Eure Erfahrungen mit Workflow-Managementsystemen

Geschätzte Administrator-Community!

Ich habe bereits das Internet exzessiv nach einer Lösung befragt, habe aber leider nicht wirklich etwas befriedigendes gefunden - daher dieser Post. Ich bin auch wirklich auf eure Erfahrungsberichte gespannt (was funktioniert in der Praxis (oder funktioniert eben nicht)).

Folgendes Problem stellt sich: Für eine Non-Profit-Organisation bin ich derzeit auf der Suche nach einer Software, die (sofern möglich) ein Ticketingsystem und (viel wichtiger) ein Workflow Management miteinander verbindet. Der Verein möchte sich damit auch etwas automatisieren und digitalisieren.

Systeme wie ServiceNow sind damit leider raus, weil NPO und wenig bis keine monetären Ressourcen verfügbar. Damit sollen neben Genehmigungsworkflows auch gewisse administrative Tasks (Mitgliederanlage, Beantragung von Benutzerberechtigungen, ...).

Im Idealfall:
- ist das ganze eine Webanwendung (self-hosted und nicht Cloud, wenn möglich);
- können relativ einfach Workflows (auch Genehmigungsworkflows) angelegt werden;
- können die Benutzer einfach Workflows starten und ihre gestarteten Workflows einsehen/überwachen;
- kann das Ding E-Mail-Benachrichtigungen aussenden, wenn ich einen neuen offenen Workflowschritt habe;
- unterstützt die Software OAuth oder SAML;
- i-Tüpfelchen wäre, wenn das ganze auch Ticketsystemfunktionen hätte (oder sich mit einem Ticketsystem verknüpfen lässt, damit bspw. aus einem Ticket ein Workflow erstellt werden kann).

Wenn ihr hier Vorschläge oder sogar persönliche Erfahrungen habt, meldet euch sehr gerne. Vielen Dank!

Herzliche Grüße!