mos6581
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Papierloses Büro als IT-Dienstleister - Lösungen und Ideen gesucht

Moin Kollegen,

wir als Systemhaus arbeiten hier leider noch mit viel zu viel Papier. Geschäftliche Korrespondenz, Serviceaufträge, Notizen, Briefe etc. füllen mehr und mehr Ordner.

Da wir noch relativ jung und klein sind, wäre für uns jetzt die Chance, das ganze weitestgehend zu digitalisieren face-smile Am liebsten wäre mir eine anpassbare Open-Source DMS-Lösung (lokal gehostet, keine Cloud) in Verbindung mit einem Dokumentscanner (EPSON Workforce z.B.?).

Wie macht ihr das in eurem Systemhaus? Was geht und was geht nicht? Habt ihr konkrete Software-Empfehlungen? Mit dem Thema DMS hab' ich mich leider in der Vergangenheit nicht wirklich beschäftigt, möchte das aber wenn dann bald angehen.

Danke und lG,
MOS

Content-Key: 476923

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Printed on: May 24, 2024 at 10:05 o'clock

Member: chgorges
chgorges Jul 24, 2019 at 08:26:46 (UTC)
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Moin,

Confluence von Atlassian. Mehr geht nicht.

Hat u. A. auch sämtliche Module für ITIL drin, EVs, Workflows, Prozesse etc.
Member: monstermania
monstermania Jul 24, 2019 at 08:33:07 (UTC)
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Moin,
vor der Wahl der DMS-Lösung solltet Ihr zunächst Eure Prozesse visualisieren.
Dann kann man sich Gedanken um die Digitalisierung der Prozesse machen und anschließend dann nach einer DMS-Lösungen suchen, mir der die Prozesse umgesetzt werden. Ob das dann eine Open Source-Lösung wird sei mal dahingestellt. Bisher konnte mich keine OS-DMS-Lösung so wirklich überzeugen!
Oft scheitert es bei OS-Lösungen schon an den Schnittstellen zum ERP-Programm.
Bei vielen ERP-Projekten ist die ERP-Schnittstelle der eigentliche Ausgangspunkt für das DMS-Projekt, da fast alle größeren Unternehmen heutzutage eine ERP-Lösung für Auftrags-, Lager- und Finanzverwaltung einsetzen. Ist hier eine gute Schnittstelle zum DMS-Produkt vorhanden, kann es sinnvoll sein auch mit diesem Produkt alle anderen Prozesse anzubinden.

Gruß
Dirk

PS: Wir haben seinerzeit ELO genutzt. Sinnvollerweise haben wir das dann auch selbst als Partner vertrieben und Schnittstellen für andere Produkte aus unseren Portfolio dafür entwickelt und vertrieben.
Member: monstermania
monstermania Jul 24, 2019 at 08:39:09 (UTC)
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Zitat von @chgorges:

Confluence von Atlassian. Mehr geht nicht.

Hmm,
und das ist auch nach GDPU/GoBD zertifiziert!?
Wer DMS machen will, will i.d.R. auch (fast) alle eingehenden Papierdokumente vernichten (z.B. Eingangsrechnungen, Lieferscheine, usw.).
Member: falscher-sperrstatus
falscher-sperrstatus Jul 24, 2019 at 09:56:40 (UTC)
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Zitat von @monstermania:

Zitat von @chgorges:

Confluence von Atlassian. Mehr geht nicht.

Hmm,
und das ist auch nach GDPU/GoBD zertifiziert!?
Wer DMS machen will, will i.d.R. auch (fast) alle eingehenden Papierdokumente vernichten (z.B. Eingangsrechnungen, Lieferscheine, usw.).

Korrekt und das ist oftmals das Problem mit cloud Lösungen und "mal hoppla hopp" einbinden.
Member: chgorges
chgorges Jul 24, 2019 at 11:02:57 (UTC)
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Zitat von @falscher-sperrstatus:

Zitat von @monstermania:

Zitat von @chgorges:

Confluence von Atlassian. Mehr geht nicht.

Hmm,
und das ist auch nach GDPU/GoBD zertifiziert!?
Wer DMS machen will, will i.d.R. auch (fast) alle eingehenden Papierdokumente vernichten (z.B. Eingangsrechnungen, Lieferscheine, usw.).

Korrekt und das ist oftmals das Problem mit cloud Lösungen und "mal hoppla hopp" einbinden.

Wer redet von Cloud? Besser informieren bitte.
Member: falscher-sperrstatus
falscher-sperrstatus Jul 24, 2019 at 11:14:42 (UTC)
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Du wenn du es nicht präzisierst
Member: chgorges
chgorges Jul 24, 2019 updated at 11:17:48 (UTC)
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Zitat von @falscher-sperrstatus:

Du wenn du es nicht präzisierst

Der TE schreibt "(lokal gehostet, keine Cloud)", dann meine ich natürlich nicht Confluence in der Cloud, sondern On-Prem. Der Rest der Diskussion ist dann eure Interpretation und heiße Luft und von der gibt es momentan außerhalb der Büros mehr als genug...
Member: Lochkartenstanzer
Solution Lochkartenstanzer Jul 24, 2019 at 11:17:41 (UTC)
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Zitat von @falscher-sperrstatus:

Du wenn du es nicht präzisierst

Der TO (=SID alias MOS6581) schrieb

(lokal gehostet, keine Cloud)

lks
Member: keine-ahnung
Solution keine-ahnung Jul 24, 2019 at 11:27:36 (UTC)
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Moin,
Da wir noch relativ jung und klein sind
müssen zunächst Eure Erziehungsberechtigten die Verträge abschliessen!

Aber schau Dir mal ecodms an, das Teil sollte es tun und ist preiswert im Wortsinn.

in Verbindung mit einem Dokumentscanner (EPSON Workforce z.B.?)

Was haben diese Plastikbüchsen mit Dokumentenscannern zu tun? Schau Dich mal bei Fujitsu um ... da sollte etwas Passendes dabei sein.

LG, Thomas
Member: visiooo
Solution visiooo Jul 24, 2019 at 13:35:10 (UTC)
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Hi,

Wir nutzen ECODMS jetzt schon ca. 3 Jahre und sind bis jetzt sehr zufrieden.
Member: MOS6581
MOS6581 Jul 25, 2019 at 10:12:07 (UTC)
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Moin,

ecoDMS sieht hochvernünftig aus, habe heute mal eine Testumgebung installiert und schaufle schon fleißig Dokumente rein face-smile

Danke auch für den Tipp mit den Fujitsu-Scannern, ich wusste zwar dass diese existieren und gut sind, aber im Vergleich dazu sieht der EPSON fast ein wenig alt aus...

lG MOS