Onboarding Systeme und Prozesse

Eine Frage zum Thema On- und Offboarding.
Wir sind ein mittelständischer Metallbauer aus der Schweiz mit Office und Vertriebsleute in D und AT, total ca. 80 MA.
Der On- und Offboarding-Prozess ist aktuell sehr manuell und nicht automatisiert.
Die IT erhält dann z.B. ein Excel mit den Personaldaten und muss dann den User in AD, O365, ERP, FS-Berechtigungen, Telefon und weiteren Um-Systemen manuell nach Checklisten erstellen und abarbeiten.
Wir von IT und HR möchten diese Verwaltungs- und IT-Prozesse modernisieren, vereinfachen und verschlanken, bis hin zum automatischen Anlegen von Userkonten für Systeme und Services.
Wer hat Erfahrung mit der Modernisierung dieser Abläufe, vorallem betr. Prozessen, Abläufen und System-Konten-Erstelllung.
Welche Ansätze und Programme/System sind hier am besten? Natürlich auch anwend- und bezahlbar für unsere Firmegrösse.

Vielen Dank für eure Inputs.

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Ausgedruckt am: 05.11.2024 um 10:11 Uhr

3 Kommentare

Neuester Kommentar

Wir haben etwa 35 Arbeitnehmer aber solange da nicht noch ne 0 dran kommt werde ich das genau so wie du es beschrieben hast weiter machen. Ich finde es sinnvoll so viel wie geht per GPO zu machen und das ein oder andere per Logonscript aber Berechtigungen sind immer was spezielles (nicht jeder MA hat auf alle Kunden Zugriff), Drucker, Telefone und Arbeitsplätze bieten viel Spielraum für Besonderheiten, etc. das mache ich händisch.

ERP und O365 kann man an die lokale AD koppeln aber bin ich auch kein Freund von, mache ich derzeit getrennt.

Hallo,

erster Schritt: definiert den Ablauf und die Prozesse. Wer macht was, wer benötigt was bzw. welche Informationen.
Wenn der Workflow definiert und dokumentiert ist. Dann geht es ans umsetzen.

zweiter Schritt: Umsetzung des Prozesses.
Je nach Unternehmensgröße / Komplexität kann man dies mit zum Beispiel mit Skripten und Formularen (Word / Excel) machen.
Vorteil: geringe Kosten, unter Umständen schnell umsetzbar.
Nachteil: bei steigender Komplexität wird es unübersichtlich und Fehleranfällig.

Erfahrungswert: Wir habe in den 90er Jahren via Domino / Notes und explizit den Workflow entwickeln lassen. Das funktioniert auch heute noch. Start des Prozesses ist die Personalabteilung. Dann geht der / die Prozesse an die einzelnen Zuständigkeiten (Berechtigungen, IT Beschaffung, usw.). Zum Schluß wird auf dem Drucker der Personalabteilung das Blatt mit den Zugangsdaten (Benutzerkonto, Passwort, Berechtigungen) ausgedruckt.

Ich weiß von einem großen deutschen Unternehmen, daß diese den Prozeß via Perl umgesetzt haben und nutzen.

Du siehst man kann es schon automatisieren. Wichtig ist, den Prozeß zu definieren.

Gruß Penny.

Onboarding:

Schritt für Schritt Doku erstellen, inkorrekter Reihenfolge der Abhängigkeiten
eindeutige Werte/ Variablen definieren
Variablen Überprüfung defnieren (Eingabewert , Wert schon vorhanden, Umlaute)
Script erstellen, Power Shell bietet sich da an
automatische E-Mail an zuständige Personen

davor:

abklären was automatisierbar ist (Lieferant, Hersteller, Dokumentation)
alle Berechtigungen nur über AD-Gruppen
Veeam Virtual Lab einrichten zur Entwicklung des Scripts
Namensschema definieren
vordefinierte Gruppen anhand Abteilung / Funktion/ Rolle erstellen
Gruppe definieren, welche Spezialbewilligung brauchen (ein neuer User nie haben darf)
Software, Dienste auch über AD-Gruppe regeln
führende Quelle mit Mitarbeiterinfos definieren

Realität

Referenz Benutzer verlangen, wenn kein Gruppenkonzept existiert
Software mit hohen * einmaligen und monatlichen kosten hinterlegen, sonst braucht jeder alles
automatischer Mail an Vorgesetzter von neuem Benutzer mit Infos und Zuständigkeiten (IT ist nicht für Büromaterial Zuständig)

Offboardng: