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Aufräumvorgang

Hallo Community,

heute habe ich mal ein ganz spezielles Thema........Aufräumvorgang.

Ich habe das Problem, dass etwa 100 Benutzer in ihren persönlichen Laufwerken seit Jahrzenten alles mögliche abspeichern.

Eine Anweisung, die persönlichen LW mal aufzuräumen, war da wenig von Erfolg gekrönt.

Wir wollen jetzt aber unseren Standort wechseln und nicht alle Altdaten mitnehmen, sondern beispielsweise nur die, die in den letzten 2 Jahren regelmässig bzw überhaupt benutzt wurden.

Obendrein sollen Musikfiles z.b. gar nicht mitgenommen werden.

Habt ihr mit so etwas Erfahrung? Wie habt ihr das umgesetzt? Ihr seid doch sicher nicht "zu Fuss" Ordner für Ordner durchgegangen, oder?

Wäre super, wenn ihr da ein paar Tips, Erfahrungen und Risiken für mich hättet.

Liebe Grüsse
Sven

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Printed on: July 20, 2024 at 06:07 o'clock

Member: marcola
marcola Oct 20, 2015 at 14:51:41 (UTC)
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Oh ja - das würde mich auch interessieren. Habe hier ähnliches Problem!

Viele Grüße
Marco
Member: brammer
brammer Oct 20, 2015 at 15:09:47 (UTC)
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Hallo,

da gibt es eine Menge Optionen....

Lass mal über Wochenende einen Xcopy Job laufen der alle mp3 files in ein Verzeichnis wegsichert.... du hast auf einmal Platz und deine User melden sich am Montagmorgen direkt bei dir....

Und danach setzt du den USer eine Frist von 30 Tagen bis dahin müssen alle ihre Laufwerke auf eine maximale Größe reduzieren oder mehr Bedarf begründen....
Das bringt richtig Platz.....

Auch eine Datendeduplizierung drüber jagen bringt Platz....

Aber Erfahrungsgemäß hilft konsequente Erziehung noch am meisten ....

brammer
Member: H41mSh1C0R
H41mSh1C0R Oct 20, 2015 at 15:15:44 (UTC)
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Nutzerverzeichnis in dem sich der Benutzer austoben kann ist und bleibt dem Benutzer überlassen.
Wenn ihr keine Policy habt für was der Speicher benutzt werden darf wird das jetzt im nachhinein nicht einfach das auszumisten.

Klar könnte man alles von A nach B kopieren und Musikfiles und oder andere Dateien filtern.
Gut dazu kommt noch alles älter 2 Jahre eh nicht mitkopiert wird, aber selbst das fänd ich nicht gut.

Bei einem Kunden wurde das z.B. so gemacht. Für den Transfer stand ein 50GB LW bereit. 50GB für Nutzerdaten sind für Officenutzer recht viel, aber es gab auch den einen oder anderen Exoten der eine pst ^^ kopiert hatte.

Nun war der Nutzer in der Pflicht selber zu prüfen was er wegsichern wollte.
Nach geprüftem erfolgreichem Transfer wurde die Kiste platt gemacht und neu betankt und die weggesicherten Daten wurden zurückgespielt.

Auf diese Weise wurden die Nutzer gleich etwas erzogen sich mit den Daten auseinanderzusetzen die sie da angehäuft haben.
Für das Ganze müssen natürlich Deadlines gesetzt werden, inkl. Konsequenzen.
Member: chiefteddy
chiefteddy Oct 20, 2015 at 15:25:38 (UTC)
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Hallo,

als ich VMware eingeführt habe, stand ich vor einem ähnlichen Problem: der physische File-Server sollte virtualisiert werden.

Ich habe den neuen File-Server eingerichtet, neue Home-Lw. mit Quota konfiguriert und dann den Nutzern gesagt, dass der alte File-Server am soundsovielten abgeschaltet wird. Bis dahin müssen Sie den Inhalt ihrer alten Home-Lw. auf die neuen Home-Lw. verschieben. Wem der zugewiesene Platz nicht reichte mußte bei der Geschäftsführung seinen Mehrbedarf schriftlich beantragen und begründen.

Bis auf wenige Ausnahmen kamen alle mit dem zugewiesenen Platz zurecht. Welch ein Wunder! face-wink

Vor dem Abschalten des alten Servers habe ich dann noch eine Sicherungskopie der Home-Lw. gezogen und für ein halbes Jahr aufbewahrt.

Jürgen
Member: Dilbert-MD
Dilbert-MD Oct 20, 2015 at 16:31:00 (UTC)
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Hallo Sven,

nur die, die in den letzten 2 Jahren regelmässig bzw überhaupt benutzt wurden.
Dann musst Du nicht nur das Erstelldatum prüfen sondern auch den letzten Zugriff.
Ich habe in meinem Home-Verzeichnis z.B. Vorlagen, Formulare, Mustertexte, Tabellen, usw. die ich für verschiedene Projekte immer wieder verwende. Manche davon sind noch Baujahr neunzehnhundertirgendwas. Manch davon habe ich auch 4 oder 5 Jahre nicht genutzt. Kommt ein passendes Projekt, krame ich die wieder hervor.
Hierfür eignet sich ein Unterverzeichnis "Vorlagen" in dem Vorlagen, Muster, Templates, Formulare, Mustertexte, usw. usf gespeichert werden.

Ein Laufwerk mit Quota hilft ganz gut gegen die Datenflut, kann aber dazu führen, dass vermehrt USB-Sticks verwendet werden, die (je nach Ausstattung und Policy) weniger gut zu kontrollieren sind, als Daten auf den eigenen Servern. Ich denke da auch an manipulierte USB-Sticks, die sich als Tastatur anmelden... Es sei denn, es gibt keine USB-Buchsen an den PC's.

Wie sind bei Euch die C:\-Laufwerke geschützt? Besteht die Möglichkeit, dass die Nutzer statt des Home-Laufwerkes dann vermehrt auf C:\Unterordner\ speichern?
Ist den Nutzern bekannt, dass die lokalen Arbeitsstationen/Clients/Workstations auch mal ohne Vorlaufzeit/Vorwarnung ausgetauscht und gegen neue ersetzt werden können? Oder dass bei einem Defekt die ganze Kiste gegen ein Ersatzgerät getauscht wird und das alte Gerät ohne Backup mit sicheren Methoden gelöscht wird und dann weiterverarbeitet wird...

Ich würde zusammen mit dem Betriebsrat (sofern vorhanden) und der EDV-Leitung ein Schreiben an alle Nutzer verfassen und mit Verweis auf den Umzug und festlegen, dass die Gesamtdatenmenge maximal xxx MB betragen darf, dass MP3, MP4, *.mov, *.avi und weitere Audio- und Video - Dateien beim Umzug vorher von den Nutzern gelöscht werden müssen. Ausnahmen sind anzumelden (z.B. How-To-Videos, betriebsbedingte Lehrvideos, etc.) Gegebenenfalls den Hinweis geben, dass die Dateien der Homelaufwerke zwar an die Anmeldung der Nutzer gebunden sind, aber weil sich die Daten auf dem Firmenserver befinden trotzdem von Dritten einsehbar sein können - sofern es bei Euch keine Vereinbarung gibt, welche die Homelaufwerke als Privatbereich definiert.

In diesem Zusammenhang ggf. noch mal auf urheberrechtlich geschütztes Material hinweisen. Immerhin liegt es auf Eurem Firmenserver.

Ein Gesamtbackup aller Homelaufwerke vor dem ersten Löschen ist vielleicht gar keine so schlechte Idee. kann ja immer mal jemand kommen, der jammert.

Gruß
Holger
Member: clSchak
clSchak Oct 20, 2015 at 20:45:26 (UTC)
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Hi

wir machen es von "Hand", es gab und gibt regelmäßig der Hinweis das keine privaten Daten auf den Netzlaufwerken abzulegen sind, auch eine CD Images oder ähnliches, dann wird monatlich eine Suche laufen lassen die nach Mediafiles (Musik & Video Dateien) und alles was nach Warez, iPhone Backups, iTunes Backups usw. wird kommentarlos gelöscht. Alleine das brachte am Anfang knapp 30% freien Platz, danach Dedup am Server 2012R2 angeworfen (PST Dateien ausgeschlossen) und das brachte noch einmal knapp 30%, damit ist die Masse an Daten von mehreren TB auf ein paar TB gesunken.

Richtlinien und Anweisung der IT werden im Regelfall eh ignoriert und nachher rumgeschrien - seit wir das über die GF haben schreiben lassen war das Theater vorbei face-wink.

Aber dann gibt es auch "wahre Helden" die in den Abteilungsordnern "ihr neues Homelaufwerk" für mehr Platz einrichten und sich dann wundern wenn plötzlich private Daten von denen im Umlauf sind....

Im Regelfall haben selbst MP3 oder Video Dateien auch wenn es Lehrvideos sind, nicht auf den Homelaufwerk verloren. Wenn diese den genannten Zweck erfüllen sollte sie auch für alle verfügbar sein, vor allem wenn die Firma die Sachen auch bezahlt hat.

Just my 2 Cent
@clSchak
Member: Penny.Cilin
Penny.Cilin Oct 21, 2015 at 09:08:33 (UTC)
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Moin,

wie die Vorredner bereits geschrieben haben:
- Quotas einrichten (mehrere Größen)
- Erweiterung der Quotas muss bei der GF mit Begründung beantragt werden.
- Anweisung der GF, daß diverse Dateien (Musik, Filme, usw.) nichts auf Unternehmensrechner gespeichert werden dürfen
- Anwender zunächst selbst aufräumen lassen (30 Tage Zeitraum)
- Danach die Homelaufwerke auf band sichern und weiter aufräumen (wenn jemand dann die Daten benötigt, kann man diese vom Band wiederherstellen.)

Es bietet sich an, der GF und den Benutzern eine Kostenaufstellung darzulegen, wieviel 1 GB Speicher monatlich kostet. Damit hat man ein weiteres Argument. Zum Beispiel 1 GB Speicher kostet im Monat 4,60 €.
Darin sind die Kosten für Festplatten, Server, Strom, Datensicherung/-wiederherstellung, usw. enthalten. Und NEIN der Preis aus dem *-Markt ist keine Berechnungsgrundlage.


Gruss Penny