Arbeitsprotokolle digital ausfüllen

Hallo!

Unter MS Office bin ich nicht 100% richtig, die Frage würde besser, aber auch nicht zu 100% in eine Kategorie "Adobe Acrobat/PDF" passen, die es aber nicht gibt.

Wir haben Arbeitsprotokolle, die ausgefüllt werden müssen. Momentan geschieht das in Papierform, was mir stinkt, denn erstens haben manche Kollegen eine Sauklaue, zweitens bestehen viele dieser Protokolle darin, Werte zu erfassen, miteinander zu verrechnen und eine Plausibilitätskontrolle zu machen. Und ich frag' mich jedesmal, warum ich da Werte mit drei Nachkommastellen mit der Hand in viel zu kleine Felder schreibe und sie anschliessend mit dem Taschenrechner verrechne, wenn das jede beliebige Tabellenkalkulation besser kann als ich...

Das Problem ist: Die Dokumente unterliegen einem Dokumentationsmanagementsystem und es muss sichergestellt werden, dass zum Zeitpunkt des Ausfüllens das eigentliche Dokument nicht verändert werden kann. Andererseits werden die Protokolle auch regelmässig überarbeitet. Wenn es also nach jeder Überarbeitung ein Riesenaufwand ist, das Ding wieder irgendwie ausfüllbar zu machen, wird das auch keine große Akzeptanz finden.

Momentan Liegen die Dokumente als .docx vor und werden, wenn sie verändert und reviewed wurden, als PDF gespeichert und sind haben somit einen quasi geschlossenen Zustand (Ja, mir ist bewusst, dass man auch pdf-Dateien noch editieren kann!).
Für die Berechnungen könnte ich in das Word-Dokument natürlich Excel-Tabellen einbinden, aber die wären hinterher im PDF ohne Funktion. Wenn ich die Word-Dateien direkt ausfülle besteht wieder die Gefahr, dass versehentlich das eigentliche Dokument verändert wird.
Ausserdem habe ich keine wirklich Erfahrung mit ausfüllbaren PDF-Formularen, aber meines Wissens nach muss ich nach dem Konvertieren aus Word jedes auszufüllende Feld in Acrobat pro einzeln anlegen, richtig? Der Aufwand bei einer minimalen Überarbeitung wäre also riesig. Dafür könnte man, wie ich mittlerweile herausgefunden habe, auch direkt im PDF Berechnungen durchführen. Entweder mit ein paar fertigen Funktionen, alternativ auch mit selbst erstellten Javascript-Funktionen. Aber auch die müssen dann wieder nach der Konvertierung (und vor allem, wenn ich das richtig sehe, nach jeder Konvertierung!) nachträglich ins PDF eingefügt werden.

Hat vielleicht jemand eine Idee, ein Stichwort oder andere Tipps für mich?