Konvertieren von Office Dokumenten (97-2003) in die Dateiformate der 2007 Version

In dieser Dokumentation wird beschrieben wie ich eine große Anzahl von Office 97-2003 Dokumente mit einem geringen Aufwand in die neuen Dateiformate 2007 umwandeln kann.

Wichtig ist: Bitte erst an einer geringeren Anzahl von Dokumenten testen. Evt. diese vorher kopieren, um auf der sicheren Seite zu sein.

1) Installation nötiger Komponenten

- Installation des “Microsoft Office Compatibility Pack für Dateiformate von Word, Excel und PowerPoint 2007“
Download: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=de&Fami ...
Hierbei handelt es sich um eine Software von Microsoft die extra entwickelt wurde, um die Dateien von den alten Office Versionen in das neue Dateiformat zu konvertieren.

- Installation der MigrationPlanningManager.exe
Download: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=13580cd7-a8bc- ...
Hierbei handelt es sich um ein kleines Tool, welches ermöglicht eine große Menge von Dateien gleichzeitig zu konvertieren. Bei der Installation werden nur Daten extrahiert. Hierzu kann ein beliebiger Ordner gewählt werden, allerdings wäre es praktisch, extra einen neuen anzulegen, damit man die Daten anschließend einfach löschen kann. (Programm sollte in der Konsole (cmd) ausgeführt werden)


2) Anwendung des Tools

- Nach dem extrahieren der MigrationPlanningManager.exe gibt es unter
Ordner\Tools\ (Ordner = Der Ordner in dem ich die Datei extrahiert habe)
zwei entscheidende Dateien.
Die „ofc.exe“ ist die Datei, mit der wir das eigentliche Tool zum konvertieren ausführt.
Die „ofc.ini“ ist die Datei, in der wir bestimmte Parameter festlegen können.

- Konfigurieren der „ofc.ini“
Unter: http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc179019.aspx gibt es diverse Parameter die wir verwenden könnten. Allerdings ist es für uns erstmal nur entscheidend zu sagen, wo das Tool nach Office Dokumenten suchen soll. Den Rest der Datei sollten wir nicht verändern, solange wir nicht wissen welche Parameter wir genau umstellen. Denn in der Datei befinden sich alle Parameter, die wir zur Konvertierung benötigen. Diese sind alle voreingestellt.

In der Datei, gibt es folgenden Punkt:
[FoldersToConvert]
; The Converter will attempt to convert all supported files in the specified folders
; (do not include if specifying FileListFolder)
fldr=C:\Dokumente und Einstellungen\Administrator\Eigene Dateien
fldr=F:\test2

Hinter dem Befehl „fldr=“ geben wir den Pfad an, der durchsucht werden soll.

Wenn wir die Konfigurationsdatei eingerichtet haben, können wir die ofc.exe ausführen, und das Tool fängt an, jede Office Datei, die im Suchpfad gefunden wurde, zu konvertieren. (Wenn wir es über die Konsole ausführen, können wir am Ende sehen, wie viele Dateien konvertiert wurden.)

Die Dateien im alten Dateiformat werden nicht gelöscht, sondern es wird im „Root Ordner“ ein Ordner „Converted“ erstellt. In diesem „Converted-Ordner“ des Rootverzeichnisses, finden wir nur die konvertierten Dateien die sich direkt auf dem Rootverzeichnis befinden. Sprich, wenn ich direkt unter „C:\“ Doc-Dokumente habe, stehen die umgewandelten Docx-Dokumente im Ordner „C:\Converted“.

Dateien die sich in Unterordnern vom Rootverzeichnis befinden, haben einen separaten Ordner „Converted“ bekommen. Der Unterschied dabei ist, das sich nun in diesem Ordner „Converted“ alle Unterverzeichnisse mit den konvertieren Dateien befinden.

Beispiel:
Mein Verzeichnisbaum:

C:\test1\test2\test3\test4\test5

In jedem dieser Ordner befinden sich zum Beispiel 3 Doc Dokumente.

Nach der Konvertierung sind folgende Verzeichnisse vorhanden.
C:\converted\“3 Docx-Dokumente“
C:\test1\converted\test2\test3\test4\test5 (in jedem Ordner befinden sich die Docx-Dokumente)
C:\test1\test2 \test3\test4\test5 (in jedem Ordner befinden sich die original Doc-Dokumente)


3) Hinweise zum Testphase

- Ich habe die Konvertierung an Word und Excel Dokumenten getestet. Dabei wurde ein Verzeichnisbaum mit insgesamt 8 Unterverzeichnissen zum Testen erstellt. In diesem 8 Verzeichnissen wurden die Dateien zuverlässig, wie oben beschrieben konvertiert.

- Nur das Testverzeichnis wurde auch zum Testen verwendet. Es wurde nicht das komplette System hinzugezogen.