Datenaustausch mit Kunden

Hallo zusammen,

ich google jetzt schon 2 Tage aber irgendwie finde ich keine Lösung.
Hier mal kurz der IST-Zustand:

Wenn größere Dateien oder ganze Verzeichnisse mit unseren Kunden ausgetauscht werden sollen Läuft das ganze bei uns bisher so ab:

Mitarbeiter ruft in der EDV an, wir erstellen einen FTP Account und schreiben uns den geplanten Ablauf auf. Danach wir falls noch nicht vorhanden eine FTP-Client beim Mitarbeiter installiert. An den Kunden geht dann eine vorbereitete E-Mail mit Logindaten und Adresse. Bei Ablauf löschen wir dann das Konto und die Daten manuell.

Ich suche nun eine Alternative hierzu um unseren Aufwand zu senken, also das ganze möglichst zu automatisieren. Wunschszenario würde so aussehen:

Mitarbeiter stellt Anforderung mit Ablaufdatum in einem Portal. Genehmigung erfolgt Idealerweise durch Vorgesetzten oder durch die EDV. Ein Account wird automatisch erstellt und bei Ablaufdatum automatisch gelöscht und die Verzeichnisse bereinigt.

Die Lösung sollte bei uns im Haus laufen da unsere Geschäftsleitung zu Cloudlösungen sehr abgeneigt ist. Linux oder Windows ist egal da in beiden Bereichen Know-how vorhanden ist. Eine OpenSource-Lösung wäre besten da es schwer wird größere Kosten zu verargumentieren für etwas das ja "bisher nichts kostet".

Danke für eure Mühe und einen schönen Freitag noch.

Gruß,
Mad-Eye