Outlook 2007 - Exchange 2010 - Kategorien werden falsch angezeigt ?!

Definierte Kategorien in Outlook 2007 werden bei gemeinsam benutztem Postfach nicht mehr korrekt angezeigt.

Wir nutzen für unsere Sachbearbeitung die Farbzuweisung von Mails über Kategorien in einer gemeinsam genutzten Mailbox. Jeder Mitarbeiter hat eine Farbe und die Kategorie wurde mit dem Kürzel des Sachbearbeiters benannt. Bearbeitet ein Mitarbeiter eine bestimmte Mail, weist er der Mail seine Kategorie zu und alle anderen im Team wissen, daß die Anfrage bereits in Bearbeitung ist. Soweit so gut, bisher hat das alles funktioniert. Seit kurzem (ich bin der Meinung seit dem der Mailserver auf Exchange 2010 umgestellt wurde) habe ich das Problem, dass wenn ich für einen weiteren Mitarbeiter ein neues Windows und Outlook Profil anlege, bei dem neuen Mitarbeiter nur noch die Standard Kategorien (Blau, Rot, Grün etc) angezeigt werden. D.h. er kann die bereits vorhandenen Definitionen der Kategorien nicht nutzen. Bei bereits markierten Mails erscheint nur das Kürzel des Mitarbeiters in der Spalte Kategorie, nicht aber die Farbe. Dies passiert auch bei Mitarbeitern, die das alles bereits genutzt haben, aber beispielsweise einen neuen Rechner bekommen.
Wer kennt dieses Problem oder hat eine Idee wie man das beheben kann ?