Erfahrungen Best Practices gesucht: OneDrive SharePoint-Sync mit GPOs absichern

Hallo fragensteller,

Ich habe heute vormittag Zeit und beantworte mal einige Deiner Fragen:

In SharePoint haben es Deine User nicht mit einer Ordnerhierarchie, sondern mit dem Suchen und Finden von Dateien über "Schlagwörter", sogenannte Metadaten wie Erstelldatum, Autor einer Datei oder einfach einem selbst erstellten Metadaten-Suchbegriff wie "Angebot" oder "Auftrag" zu tun. Ihr müsst Euch eine andere Dateinamensgebung überlegen, damit Ihr nicht in die 255-Zeichen-Falle geht. Namen wie "Angebot XYZ vom 23.12.2024, 3. Version, G.Müller.docx" ist Quatsch, wenn alle User wissen, dass eine Datei in SharePoint automatisch das Änderungsdatum des gerade arbeitenden G. Müller in den Metadaten mitspeichert. Das muss nicht in einen Dateinamen rein. Du als Site Besitzer einer Bibliothek solltest Dir mindestens eine Auswahlspalte für diesen Fall selbst in der Bibliothek (Einstellungen) erstellen. Dafür gibt es die Spaltenart "Auswahlspalte". Deine User sollten mit dieser Auswahlspalte dann jede Datei mit der richtigen Dokumentart speichern: Das Angebot sollte z.B. Auswahl von "Angebot" statt "Auftrag" gespeichert werden. Und so weiter, und so fort.

Ihr könnt beliebig viele Sites z.B. pro Abteilung erstellen, am besten machst Du das als M365 Admin. Dafür gibt es für Dich als Admin das SharePoint Admin Center. Nur eine Site ist nie genug in einem M365.

Und in jeder Site kannst Du Deinen Abteilungsmitarbeitern beliebig viele Listen und Bibliotheken zur Verfügung stellen. Excellisten können von Dir als SharePoint Listen exportiert werden, damit Deine User in der jeweiligen Site diese Liste gemeinsam bearbeiten können. Die Versionierung findet sich immer zu jedem Listeneintrag mit Rechtsklick und dem Kontextmenü darin. In jeder LIsten- oder Bibliotheksansicht kannst Du das "zuletzt geändert" als Spalte anzeigen lassen.

Eine Verknüpfung von OneDrive in eine SharePoint Bibliothek macht nur dann Sinn, wenn Deine User wissen, was der Unterschied zwischen OneDrive (persönliche Dateien, können auch per Link geshared werden) und SharePoint Bibliotheken (gemeinsam genutzte Dateien der Site User / M365 Gruppe) ist.


Suchen und Finden von Dateien: Dafür gibt es eine Suchleiste zentriert oben auf jeder Page (Seite, nicht Site). OneDrive ist eigentlich nur eine persönliche Bibliothek für Dateien für jeden User mit Lizenz in Deinem M365 und OneDrive kommt aus einer SharePoint Vorlage. Ebenso ist MS Lists nur eine Ablage für persönliche Listen der User und ebenfalls nur aus einer SharePoint Listenvorlage entstanden. Und warum MS Lists gerade abgeschafft werden soll, weiß ich nicht, wahrscheinlich wird es zu wenig genutzt.

Auf jeden Fall ist praktisch jede App in M365 seit 2016 nur aus einer Vorlage von SharePoint entstanden, wie z.B. aus einer SharePoint Liste der MS Planner oder aus einer SharePoint Seite das MS Forms Formular. Wer SharePoint verstanden hat, versteht auch die übrigen Apps in diesem M365 Universum.

MS Teams ist das "gute Zimmer", wo das Mittagessen den Gästen serviert wird, während SharePoint nur die Küche zum Zubereiten und Abwaschen (Auswerten) und Aufräumen ist.

Die erste Standard SharePoint Teamsite bei Euch sollte nur eine Startpage für alle weiteren Abteilungs-Sites (Speicherorte) sein, welche dann in ihre eigenen Unterstartpages gelangen. Wenn jemand kein User der Buchhaltungs-Site ist, kommt er oder sie da auch nicht rein, bzw. hat keinen Zugriff. Seite bleibt leer. Diese Regel lautet: Was ich nicht weiß, macht mich nicht heiß.

Die nächste Regel zum Erstellen von neuen Sites als Admin lautet: Jede Datei muss mit 2 Klicks von der M365 Startpage aus erreichbar sein, also M365 Button links oben- SharePoint Startseite - Dann 1. Klick zur Abteilungs-Site (kann auch eine Projektsite oder PartnerSite sein - je nachdem wie Dein Kunde die Hierarchie haben möchte) - Dann 2. Klick auf die Abteilungs-Bibliothek. Und wenn nötig Unterordner in einer Bibliothek einrichten.
Einen Unterordner für weitere Unterordner in einer Bibliothek würde ich mir verkneifen.

Bitte lerne zuerst als Administrator trotzdem die Anwenderthemen wie "was ist der Unterschied zwischen Liste und Bibliothek?". Das Wording ist im Lernen von SharePoint wichtig: SharePoint Seiten sind Pages und KEINE Sites, also Speicherorte, das weißt Du sicher schon. Eine Seite mit Containern wie in WordPress ist nur eine Zusammenschau von Listen, Bibiotheken und anderen Webparts, für eine erste Übersicht. Und so weiter.

Links von Moderation entfernt. Kommerzielle Eigenwerbung ist in Kommentaren und Beiträgen verboten! Diskussionsrichtlinien - die Regeln zu unseren Inhalten oder Leitfaden: Wie du als Unternehmen richtig postest

Außerdem solltest als Adminstrator nicht nur die firmeneigenen SharePoint Strukturen als Dateiablagen kennen, sondern auch die Zusammenarbeit in Teams, bzw. in Gruppen wie Abteilungen überwachen, in denen mehrere User permanent bzw. Gruppen oder in denen mehrere User in Projekten wechselnd miteinander arbeiten.

Beispiel: In einer M365 Gruppe gibst Du einem Projektleiter für die Dauer des Projektes den Site Owner (Besitzer) Zugriff, damit dieser für seine Mitarbeiter im Projekt weitere Zugriff gibt, nämlich ob sie die Dateien in einer (Gruppen-) Site nur lesen oder auch bearbeiten und sogar löschen dürfen.

Eine Site ohne eine M365 Gruppe ist für Dich als Administrator nicht so günstig, weil Du dann mehr Dateienverwaltungsarbeit hast, die Du eigentlich an den Besitzer einer Gruppe delegieren kannst.

Also sind die M365 Gruppen sehr wichtig für weniger Stress als Administrator, egal ob es sich um eine Frage in SharePoint oder in MS Teams handelt. MS Teams ist das Front-End der Zusammenarbeit, SharePoint das Back-End. Diese Dinge zu trennen, macht keinen Spaß und kostet mehr Nacharbeit für Dich und Deine User.

Externe Gäste sollten mit ihren Mails nur vom Administrator reingelassen werden und nur mit Authenticator-App Zugang. Du solltest bei länger andauerndem externen Zugriff, z.B. bei Lieferanten, irgendwann diese externen Gäste in interne User umwandeln, um mehr Sicherheit in Dein System zu bringen. Außerdem sollten Gäste nie dieselben Rechte wie z.B. Site Owner haben, wie ich finde. Das passiert leider zu oft in MS Teams Sitzungen, dass auch Externen alle Rechte der Dateibearbeitung gegeben werden und dann wird hald zufällig aus Versehen mal auch was geändert oder gelöscht von extern. Nicht witzig.

Die Versionierung von Dateien und und Daten in SharePoint ist mittlerweile auch in anderen Clouds wie der Nextcloud selbstverständlich und zeigt Dir als Administrator schnell an, wer wann was in einer Datei verschlimmbessert hat. Das ist z.B. wichtig für juristische finanzielle Streitigkeiten mit internen wie externen Parteien im Unternehmen.

Jeder interne User in Deinem M365 kann sich natürlich auf unterschiedlichen Geräten anmelden oder abmelden, auch gleichzeitig, bzw. Du bestimmst als Site Owner in den Einstellungen einer Dateibibliothek (Erweiterte Einstellungen), was bei einer Zusammenarbeit online mit einer Datei und deren eingebauter Versionierungen passieren soll: Sollen die Dateien in einer Bibliothek der Site zum Coworking (ohne Check-In) geöffnet werden? Oder soll sich jeder User ordnungsgemäß beim Zusammenarbeiten z.B. in MS Teams für eine Datei in den Check-In und Check-Out anmelden oder nicht? Fragen über Fragen, die Du mit SharePoint Coaching und Beratung und gemeinsamen Übungen lernen kannst und musst, wenn das Dateien- und Datenchaos nicht überhand nehmen sollte, und davon gehe ich mal aus.

Danach solltest Du Dir 1 oder 2 Power User in jeder Abteilung schnappen, die Cloud (Microsoft) affin sind und gerne in die SharePoint Struktur eindringen und diese Struktur selbst aufbauen möchten. Das können erfahrene Word- oder Excelbenutzer sein.

Deine SharePoint User müssen lernen, wie sie ihre Dateien ablegen. Du als Administrator musst die richtige Such- und Find-Strategie mit Deinen Usern ausmachen, d.h. ohne Regeln der Kommunikation und Zusammenarbeit geht es nicht, wie im richtigen Leben auch.

In meinen EBooks hab ich schon alles ausführlich geschildert. Auch die Videos in YouTube geben Dir einen Einblick in M365 und SharePoint Herangehensweisen. Ein Seminar zu SharePoint Anwender- und Adminstratorthemen empfehle ich Dir und Deinen Kollegen dringend, damit Ihr auch produktiv damit umgehen könnt. Ich hoffe, ich konnte helfen. Du findest mich auf Youtube und Linkedin.