E-Mail Archivierung so zulässig?

Hi !


Toll was da so für voreilendem Gehorsam unterwegs ist. Rede mit dem Steuerberater der Firma, wenn er gut ist, kennt der sich in dem Thema aus, da die Steuerberater dahingehend geschult werden. Mit Halbwissen, wie es hier immer wieder zu lesen ist (das gilt sicherlich auch für mich), kommst Du keinen Millimeter weiter.

Wenn ich mich noch recht an das Merkblatt meines Beraters erinnern kann, geht es bei der Emailarchivierung darum, nur die steuerlich relevanten Informationen zu archivieren. D.h nur die Informationen müssen archiviert werden, die das Finanzamt (den Fiskus) interessieren (z.B. Rechnungen, Auftagsbestätigungen, Angebote, Rapporte). Im Gegenteil, sollte in der Firma die private Emailnutzung erlaubt sein bzw. nicht ausdrücklich verboten sein, dann darfst Du die Emails gar nicht komplett archivieren, da diese Informationen unter den Datenschutz fallen. Das sind dann private Daten, die in einem Archiv der Firma nichts verloren haben.

Das Thema Revisionssicherheit bezieht sich auf DV-gestützte Buchführungssysteme. Emails sind keine Buchführung! Ich hatte mit einem Kunden eine rechtliche Auseinandersetzung (es ging um den Beweis der Auftragserteilung, der Kunde behauptete er habe den Auftrag nie erteilt, darum müsse er auch die Rechnung nicht bezahlen). In dem Fall wurden Emails vom Richter gar nicht als Beweis anerkannt, nur weil ich auch noch Faxe als Beweismittel vorbringen konnte, kam ich mit einem blauen Auge davon. Will sagen, in der Praxis wird manches anders gehandhabt als es im genauen Wortlaut des Gesetzestextes steht. Wir verwenden für die Auftragsabwicklung seither nur noch Fax.

Voreilender Gehorsam bringt uns nur dahin, wo uns Herr Dr. Schäuble gerne hätte, in einen Überwachungsstaat. Also nochmal: Lass dich von einem Fachmann (Steuerberater) beraten und mach nur das was auch wirklich gefordert ist.

mrtux

Hi !


Ohjee das kannst Du vergessen. Die Beamten auf dem Finanzamt wissen meist nicht mehr, als für ihre eigenen Aufgaben erforderlich ist. Teilweise kennen die nicht mal was aktuell im Gesetzesblatt steht, da sich bei unseren wankelmütigen Politikern ja ständig was ändert und deshalb kann man den Beamten auch keinen Vorwurf machen, die machen nur ihren Job. Primitiv gesprochen, wird jede Woche eine andere Sau durchs Dorf getrieben, ohne sich überhaupt mal die geringsten Gedanken darüber zu machen, ob sich das dann in der Praxis mit akzeptablen technischen Aufwand durchführen lässt und ob es überhaupt zu dem gewünschten Ergebnis führt. Den Wildwuchs kannst Du ja selbst schon alleine daran sehen, dass bei der Buchführungssoftware alle paar Wochen Updates mit dem Vermerk "gesetl. Änderungen" kommen.


Gerade dann ist es wichtig, zu wissen was man tut, wird das Verbot nicht überprüft und sanktioniert, dann ist die private Emailnutzung also geduldet, auch wenn es auf dem Papier verboten ist.

Wie gesagt, rede mit dem Steuerberater (ideal wäre es, wenn der auch noch Fachanwalt für Steuerrecht ist, lach nicht, solche Leute gibt es), beschreibe ihm die Situation in eurer Firma genau und teile ihm auch mit wo deine Bedenken (Stichwort: Datenschutz) liegen, damit er das bei der Beratung berücksichtigen kann, denn der Fachmann für die Technik bist Du und für die gesetzlichen Regelungen ist er zuständig. Auch so etwas gehört zum Aufgabengebiet eines Steuerberaters und nicht nur die Steuererklärung. Dass ihr dann die abgesprochenen Vorgehensweise, schriftlich dokumentiert, sollte selbstverständlich sein und dir kann hinterher niemand mehr was vorwerfen.

mrtux

Ja - lang lebe der BOFH !!!!

Kurz gesagt nein!
Es gibt nur wenige Applikationen die wirklich revisionssicher sind. Der Punkte ist, dass nach BDSG und AO und zu letzt der GdPDU verschiedene Maßstäbe gelten. Daher kann ich nur empfehlen eine der bekannten Lösungen einzusetzten und am Ende die Kotrollbehörde zu fragen, ob es so revisionssicher ist.
Somit NACHDEM es eingeführt wurde, das Finanzamt fragen, da von der Steuer Seite die meisten Vorschriften her kommen.

Ich verbringe zur Zeit viel Zeit damit Firmen zu erklären, warum EMail Archivierung und Archivierung als solches wichtig, notwendig ist und ein fehlen ausschließlich die GL Geld kostet. Weil die müssen aus dem eigenen Säckel die Strafe zahlen!!

Soweit zur Info!

CU Sven

Hallo,

ich möchte nur kurz betonen, dass Systeme nur und ausschließlich nach erfolgter Inbetriebnahme abgenommen werden können.

Ein Herstellerzertifikat ist alleine schon aus diesem Grund nichtig und entbindet den Hersteller im schlimmsten fall sogar seiner Produkthaftung.

Beste Grüße,
Christian Nowitzki