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Firmenemails verallgemeinern und gut strukturieren
Hallo zusammen,
ich versuche gerade herauszufinden, wie ich unsere Firmenemails besser strukturieren kann.
Idee:
Zukünftig soll die Buchhaltung (die mehrere Firmen verwaltet) die Postfächer, Info, Buchhaltung und Rechnung haben. Dafür sollen Sie bei Outlook aber nicht jedes einzelne Postfach für jede Firma jeweils haben, sondern die Idee wäre es mit Aliasen alles auf ein Postfach für Buchhaltung, eins für Rechnung und eins für Info laufen zu lassen, wo dann jede Firma einen Unterordner hat, indem nach der Regel automatisch die E-Mails zu jeweiligen Firma einsortiert werden. Es sehe also für den Kunden aus, als ob er es an die einzelne Firma senden würde, es würde jedoch in dem gemeinsamen Postfach landen.
Problem / Frage:
Jetzt gibt es aber das Problem, was ist wenn ich mal auf eine E-Mail antworten will? Dann kann ich ja nur über das Hauptpostfach antworten, dass hätte dann aber die falsche Endung und würde evtl. zu Verwirrung führen. Kann man nicht bei Outlook Aliase vergeben und diese dann auch als "Senden als" Postfach nutzen?
Ich bin dahingegen etwas überfragt und weiß nicht ob das technisch möglich ist, gefunden habe ich bis dato nichts. Vielleicht hat ja jemand hier eine Idee, einen Tipp oder sogar Inspirationen.
Würde mich über jegliche Hilfe freuen.
LG
Sanjin
ich versuche gerade herauszufinden, wie ich unsere Firmenemails besser strukturieren kann.
Idee:
Zukünftig soll die Buchhaltung (die mehrere Firmen verwaltet) die Postfächer, Info, Buchhaltung und Rechnung haben. Dafür sollen Sie bei Outlook aber nicht jedes einzelne Postfach für jede Firma jeweils haben, sondern die Idee wäre es mit Aliasen alles auf ein Postfach für Buchhaltung, eins für Rechnung und eins für Info laufen zu lassen, wo dann jede Firma einen Unterordner hat, indem nach der Regel automatisch die E-Mails zu jeweiligen Firma einsortiert werden. Es sehe also für den Kunden aus, als ob er es an die einzelne Firma senden würde, es würde jedoch in dem gemeinsamen Postfach landen.
Problem / Frage:
Jetzt gibt es aber das Problem, was ist wenn ich mal auf eine E-Mail antworten will? Dann kann ich ja nur über das Hauptpostfach antworten, dass hätte dann aber die falsche Endung und würde evtl. zu Verwirrung führen. Kann man nicht bei Outlook Aliase vergeben und diese dann auch als "Senden als" Postfach nutzen?
Ich bin dahingegen etwas überfragt und weiß nicht ob das technisch möglich ist, gefunden habe ich bis dato nichts. Vielleicht hat ja jemand hier eine Idee, einen Tipp oder sogar Inspirationen.
Würde mich über jegliche Hilfe freuen.
LG
Sanjin
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22 Kommentare
Neuester Kommentar
Moin,
ich würd das lassen! Stichwort GoBD
Gruß
ich würd das lassen! Stichwort GoBD
Gruß
Genau das ist das Problem, warum man es nicht in ein gemeinsames Postfach zusammen wirft. Das gemeinsame Postfach ist ja nur ein optischer Vorteil, nicht einmal ein organisatorischer Vorteil. Es spricht ja nichts dagegen, wenn die Mitarbeiter mehrere Shared Postfächer als Liste sehen.
Es gibt zwar von Drittanbietern das Policy Based Routing, das genau das erledigen würde, aber ich würde eher die Idee überdenken, als es zu verkomplizieren. Interessant wird es, wenn ein Bearbeiter die Firma A,B und C bearbeiten soll, und ein anderer Mitarbeiter die Firma A, C und D. Vergiss dann zentrale Routing Regeln. Mir rollt es jetzt schon die Zehnägel auf, wenn innerhalb der Mandanten eine Änderung stattfinden soll
Es gibt doch nichts schöneres als wenn der Admin dem Mitarbeiter die Vollberechtigung für Firma B gibt und es poppt von selbst im Outlook des Bearbeiters auf, ohne irgendwelche Routing Regeln bearbeiten zu müssen
In Exchange Online kann man auch mit Aliassen senden.
In Exchange On Premisses kann man nur mit der im Postfach zugewiesenen Absenderadresse heraus senden. Wenn du einen Alias einträgst, wird er wieder zur Hautabsenderadresse des Postfachs umgewandelt.
Es gibt zwar von Drittanbietern das Policy Based Routing, das genau das erledigen würde, aber ich würde eher die Idee überdenken, als es zu verkomplizieren. Interessant wird es, wenn ein Bearbeiter die Firma A,B und C bearbeiten soll, und ein anderer Mitarbeiter die Firma A, C und D. Vergiss dann zentrale Routing Regeln. Mir rollt es jetzt schon die Zehnägel auf, wenn innerhalb der Mandanten eine Änderung stattfinden soll
Es gibt doch nichts schöneres als wenn der Admin dem Mitarbeiter die Vollberechtigung für Firma B gibt und es poppt von selbst im Outlook des Bearbeiters auf, ohne irgendwelche Routing Regeln bearbeiten zu müssen
Jetzt gibt es aber das Problem, was ist wenn ich mal auf eine E-Mail antworten will?
Bei Shares Postfächern antwortet er automatisch mit der Absendeadresse des Shared Postfachs.Dann kann ich ja nur über das Hauptpostfach antworten, dass hätte dann aber die falsche Endung und würde evtl. zu Verwirrung führen.
Welches Hauptpostfach meinst du? Das des Benutzers oder das Shared Postfach, wo du alle Aliasse zusammen laufen lassen würdest?Kann man nicht bei Outlook Aliase vergeben und diese dann auch als "Senden als" Postfach nutzen?
Doch, man kann in Outlook den Absender bestimmen. Das Feld heisst "Von:" und muss erst eingeblendet werden. Natürlich muss dann in den jeweiligen Postfächern der Benutzer mit der "Senden als" Berechtigung existieren.In Exchange Online kann man auch mit Aliassen senden.
In Exchange On Premisses kann man nur mit der im Postfach zugewiesenen Absenderadresse heraus senden. Wenn du einen Alias einträgst, wird er wieder zur Hautabsenderadresse des Postfachs umgewandelt.
da gebe ich dir vollkommen Recht. Das Problem ist aber wir haben mittlerweile so viele Gesellschaften das jeder 8-10 freigegebene Postfächer hat und dann muss der eine den anderen auch ab und zu mal vertreten. Da liegt das Problem an der ganzen Sache
Ich habe noch oben noch ergänzt.
Gerade bei Vertretungen wirst du mit Policy Based Regeln Probleme bekommen und ständig die Regeln anpassen. Deswegen werden bei Vertretungen die Berechtungen an die einzelnen Benutzer verteilt und die Postfächer poppen von selbst bei dem Benutzer auf, wenn er berechtigt ist (Outlook Automapping)
Gerade bei Vertretungen wirst du mit Policy Based Regeln Probleme bekommen und ständig die Regeln anpassen. Deswegen werden bei Vertretungen die Berechtungen an die einzelnen Benutzer verteilt und die Postfächer poppen von selbst bei dem Benutzer auf, wenn er berechtigt ist (Outlook Automapping)
Zitat von @NordicMike:
Genau das ist das Problem, warum man es nicht in ein gemeinsames Postfach zusammen wirft. Das gemeinsame Postfach ist ja nur ein optischer Vorteil, nicht einmal ein organisatorischer Vorteil. Es spricht ja nichts dagegen, wenn die Mitarbeiter mehrere Shared Postfächer als Liste sehen.
Es gibt zwar von Drittanbietern das Policy Based Routing, das genau das erledigen würde, aber ich würde eher die Idee überdenken, als es zu verkomplizieren. Interessant wird es, wenn ein Bearbeiter die Firma A,B und C bearbeiten soll, und ein anderer Mitarbeiter die Firma A, C und D. Vergiss dann zentrale Routing Regeln. Mir rollt es jetzt schon die Zehnägel auf, wenn innerhalb der Mandanten eine Änderung stattfinden soll
Es gibt doch nichts schöneres als wenn der Admin dem Mitarbeiter die Vollberechtigung für Firma B gibt und es poppt von selbst im Outlook des Bearbeiters auf, ohne irgendwelche Routing Regeln bearbeiten zu müssen
Das des Shared Postfaches wo alle zusammenlaufen würden.Genau das ist das Problem, warum man es nicht in ein gemeinsames Postfach zusammen wirft. Das gemeinsame Postfach ist ja nur ein optischer Vorteil, nicht einmal ein organisatorischer Vorteil. Es spricht ja nichts dagegen, wenn die Mitarbeiter mehrere Shared Postfächer als Liste sehen.
Es gibt zwar von Drittanbietern das Policy Based Routing, das genau das erledigen würde, aber ich würde eher die Idee überdenken, als es zu verkomplizieren. Interessant wird es, wenn ein Bearbeiter die Firma A,B und C bearbeiten soll, und ein anderer Mitarbeiter die Firma A, C und D. Vergiss dann zentrale Routing Regeln. Mir rollt es jetzt schon die Zehnägel auf, wenn innerhalb der Mandanten eine Änderung stattfinden soll
Es gibt doch nichts schöneres als wenn der Admin dem Mitarbeiter die Vollberechtigung für Firma B gibt und es poppt von selbst im Outlook des Bearbeiters auf, ohne irgendwelche Routing Regeln bearbeiten zu müssen
Jetzt gibt es aber das Problem, was ist wenn ich mal auf eine E-Mail antworten will?
Bei Shares Postfächern antwortet er automatisch mit der Absendeadresse des Shared Postfachs.Dann kann ich ja nur über das Hauptpostfach antworten, dass hätte dann aber die falsche Endung und würde evtl. zu Verwirrung führen.
Welches Hauptpostfach meinst du? Das des Benutzers oder das Shared Postfach, wo du alle Aliasse zusammen laufen lassen würdest?Kann man nicht bei Outlook Aliase vergeben und diese dann auch als "Senden als" Postfach nutzen?
Doch, man kann in Outlook den Absender bestimmen. Das Feld heisst "Von:" und muss erst eingeblendet werden. Natürlich muss dann in den jeweiligen Postfächern der Benutzer mit der "Senden als" Berechtigung existieren.Aber wenn das Postfach doch nur als Alias besteht und nicht als richtiges Postfach? Kann ich dem dann trotzdem "Senden Als" Berechtigungen geben?
In Exchange Online kann man auch mit Aliassen senden.
In Exchange On Premisses kann man nur mit der im Postfach zugewiesenen Absenderadresse heraus senden. Wenn du einen Alias einträgst, wird er wieder zur Hautabsenderadresse des Postfachs umgewandelt.
Ja wir haben nur On Premise Exchange.
Aber wenn das Postfach doch nur als Alias besteht und nicht als richtiges Postfach? Kann ich dem dann trotzdem "Senden Als" Berechtigungen geben?
Leider nein. Die Berechtigung wird pro Postfach eingestellt und nicht pro Alias. Benutzer A hat Berechtigung auf Postfach B und Postfach B hat 5 Aliasse.Signaturen pro Postfach bzw pro Alias sind das nächste Problem.
Bleib bei den 10 Shared Postfächern, das ist organizatorisch gesehen perfekt und einfach gehalten.
Was verspricht du dir davon? Der einzige Unterschied ist die Anzeigestruktur im Outlook:
Das ist doch Kacke
Dann muss der Bearbeiter auch noch in den richtigen Erledigten Ordner verschieben und keinen Fehler dabei machen.
Besser so:
Und wenn er alle Posteingänge zu Favoriten hoch schiebt und die Postfächer zuklappt, sieht es noch besser aus:
Und wenn er sich nur auf Firma B konzentriert klappt er auch nur Firma B auf:
Postfach 1:
- Posteingang Firma A (5)
- Posteingang Firma B (3)
- Posteingang Firma C
- Posteingang Firma D (1)
- Gesendete Objekte (aller Firmen)
- Gelöschte Objekte (aller Firmen)
- Entwürfe (aller Firmen)
- Erledigt Firma A
- Erledigt Firma B
- Erledigt Firma C
- Erledigt Firma D
usw.Das ist doch Kacke
Dann muss der Bearbeiter auch noch in den richtigen Erledigten Ordner verschieben und keinen Fehler dabei machen.
Besser so:
Postfach Firma A:
- Posteingang (5)
- Gesendete Objekte
- Entwürfe
- Erledigt
Postfach Firma B:
- Posteingang (3)
- Gesendete Objekte
- Entwürfe
- Erledigt
Postfach Firma C:
- Posteingang
- Gesendete Objekte
- Entwürfe
- Erledigt
Postfach Firma D:
- Posteingang (1)
- Gesendete Objekte
- Entwürfe
- ErledigtUnd wenn er alle Posteingänge zu Favoriten hoch schiebt und die Postfächer zuklappt, sieht es noch besser aus:
Favoriten:
Posteingang (Firma A) (5)
Posteingang (Firma B) (3)
Posteingang (Firma C)
Posteingang (Firma D) (1)
Postfach Firma A: (zugeklappt)
Postfach Firma B: (zugeklappt)
Postfach Firma C: (zugeklappt)
Postfach Firma D: (zugeklappt)Und wenn er sich nur auf Firma B konzentriert klappt er auch nur Firma B auf:
Favoriten:
Posteingang (Firma A) (5)
Posteingang (Firma B) (3)
Posteingang (Firma C)
Posteingang (Firma D) (1)
Postfach Firma A: (zugeklappt)
Postfach Firma B:
- Posteingang (3)
- Gesendete Objekte
- Entwürfe
- Erledigt
Postfach Firma C: (zugeklappt)
Postfach Firma D: (zugeklappt)
Moin,
das ist, sofern Ihr im DSGVO-Gebiet tätig seid, verboten wegen des Grundsatzes der Datentrennung.
Liebe Grüße
Erik
das ist, sofern Ihr im DSGVO-Gebiet tätig seid, verboten wegen des Grundsatzes der Datentrennung.
Liebe Grüße
Erik
Beim Editieren hat das Forum mehrere Beiträge erstellt. Löschen ist nicht mehr möglich. Also einfach die oberen Beiträge ignorieren, der unterste Beitrag ist der Aktuelle.
alle klar. Danke für deine Hilfe. Werden es jetzt doch mit den 10 Postfächern machen.
Vielen Dank!
MFG
Sanjin
Vielen Dank!
MFG
Sanjin
Moin,
mal ein Vorschlag in eine andere Richtigung.
Email ist dafür Prinzipbedingt keine gute Idee.
Ja, es funktioniert und fast alle machen es so...
Aber Outlook/Email ist kein DMS, kein CRM und kein Archiv!
Ich empfehle ein DMS wo jeder Email mit Rechnung zu einem Vorfall mit eindeutiger ID wird.
Dann fallen auch diese lustigen Weiterleitungen der Rechnungen per Email für die Prüfung und Freigabe weg.
Stefan
mal ein Vorschlag in eine andere Richtigung.
Email ist dafür Prinzipbedingt keine gute Idee.
Ja, es funktioniert und fast alle machen es so...
Aber Outlook/Email ist kein DMS, kein CRM und kein Archiv!
Ich empfehle ein DMS wo jeder Email mit Rechnung zu einem Vorfall mit eindeutiger ID wird.
Dann fallen auch diese lustigen Weiterleitungen der Rechnungen per Email für die Prüfung und Freigabe weg.
Stefan
Zitat von @NordicMike:
Beim Editieren hat das Forum mehrere Beiträge erstellt. Löschen ist nicht mehr möglich. Also einfach die oberen Beiträge ignorieren, der unterste Beitrag ist der Aktuelle.
Beim Editieren hat das Forum mehrere Beiträge erstellt. Löschen ist nicht mehr möglich. Also einfach die oberen Beiträge ignorieren, der unterste Beitrag ist der Aktuelle.
Das habe ich eben mal für dich gefixt und die Duplikate gelöscht.
Grüße
tomolpi
Moderator
1
Mahlzeit
Es ist wesentlich einfacher, 10 öffentliche Ordner zu verwalten, als 10 vollständige Postfächer.
Zusätzlich kann man festlegen, wer Zugriff auf diese ÖOs haben soll und diesen auch sehr gut einschränken.
Das Senden als öffentlicher Ordner ist auch kein Problem.
Denk mal darüber nach.
Zitat von @sanjin2001:
alle klar. Danke für deine Hilfe. Werden es jetzt doch mit den 10 Postfächern machen.
Ich mache das bei mir und Kunden mittels mailaktivierter öffentlicher Ordner.alle klar. Danke für deine Hilfe. Werden es jetzt doch mit den 10 Postfächern machen.
Es ist wesentlich einfacher, 10 öffentliche Ordner zu verwalten, als 10 vollständige Postfächer.
Zusätzlich kann man festlegen, wer Zugriff auf diese ÖOs haben soll und diesen auch sehr gut einschränken.
Das Senden als öffentlicher Ordner ist auch kein Problem.
Denk mal darüber nach.
Das Senden als öffentlicher Ordner
Echt, das geht?Es ist wesentlich einfacher, 10 öffentliche Ordner zu verwalten, als 10 vollständige Postfächer.
Ich suche noch die Möglichkeit des Automapping von ÖO, das wäre das einzige, was mich bei der Verwaltung noch nervt 
Zitat von @sanjin2001:
da gebe ich dir vollkommen Recht. Das Problem ist aber wir haben mittlerweile so viele Gesellschaften das jeder 8-10 freigegebene Postfächer hat und dann muss der eine den anderen auch ab und zu mal vertreten. Da liegt das Problem an der ganzen Sache
da gebe ich dir vollkommen Recht. Das Problem ist aber wir haben mittlerweile so viele Gesellschaften das jeder 8-10 freigegebene Postfächer hat und dann muss der eine den anderen auch ab und zu mal vertreten. Da liegt das Problem an der ganzen Sache
Moin,
das was du suchst ist ein mandantenfähiges Buchhaltungssystem mit E-Mail Anbindung. Outlook hingegen ist ein Personal Information Manager (PIM).
/Thomas
Zitat von @Th0mKa:
das was du suchst ist ein mandantenfähiges Buchhaltungssystem mit E-Mail Anbindung. Outlook hingegen ist ein Personal Information Manager (PIM).
das was du suchst ist ein mandantenfähiges Buchhaltungssystem mit E-Mail Anbindung. Outlook hingegen ist ein Personal Information Manager (PIM).
Hui - da weiß man ja gar nicht, wo man zuerst anfangen soll zu kritisieren. Wie kann man nur so viel Halbwahrheiten in einem Satz zu so einem Stuss zusammenfassen?
Genauso einfach, wie das Senden als Verteiler.
Was meinst du mit Automapping?
Wenn ich ein Exchange-Postfach in Outlook anlege, werden alle öffentlichen Ordner, für die der Benutzer Berechtigungen hat, angezeigt.
Eventuell meinst du das automatische Hinzufügen zu den Favoriten-ORdnern?
Es ist wesentlich einfacher, 10 öffentliche Ordner zu verwalten, als 10 vollständige Postfächer.
Ich suche noch die Möglichkeit des Automapping von ÖO, das wäre das einzige, was mich bei der Verwaltung noch nervt Wenn ich ein Exchange-Postfach in Outlook anlege, werden alle öffentlichen Ordner, für die der Benutzer Berechtigungen hat, angezeigt.
Eventuell meinst du das automatische Hinzufügen zu den Favoriten-ORdnern?
Wenn ich ein Exchange-Postfach in Outlook anlege, werden alle öffentlichen Ordner, für die der Benutzer Berechtigungen hat, angezeigt.
Du meinst die Ordneransicht, da wo die User nie hin schauen?Mit Automapping werden die Email Konten auf der Email Seite (die erste, wenn Outlook sich öffnet) angezeigt.
Zitat von @NordicMike:
Die meisten User, denen ich Outlook mit Exchange eingerichtet habe, nutzen vorwiegend die Ordneransicht.Wenn ich ein Exchange-Postfach in Outlook anlege, werden alle öffentlichen Ordner, für die der Benutzer Berechtigungen hat, angezeigt.
Du meinst die Ordneransicht, da wo die User nie hin schauen?
Moin
Der "normale User" nutzt die Emailansicht. Da werden zwar auch die Ordner der Postfächer dargegestellt.
Aber nicht die öffentlichen Ordner.
Für die öffentlichen Ordner musst du (je nach Outlook Version) auf "Weitere Apps" und "Ordneransicht" klicken.
Danach auf "öffentliche Ordner" und "Alle öffentlichen Ordner". Die meisten User finden das nie.
Stefan
Zitat von @goscho:
Zitat von @NordicMike:
Wenn ich ein Exchange-Postfach in Outlook anlege, werden alle öffentlichen Ordner, für die der Benutzer Berechtigungen hat, angezeigt.
Du meinst die Ordneransicht, da wo die User nie hin schauen?Die meisten User, denen ich Outlook mit Exchange eingerichtet habe, nutzen vorwiegend die Ordneransicht.
Das glaube ich so nicht.Der "normale User" nutzt die Emailansicht. Da werden zwar auch die Ordner der Postfächer dargegestellt.
Aber nicht die öffentlichen Ordner.
Für die öffentlichen Ordner musst du (je nach Outlook Version) auf "Weitere Apps" und "Ordneransicht" klicken.
Danach auf "öffentliche Ordner" und "Alle öffentlichen Ordner". Die meisten User finden das nie.
Stefan
Tatsächlich wäre es praktisch, wenn öffentliche Kalender automatisch in der Kalenderansicht erscheinen würden. Aber auch das ist nicht immer erwünscht, weil manche Kalender interessieren den Benutzer evtl gar nicht, obwohl er die Berechtigung dazu hätte. Es müsste also einstellbar sein.
Das Selbe gilt dann auch für die Email Ordner.
Das würde eine Menge Support und Administration ersparen.
Das Selbe gilt dann auch für die Email Ordner.
Das würde eine Menge Support und Administration ersparen.
Zitat von @StefanKittel:
Der "normale User" nutzt die Emailansicht. Da werden zwar auch die Ordner der Postfächer dargegestellt.
Dem überweigenden Teil meiner Kunden habe ich Outlook selbst eingerichtet.Zitat von @goscho:
Die meisten User, denen ich Outlook mit Exchange eingerichtet habe, nutzen vorwiegend die Ordneransicht.
Das glaube ich so nicht.Die meisten User, denen ich Outlook mit Exchange eingerichtet habe, nutzen vorwiegend die Ordneransicht.
Der "normale User" nutzt die Emailansicht. Da werden zwar auch die Ordner der Postfächer dargegestellt.
Bei diesen ist die Ordneransicht der Standard und an 1. Stelle in der Liste.
Danach auf "öffentliche Ordner" und "Alle öffentlichen Ordner". Die meisten User finden das nie.
Wenn man seit vielen Jahren mit ÖOs arbeitet, hat man auch sehr viele.Die häufiger benötigten stellt man als Favoriten ein, fertig.
Zitat von @NordicMike:
Tatsächlich wäre es praktisch, wenn öffentliche Kalender automatisch in der Kalenderansicht erscheinen würden. Aber auch das ist nicht immer erwünscht, weil manche Kalender interessieren den Benutzer evtl gar nicht, obwohl er die Berechtigung dazu hätte. Es müsste also einstellbar sein.
Das ist einstellbar.Tatsächlich wäre es praktisch, wenn öffentliche Kalender automatisch in der Kalenderansicht erscheinen würden. Aber auch das ist nicht immer erwünscht, weil manche Kalender interessieren den Benutzer evtl gar nicht, obwohl er die Berechtigung dazu hätte. Es müsste also einstellbar sein.
Bei Kunden werden Monteure als ÖO-Kalender angelegt, welche die Mitarbeiter immer in ihren Kalendern haben, wenn einmal hinzugefügt.
Das Selbe gilt dann auch für die Email Ordner.
Da gibt es die Möglichkeit, in der Ordneransicht bei ÖOs die Favoriten zu nutzen oder sogar diese Favoriten-ÖOs zu den "eigenen" Favoriten hinzuzufügen. Dannw erden sie auch dort immer sofort angezeigt.Das würde eine Menge Support und Administration ersparen.
Ob alles automatisisert geht, ist mir ziemlich egal.Häufig erfordern Automatisierungen vieeeeel mehr Arbeit, als eine bebilderte Kurzanleitung oder ein kurzes Video, welches Super-DAU geschickt bekommt.
1Serie: Exchange Postfächer
Firmenemails verallgemeinern und gut strukturieren22
