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Outlook 365 - Postfach aufräumen
Moin in die Runde,
ich muss mal ganz doof fragen. Wie räumt ihr euer / eure Postfächer auf?
Mir geht es speziell um den Posteingang.
Einige Kollegen kamen mit der Frage auf mich zu, wie sie proaktiv ihr Postfach aufräumen könnten.
Es gibt leider einige, die schon X - Jahre in angestellt sind und den totalen Überblick des Postfaches "verloren" haben.
Die Rede ist von über zich 1000 Elementen im Postfach.
Jeweils händisch die E-Mails in Ordner zu verschieben wäre möglich. Dauert nur sehr lange.
Ein Kollege hat per Regelwerke nur noch mehr Chaos verursacht. Habe alle Regeln gelöscht.
Habt ihr Tipps oder läuft das tatsächlich darauf hinaus, dass die manuell wegsortiert werden müssen?
Grüße
ich muss mal ganz doof fragen. Wie räumt ihr euer / eure Postfächer auf?
Mir geht es speziell um den Posteingang.
Einige Kollegen kamen mit der Frage auf mich zu, wie sie proaktiv ihr Postfach aufräumen könnten.
Es gibt leider einige, die schon X - Jahre in angestellt sind und den totalen Überblick des Postfaches "verloren" haben.
Die Rede ist von über zich 1000 Elementen im Postfach.
Jeweils händisch die E-Mails in Ordner zu verschieben wäre möglich. Dauert nur sehr lange.
Ein Kollege hat per Regelwerke nur noch mehr Chaos verursacht. Habe alle Regeln gelöscht.
Habt ihr Tipps oder läuft das tatsächlich darauf hinaus, dass die manuell wegsortiert werden müssen?
Grüße
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Printed on: July 24, 2024 at 11:07 o'clock
9 Comments
Latest comment
Hallo
Zum Ersten gehe ich davon aus, daß ihr eine funktionierende Mailarchivierung habt und somit alles rechtssicher archiviert und bei Bedarf auch nachlesbar ist.
Zum Zweiten kann man in Exchange online die Retention Policies nach Bedarf fein granular setzen und der User muss sich nicht manuell um das Löschen oder Aufräumen seines Postfachs kümmern.
VG,
MacLeod
Zum Ersten gehe ich davon aus, daß ihr eine funktionierende Mailarchivierung habt und somit alles rechtssicher archiviert und bei Bedarf auch nachlesbar ist.
Zum Zweiten kann man in Exchange online die Retention Policies nach Bedarf fein granular setzen und der User muss sich nicht manuell um das Löschen oder Aufräumen seines Postfachs kümmern.
VG,
MacLeod
Moin,
das hilft ihm nun genau wie weiter?
Wenn du es nicht mit Regeln klären kannst hilft nur die manuelle Sortierung in Unterordner.
Macht man das von Anfang an oder regelmäßig - kein Problem.
Macht man es nicht regelmäßig, wirds ein Wochenendjob.
Grüße
das hilft ihm nun genau wie weiter?
Wenn du es nicht mit Regeln klären kannst hilft nur die manuelle Sortierung in Unterordner.
Macht man das von Anfang an oder regelmäßig - kein Problem.
Macht man es nicht regelmäßig, wirds ein Wochenendjob.
Grüße
Hallo
Das hilft insofern weiter, daß man nur einen begrenzten, überschaubaren Zeitraum in seinem Postfach mitschleppt. Etwa 1 Jahr + x Monate, Danach wird automatisch gelöscht. Sucht man nach bestimmten Dingen ist die funktionierende Suchmaschine der Email Archivierung der richtige Anlaufpunkt. Im Gegensatz zur Outlook Suche geht das Top, etwa bei Mailstore, und es ist völlig egal wo sich die email befindet.
VG
Das hilft insofern weiter, daß man nur einen begrenzten, überschaubaren Zeitraum in seinem Postfach mitschleppt. Etwa 1 Jahr + x Monate, Danach wird automatisch gelöscht. Sucht man nach bestimmten Dingen ist die funktionierende Suchmaschine der Email Archivierung der richtige Anlaufpunkt. Im Gegensatz zur Outlook Suche geht das Top, etwa bei Mailstore, und es ist völlig egal wo sich die email befindet.
VG
Das hilft ihm nur im aktuellen Fall nicht weiter!?
Extra langsam erklärt:
Wegarchivieren, dann sind auch keine zig-tausend emails mehr da und im Outlook gar nicht mehr groß sortieren. Mailstore Suche bei Bedarf verwenden. Problem gelöst.
Wenn der Mitarbeiter nicht die Zeit hat um emails im Postfach zu sortieren, dann hat er erst Recht keine Zeit all diese emails zu bearbeiten. Und wenn er sie nicht bearbeiten kann braucht er sie auch nicht in seinem Postfach. Ich hoffe jetzt habe ich mich klar genug ausgedrückt.
VG
Hey,
mir geht es wirklich primär nur darum, dass Mitarbeiter X nicht händisch die E-Mails vom Posteingang in Unterordner A verschieben möchte.
Alles andere sei erst Mal irrelevant.
Können wir bitte einfach zurück zum Thema kommen? Danke
Und ja, steinigt mich ruhig. Eine Mailarchivierung gibt es tatsächlich nicht. (noch nicht....)
Als Beispiel kann ich einen obersten von obersten Geschäftsinhaber nennen. Ist leider alles historisch gewachsen.
Sein Postfach umfasst im Posteingang über 10.000 Elemente... teilweise Mails in dreifacher Form, da er den Überblick verloren hat.
Wenn es keine Lösung gibt, muss er es eben händisch machen. Das wird eine spannende Diskussion....
Grüße
mir geht es wirklich primär nur darum, dass Mitarbeiter X nicht händisch die E-Mails vom Posteingang in Unterordner A verschieben möchte.
Alles andere sei erst Mal irrelevant.
Können wir bitte einfach zurück zum Thema kommen? Danke
Und ja, steinigt mich ruhig. Eine Mailarchivierung gibt es tatsächlich nicht. (noch nicht....)
Als Beispiel kann ich einen obersten von obersten Geschäftsinhaber nennen. Ist leider alles historisch gewachsen.
Sein Postfach umfasst im Posteingang über 10.000 Elemente... teilweise Mails in dreifacher Form, da er den Überblick verloren hat.
Wenn es keine Lösung gibt, muss er es eben händisch machen. Das wird eine spannende Diskussion....
Grüße
Hi.
Um ehrlich zu sein würde ich eine Archivierung auch dringend empfehlen. Niemand braucht jeden Tag 10000 Emails von vor 10 Jahren im direkten Zugriff, da reicht dann eine Suche im Archiv vollkommen aus.
Das ist ehrlich gesagt eine Frage nach dem Schema "Wasch mich aber mach mich nicht nass."
Gruß Strods
dass Mitarbeiter X nicht händisch die E-Mails vom Posteingang in Unterordner A verschieben möchte.
OK, aber die Kriterien kennt ja nur er, dann lass ihn entweder über die Ansichtseinstellungen Filter erstellen anhand der Eigenschaften er die Ansicht filtert und dann über STRG+A und Mausschubsen die Mails in den jeweiligen Ordner verschiebt. Alternativ zum Filter können dazu auch Benutzerdefinierte "Suchordner" erstellt werden.muss er es eben händisch machen.
Wenn er das Filtern anhand der Eigenschaften oder Regeln nicht beherrscht oder ihm niemand zur Seite steht der ihm dabei zur Hand geht, wird's darauf hinauslaufen. Nur er kennt die Kriterien anhand welcher er einsortieren will. Wie sollte das ein automatisches System hellsehen können? Selbst einer KI musst du erst mal die Bedingungen diktieren.Um ehrlich zu sein würde ich eine Archivierung auch dringend empfehlen. Niemand braucht jeden Tag 10000 Emails von vor 10 Jahren im direkten Zugriff, da reicht dann eine Suche im Archiv vollkommen aus.
Das ist ehrlich gesagt eine Frage nach dem Schema "Wasch mich aber mach mich nicht nass."
Gruß Strods
Hi,
Danke Strods für dein Feedback. An gewisse Filter und oder Regeln habe ich auch schon gedacht.
Ja, kann ich verstehen. Das ursprüngliche Problem war und ist, dass mein AG / aktueller Standort nie wirklich einen vollwertigen inhouse IT-Ler hatte. Sie haben vor meiner Zeit mit einem externen IT-Dienstleister zusammengearbeitet, der nur proaktiv auf Zuruf tätig wurde. Zusätzlich war ein Quereinsteiger vor Ort, der nach best practise gearbeitet hat. (Keine Umschulung, nicht vom Fach) -> "Ich kann ein bisschen IT".
Jetzt stehe ich als Fachpersonal da und räume die "Kleinigkeiten" auf. Es gab hier Sachen, da kannst du wirklich nur mit dem Kopf schütteln.
VG
Danke Strods für dein Feedback. An gewisse Filter und oder Regeln habe ich auch schon gedacht.
Quote from @Strods:
Das ist ehrlich gesagt eine Frage nach dem Schema "Wasch mich aber mach mich nicht nass."
Gruß Strods
Das ist ehrlich gesagt eine Frage nach dem Schema "Wasch mich aber mach mich nicht nass."
Gruß Strods
Ja, kann ich verstehen. Das ursprüngliche Problem war und ist, dass mein AG / aktueller Standort nie wirklich einen vollwertigen inhouse IT-Ler hatte. Sie haben vor meiner Zeit mit einem externen IT-Dienstleister zusammengearbeitet, der nur proaktiv auf Zuruf tätig wurde. Zusätzlich war ein Quereinsteiger vor Ort, der nach best practise gearbeitet hat. (Keine Umschulung, nicht vom Fach) -> "Ich kann ein bisschen IT".
Jetzt stehe ich als Fachpersonal da und räume die "Kleinigkeiten" auf. Es gab hier Sachen, da kannst du wirklich nur mit dem Kopf schütteln.
VG
Was nun aber ein Admin mit den persönlichen Postfächern der User zu tun hat weiß ich auch nicht. Bei meinen Kunden machen die das alles selbstständig.
Wenn man mit Outlook überfodert ist, sollte er mal eine Schulung machen.
Grüße
Wenn man mit Outlook überfodert ist, sollte er mal eine Schulung machen.
Grüße