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M365 - Shared Mailboxes und Co
Hallo zusammen,
wir haben kürzlich einen Microsoft 365 Tenant eingerichtet mit unserer neuen E-Mail-Domain. Jetzt haben wir neben den persönlichen Mailboxen (welche wunderbar laufen) auch so zentrale gemeinsam genutzte E-Mailadressen. Da müssen halt mehrere Leute in die gemeinsame Inbox schauen und auch von dieser E-Mailadresse auch senden können.
Früher habe ich in einem Unternehmen gearbeitet, wo mir diese E-Mailadressen dann immer zur Verfügung gestellt wurden, also ich habe diese nicht selber gemacht bzw. verwaltet. Die haben dann eine neue erstellt, nach dem ich denen den Namen und die berechtigten Personen genannt habe. Die User konnten sich diese dann im Outlook hinzufügen und haben bei der Authentifizierung ihre persönlichen Anmeldedaten genommen zur Authentifizierung. Das fand ich eine schöne Lösung, nur kriege ich diese jetzt nicht nachgebaut.
Bei richtigen Shared Mailboxes ist es wohl so, dass man gar nicht wirklich von dieser aus zuverlässig senden kann, also nur "im Auftrag von" oder man antwortet auf eine E-Mail, welche man erhalten hat.
Bevor ich jetzt von all den Problemen erzähle die ich bisher hatte : Kann mir jemand vielleicht erklären, wie ich am besten so eine zentrale E-Mailadresse, welche eben fürs Empfangen und Senden ausgelegt ist, im Tenant erstelle? Praktischerweise hätte ich über diese noch die Möglichkeit den Kalender zu der Mailbox als zentralen Teamkalender beispielsweise zu benutzen.
Eine mögliche Lösung wäre es natürlich einfach normale Mailboxen (inkl. Exchange Online Plan 1 zum Beispiel) anzulegen und diese Email-Adresse parallel zur persönlichen Mailbox bei den jeweiligen Usern mit dem individuellen Passwort eben dieser zentralen Emailadresse einzurichten. Aber das ist doch sehr dürftig. Damit müsste ich alles manuell dokumentieren, bei wem diese Mailadresse jetzt eingerichtet ist und wenn sich das Passwort ändert, muss das wieder bei allen Usern eingegeben werden. Mit vielen Usern im Feld und in verschiedenen Ländern ist das mehr als unpraktisch. Vor allem möchte ich gerne ganz sicher sehen im System, wer auf welche zentrale Mailbox Zugriff hat.
Eigentlich ist es für mich ein ganz normales einfaches Anliegen, aber ich stell mich hier zu blöd an und finde keine bzw. kaum Infos im Netz dazu. Aber das System nutzt doch ein Großteil der Unternehmen und so zentrale Mailboxen hat doch auch fast jedes Unternehmen eine Hand voll von Für diesen einfachen Bedarf muss es doch eine einfache Blaupause geben?
wir haben kürzlich einen Microsoft 365 Tenant eingerichtet mit unserer neuen E-Mail-Domain. Jetzt haben wir neben den persönlichen Mailboxen (welche wunderbar laufen) auch so zentrale gemeinsam genutzte E-Mailadressen. Da müssen halt mehrere Leute in die gemeinsame Inbox schauen und auch von dieser E-Mailadresse auch senden können.
Früher habe ich in einem Unternehmen gearbeitet, wo mir diese E-Mailadressen dann immer zur Verfügung gestellt wurden, also ich habe diese nicht selber gemacht bzw. verwaltet. Die haben dann eine neue erstellt, nach dem ich denen den Namen und die berechtigten Personen genannt habe. Die User konnten sich diese dann im Outlook hinzufügen und haben bei der Authentifizierung ihre persönlichen Anmeldedaten genommen zur Authentifizierung. Das fand ich eine schöne Lösung, nur kriege ich diese jetzt nicht nachgebaut.
Bei richtigen Shared Mailboxes ist es wohl so, dass man gar nicht wirklich von dieser aus zuverlässig senden kann, also nur "im Auftrag von" oder man antwortet auf eine E-Mail, welche man erhalten hat.
Bevor ich jetzt von all den Problemen erzähle die ich bisher hatte : Kann mir jemand vielleicht erklären, wie ich am besten so eine zentrale E-Mailadresse, welche eben fürs Empfangen und Senden ausgelegt ist, im Tenant erstelle? Praktischerweise hätte ich über diese noch die Möglichkeit den Kalender zu der Mailbox als zentralen Teamkalender beispielsweise zu benutzen.
Eine mögliche Lösung wäre es natürlich einfach normale Mailboxen (inkl. Exchange Online Plan 1 zum Beispiel) anzulegen und diese Email-Adresse parallel zur persönlichen Mailbox bei den jeweiligen Usern mit dem individuellen Passwort eben dieser zentralen Emailadresse einzurichten. Aber das ist doch sehr dürftig. Damit müsste ich alles manuell dokumentieren, bei wem diese Mailadresse jetzt eingerichtet ist und wenn sich das Passwort ändert, muss das wieder bei allen Usern eingegeben werden. Mit vielen Usern im Feld und in verschiedenen Ländern ist das mehr als unpraktisch. Vor allem möchte ich gerne ganz sicher sehen im System, wer auf welche zentrale Mailbox Zugriff hat.
Eigentlich ist es für mich ein ganz normales einfaches Anliegen, aber ich stell mich hier zu blöd an und finde keine bzw. kaum Infos im Netz dazu. Aber das System nutzt doch ein Großteil der Unternehmen und so zentrale Mailboxen hat doch auch fast jedes Unternehmen eine Hand voll von Für diesen einfachen Bedarf muss es doch eine einfache Blaupause geben?
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Ausgedruckt am: 12.03.2025 um 18:03 Uhr
4 Kommentare
Neuester Kommentar
Bei richtigen Shared Mailboxes ist es wohl so, dass man gar nicht wirklich von dieser aus zuverlässig senden kann, also nur "im Auftrag von" oder man antwortet auf eine E-Mail, welche man erhalten hat.
Hi,
Natürlich kann man von einer shared Mailbox ganz normal im Namen dieser versenden.
Mache ich jeden Tag mehrmals
Auch sollen so komische Dinge wie Kalender von Public Folders nach Meinung von Microsoft über shared Mailboxen abgewickelt werden.
Was hattest du denn bisher für probleme mit den Shared Mailboxen?
Hi, vielen Dank für deine Rückmeldung.
wo fange ich nur an :
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Wir haben es erst wie folgt eingerichtet: Shared Mailbox erstellt und alle drei Berechtigungen gegeben (Read and manage, Send as, Send on behalf). Zusätzlich haben wir die Funktion bei der Shared Mailbox eingeschaltet Sent Items > Copied to mailbox und Copied to mailbox on behalf, damit alle nicht nur den gleichen Posteingang sondern auch den gleichen Postausgang sehen.
Bei dieser Variante war es dann so, dass die Inbox automatisch ins Outlook der berechtigten User integriert wurde. Allerdings nicht die Absenderadresse bzw. stand diese nicht zur Auswahl. Diese haben wir dann über die GAL hinzufügen wollen, was aber nicht funktioniert hat.
________________________
Dann haben wir es so wie oben eingerichtet, nur ohne diese beiden Sent Items-Regeln. Bei den Usern haben wir dann die Shared Mailbox manuell richtig als Konto hinzugefügt und zur Authentifizierung haben wir dann Sign in with another account gewählt und den persönlichen Zugang des jeweiligen Users benutzt, was auf den ersten Blick auch erstmal geklappt hat.
Das Fehlerbild war dann so, dass ab dem zweiten Tag der Postausgang der Shared Mailbox bei den Usern blockiert hat und nichts mehr rausging. Ich weiß nicht, ob es dann unpraktisch ist, dass wo der Einrichtung des Accounts in Outlook ja schon die Inbox auf Grund der Berechtigungen gemapped war. Habe bei einem Dienstleister angefragt, welcher sagt, dass ich Shared Mailboxes falsch verstehe und man eben nur auf E-Mails antworten kann, aber keine Konversation im Namen der Mailbox starten könnte.
________________________
Also ich bräuchte am besten mal so eine Blaupause für eine möglichst stabil laufende gemeinsam genutzte Mailbox Was man am besten wählt (Shared oder normale Mailbox, welche Einstellungen auf dem Server zu wählen sind inkl. Berechtigungen und wie ich die am besten im Outlook einbinde). Irgendwo mache ich da nämlich anscheinend einen Fehler oder verstehe etwas nicht richtig
wo fange ich nur an :
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Wir haben es erst wie folgt eingerichtet: Shared Mailbox erstellt und alle drei Berechtigungen gegeben (Read and manage, Send as, Send on behalf). Zusätzlich haben wir die Funktion bei der Shared Mailbox eingeschaltet Sent Items > Copied to mailbox und Copied to mailbox on behalf, damit alle nicht nur den gleichen Posteingang sondern auch den gleichen Postausgang sehen.
Bei dieser Variante war es dann so, dass die Inbox automatisch ins Outlook der berechtigten User integriert wurde. Allerdings nicht die Absenderadresse bzw. stand diese nicht zur Auswahl. Diese haben wir dann über die GAL hinzufügen wollen, was aber nicht funktioniert hat.
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Dann haben wir es so wie oben eingerichtet, nur ohne diese beiden Sent Items-Regeln. Bei den Usern haben wir dann die Shared Mailbox manuell richtig als Konto hinzugefügt und zur Authentifizierung haben wir dann Sign in with another account gewählt und den persönlichen Zugang des jeweiligen Users benutzt, was auf den ersten Blick auch erstmal geklappt hat.
Das Fehlerbild war dann so, dass ab dem zweiten Tag der Postausgang der Shared Mailbox bei den Usern blockiert hat und nichts mehr rausging. Ich weiß nicht, ob es dann unpraktisch ist, dass wo der Einrichtung des Accounts in Outlook ja schon die Inbox auf Grund der Berechtigungen gemapped war. Habe bei einem Dienstleister angefragt, welcher sagt, dass ich Shared Mailboxes falsch verstehe und man eben nur auf E-Mails antworten kann, aber keine Konversation im Namen der Mailbox starten könnte.
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Also ich bräuchte am besten mal so eine Blaupause für eine möglichst stabil laufende gemeinsam genutzte Mailbox Was man am besten wählt (Shared oder normale Mailbox, welche Einstellungen auf dem Server zu wählen sind inkl. Berechtigungen und wie ich die am besten im Outlook einbinde). Irgendwo mache ich da nämlich anscheinend einen Fehler oder verstehe etwas nicht richtig
Hi, vielen Dank für deine Rückmeldung.
wo fange ich nur an :
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Wir haben es erst wie folgt eingerichtet: Shared Mailbox erstellt und alle drei Berechtigungen gegeben (Read and manage, Send as, Send on behalf). Zusätzlich haben wir die Funktion bei der Shared Mailbox eingeschaltet Sent Items > Copied to mailbox und Copied to mailbox on behalf, damit alle nicht nur den gleichen Posteingang sondern auch den gleichen Postausgang sehen.
Bei dieser Variante war es dann so, dass die Inbox automatisch ins Outlook der berechtigten User integriert wurde. Allerdings nicht die Absenderadresse bzw. stand diese nicht zur Auswahl. Diese haben wir dann über die GAL hinzufügen wollen, was aber nicht funktioniert hat.
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wo fange ich nur an :
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Wir haben es erst wie folgt eingerichtet: Shared Mailbox erstellt und alle drei Berechtigungen gegeben (Read and manage, Send as, Send on behalf). Zusätzlich haben wir die Funktion bei der Shared Mailbox eingeschaltet Sent Items > Copied to mailbox und Copied to mailbox on behalf, damit alle nicht nur den gleichen Posteingang sondern auch den gleichen Postausgang sehen.
Bei dieser Variante war es dann so, dass die Inbox automatisch ins Outlook der berechtigten User integriert wurde. Allerdings nicht die Absenderadresse bzw. stand diese nicht zur Auswahl. Diese haben wir dann über die GAL hinzufügen wollen, was aber nicht funktioniert hat.
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Hierzu gibt es im Outlook bei einer neuen Mail " Registerkarte Optionen / Felder Anzeigen" das Feld von.
Dort dann den Absender hinzufügen
Wir haben bei unseren Shared Mailboxen nur Send as und Full Access gesetzt. Sonst ist alles Standart
Moin,
mehr gibt es da eigentlich nicht zu beachten.
Hier einmal in der Übersicht:
Manage Shared Mailbox with PowerShell
Gruß
DivideByZero
mehr gibt es da eigentlich nicht zu beachten.
Hier einmal in der Übersicht:
Manage Shared Mailbox with PowerShell
Gruß
DivideByZero
