Onboarding Systeme und Prozesse

sansibarius
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Eine Frage zum Thema On- und Offboarding.
Wir sind ein mittelständischer Metallbauer aus der Schweiz mit Office und Vertriebsleute in D und AT, total ca. 80 MA.
Der On- und Offboarding-Prozess ist aktuell sehr manuell und nicht automatisiert.
Die IT erhält dann z.B. ein Excel mit den Personaldaten und muss dann den User in AD, O365, ERP, FS-Berechtigungen, Telefon und weiteren Um-Systemen manuell nach Checklisten erstellen und abarbeiten.
Wir von IT und HR möchten diese Verwaltungs- und IT-Prozesse modernisieren, vereinfachen und verschlanken, bis hin zum automatischen Anlegen von Userkonten für Systeme und Services.
Wer hat Erfahrung mit der Modernisierung dieser Abläufe, vorallem betr. Prozessen, Abläufen und System-Konten-Erstelllung.
Welche Ansätze und Programme/System sind hier am besten? Natürlich auch anwend- und bezahlbar für unsere Firmegrösse.

Vielen Dank für eure Inputs.

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Ausgedruckt am: 15.08.2022 um 18:08 Uhr

Mitglied: ukulele-7
ukulele-7 30.06.2022 um 17:17:58 Uhr
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Wir haben etwa 35 Arbeitnehmer aber solange da nicht noch ne 0 dran kommt werde ich das genau so wie du es beschrieben hast weiter machen. Ich finde es sinnvoll so viel wie geht per GPO zu machen und das ein oder andere per Logonscript aber Berechtigungen sind immer was spezielles (nicht jeder MA hat auf alle Kunden Zugriff), Drucker, Telefone und Arbeitsplätze bieten viel Spielraum für Besonderheiten, etc. das mache ich händisch.

ERP und O365 kann man an die lokale AD koppeln aber bin ich auch kein Freund von, mache ich derzeit getrennt.
Mitglied: Penny.Cilin
Penny.Cilin 01.07.2022 um 14:11:23 Uhr
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Hallo,

erster Schritt: definiert den Ablauf und die Prozesse. Wer macht was, wer benötigt was bzw. welche Informationen.
Wenn der Workflow definiert und dokumentiert ist. Dann geht es ans umsetzen.

zweiter Schritt: Umsetzung des Prozesses.
Je nach Unternehmensgröße / Komplexität kann man dies mit zum Beispiel mit Skripten und Formularen (Word / Excel) machen.
Vorteil: geringe Kosten, unter Umständen schnell umsetzbar.
Nachteil: bei steigender Komplexität wird es unübersichtlich und Fehleranfällig.

Erfahrungswert: Wir habe in den 90er Jahren via Domino / Notes und explizit den Workflow entwickeln lassen. Das funktioniert auch heute noch. Start des Prozesses ist die Personalabteilung. Dann geht der / die Prozesse an die einzelnen Zuständigkeiten (Berechtigungen, IT Beschaffung, usw.). Zum Schluß wird auf dem Drucker der Personalabteilung das Blatt mit den Zugangsdaten (Benutzerkonto, Passwort, Berechtigungen) ausgedruckt.

Ich weiß von einem großen deutschen Unternehmen, daß diese den Prozeß via Perl umgesetzt haben und nutzen.

Du siehst man kann es schon automatisieren. Wichtig ist, den Prozeß zu definieren.

Gruß Penny.
Mitglied: mankli
mankli 05.07.2022 um 02:18:46 Uhr
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Onboarding:
  • Schritt für Schritt Doku erstellen, inkorrekter Reihenfolge der Abhängigkeiten
  • eindeutige Werte/ Variablen definieren
  • Variablen Überprüfung defnieren (Eingabewert , Wert schon vorhanden, Umlaute)
  • Script erstellen, Power Shell bietet sich da an
  • automatische E-Mail an zuständige Personen


davor:
  • abklären was automatisierbar ist (Lieferant, Hersteller, Dokumentation)
  • alle Berechtigungen nur über AD-Gruppen
  • Veeam Virtual Lab einrichten zur Entwicklung des Scripts
  • Namensschema definieren
  • vordefinierte Gruppen anhand Abteilung / Funktion/ Rolle erstellen
  • Gruppe definieren, welche Spezialbewilligung brauchen (ein neuer User nie haben darf)
  • Software, Dienste auch über AD-Gruppe regeln
  • führende Quelle mit Mitarbeiterinfos definieren



Realität
  • Referenz Benutzer verlangen, wenn kein Gruppenkonzept existiert
  • Software mit hohen * einmaligen und monatlichen kosten hinterlegen, sonst braucht jeder alles
  • automatischer Mail an Vorgesetzter von neuem Benutzer mit Infos und Zuständigkeiten (IT ist nicht für Büromaterial Zuständig)



Offboardng:
  • AD-Gruppennamen loggen
  • Maus & Tastatur & Mausmatte soll er mitnehmen, neuer Mitarbeiter bekommt neue
  • Mail an Vorgesetzte mit IT-Informationen 2Wochen vor letztem Arbeitstag

O365 habe ich zu wenig Erfahrung, Rest hatte ich mal mit PowerShell halbautomatisiert