seinen Outlookbaum abgebildet und zusätzlich Journal incoming und Journal outgoing, siehe:
Postfächer
Journaling
Bei uns läuft der "normale" Sicherungsjob einmal täglich nachts und sichert alle Mails entsprechend der Struktur aus Outlook weg (und löscht) und der Journaljob wie auch der Public Folder Job läuft alle 10 Minuten und löscht alles aus dem Journaling Postfach (Exchange 2016 on prem)

Grüße
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Mitglied: itisnapanto
22.04.2021 um 09:03 Uhr
Zitat von @em-pie:

Moin,

Kurz und knackig:
Mailstore


Was ich noch nicht umgesetzt habe:
Journaling in Kombination mit Postfachsicherung.

@mailstore-Kollegen:
Wie setzt man das um?
Es müssten ja zwei Jobs sein.
1x Jornaling-Sicherung
1x Oostfach-Sicherung

Kollidiert das? Denn die Postfachsicherung läuft ja (mit Pause) permanent!?


Gruß
em-pie

Moin , das Journaling läuft bei uns grundsätzlich immer.
Zusätzlich gibt es dann noch einen Archivierungstask, der automatisch das Postfach im Istzustand ( mit Unterordner usw. ) sichert und bereinigt was älter ist als 2 Jahre. Gesteuert über eine AD Gruppe. Alles ziemlich easy und zuverlässig. Tolles Tool.

Gruss
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Mitglied: departure69
22.04.2021, aktualisiert um 09:30 Uhr
@VGem-e:

Servus.

wo dann je User mind. 10 GB zur Verfügung stehen sollen. Der externe Consultant will wohl 30 GB Mailspeicher je User vorschlagen.


Ich hab' einige Experten hier, die selbst die 10 GB bereits überschreiten. Mit den 30 GB pro Postfach liegt Euer Berater mittel- bis langfristig vermutlich richtig.

Hosted Exchange ist bei uns (noch) kein Thema, unser eigener Exchange ist bezahlt und hat noch 5 Jahre Support. Hinzu kommt, daß unsere Internetleitung nicht die schnellste ist und unsere Internetgeschwindigkeit aus Gründen der räumlichen Lage nur zu immensen Kosten zu steigern wäre (Glasfaser-Angebot d. Telekom - Baubezirk - über 200.000,- EUR liegt vor, die müssen bei uns durch/über/unter einem Fluß durch, deshalb so kostspielig, das will hier aber niemand bezahlen). Meine User sind schon jetzt höchst sensitiv (freundlich ausgedrückt), wenn hinsichtlich Outlook & E-Mail (im Gigabit-LAN) mal was nicht geht. Wenn ich mir nun vorstelle, daß das ganze Mailsystem über eine lahme WAN-Strecke realisiert würde - Alptraum!

Ich dachte, Du wärst mit hoher Internetgeschwindigkeit auch nicht so gesegnet? Oder hat sich da bei Euch was verbessert?

Viele Grüße

von

departure69
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Mitglied: departure69
22.04.2021, aktualisiert um 09:37 Uhr
Vielen Dank für Eure zahlreichen und mitunter bereits sehr detaillierten Antworten.

Anscheinend eine überragende Mehrheit für Mailstore.

Eins ist mir trotzdem noch nicht ganz klar: Ist Mailstore - aus Usersicht - nun eine gesonderte Anwendung, die auch gesondert aufgerufen und bedient/benutzt werden muß, oder merkt der User gar nichts davon? Mir ist wichtig, daß der User weiterhin ausschließlich Outlook verwendet und gar nicht bemerkt, daß sich ältere Mails gar nicht mehr im Postfach befinden, sondern an anderem Speicherort. Die "mailstore-abgelegten" Mails müßten also transparent in Outlook zu sehen und zu verwenden sein, als lägen sie noch immer im Userpostfach.


Vielen Dank.

Viele Grüße

von

departure69
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Mitglied: itisnapanto
22.04.2021 um 09:41 Uhr
Zitat von @departure69:

Vielen Dank für Eure zahlreichen und mitunter bereits sehr detaillierten Antworten.

Anscheinend eine überragende Mehrheit für Mailstore.

Eins ist mir trotzdem noch nicht ganz klar: Ist Mailstore - aus Usersicht - nun eine gesonderte Anwendung, die auch gesondert aufgerufen und bedient/benutzt werden muß, oder merkt der User gar nichts davon? Mir ist wichtig, daß der User weiterhin ausschließlich Outlook verwendet und gar nicht bemerkt, daß sich ältere Mails gar nicht mehr im Postfach befinden, sondern an anderem Speicherort. Die "mailstore-abgelegten" Mails müßten also transparent in Outlook zu sehen und zu verwenden sein, als lägen sie noch immer im Userpostfach.


Vielen Dank.

Viele Grüße

von

departure69

Also ein wenig umgewöhnen müssen die sich . Es gibt einen Stand Alone Client, als auch ein Outlook Add-Inn. Beides kann man so konfigurieren , das man sich nicht gesondert anmelden muss. Beim Add-In hast im Outlook halt ein extra Ribbon oben worüber die Mailstore Ansicht aufgerufen wird. Sprich alles geht weiterhin über den Outlook Client.

Beim Stand Alone Client hast du aber auch einen Button "open in " . Dort kannst du dann direkt die Email aus dem Archiv die Mail in Outlook öffnen lassen , um es z.B. weiter zu leiten. Lad dir doch sonst mal die Testversion runter auch schau es dir an.

Ich will es nicht mehr missen.

Gruss
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Mitglied: departure69
22.04.2021 um 09:45 Uhr
@itisnapanto:

Verstehe, danke.

Lad dir doch sonst mal die Testversion runter auch schau es dir an.

Werd' ich tun und dann berichten. Muß ich dann auch meinem Chef zeigen, der will das unbedingt sehen, er mag keine einschränkenden Veränderungen :-( face-sad.


Viele Grüße

von

departure69
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Mitglied: LauneBaer
22.04.2021 um 10:33 Uhr
Zitat von @departure69:

@itisnapanto:

Verstehe, danke.

Lad dir doch sonst mal die Testversion runter auch schau es dir an.

Werd' ich tun und dann berichten. Muß ich dann auch meinem Chef zeigen, der will das unbedingt sehen, er mag keine einschränkenden Veränderungen :-( face-sad.


Viele Grüße

von

departure69

Wenn du ihm zeigst wie mächtig und schnell die Mailstore Suche im Vergleich zu Outlook ist, wird er es haben wollen. ;)
Meine User suchen z.B. fast ausschließlich über das Outlook Plugin von Mailstore, weil sie von der Suche so begeistert sind. Daher ist die Outlooksuche zwar da, wird aber kaum benutzt.

Grüße
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Mitglied: Looser27
22.04.2021 um 11:43 Uhr
Ich kann mich dem nur anschließen. Das Outlook-AddIn läuft schnell und zuverlässig.
Eines der wenigen Programme, die sich nahtlos in Outlook einfügen und keine Probleme bereiten (weder bei mir als Admin, noch bei den Usern).
Die Umgewöhnung geht fix und ist selbsterklärend.

Gruß

Looser
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Mitglied: em-pie
22.04.2021 um 12:43 Uhr
Danke, Jungs (und oder Määdels :-) face-smile)

Wie sieht das mit der Speicherbelegung aus. Ich nehme an, Mailstore kann Redundanzen erkennen und belegt beim Konstrukt "Journaling + Archivierung" nur die einfache Menge, habe die Mails "optisch" aber an zwei Stellen liegen, richtig!?


Zur Suche:
hier kann ich wieder mitreden: die Suche im AddIn (was anderes nutzen die Kollegen hier nicht) ist ziemlich granular und fix :-) face-smile
Bitte warten ..
Mitglied: Looser27
22.04.2021 um 13:21 Uhr
Wie sieht das mit der Speicherbelegung aus. Ich nehme an, Mailstore kann Redundanzen erkennen und belegt beim Konstrukt "Journaling + Archivierung" nur die einfache Menge, habe die Mails "optisch" aber an zwei Stellen liegen, richtig!?

Da ist glaube ich ein Anruf beim Hersteller angebracht. Ich für meinen Teil kann Dir das nicht beantworten......
Was aber fakt ist, dass der Mailstore weniger GB verbraucht als die Summe der PST-Dateien, was diesen Ansatz zumindest nahe legen würde.
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Mitglied: Roger.M
26.04.2021 um 08:31 Uhr
Uops - hab ich gestern erst Nachricht bekommen, der Thread läuft ja schon einige Tage. Komisch...

Aber kann mich den "Mail-Storern" hier nur anschließen, machen wir auch darüber.

Grüße
Roger
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