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Adressbuch ohne Dubletten für mehrere Firmen
Hallo zusammen,
ich hoffe ich habe keinen Beitrag übersehen, der mein Problem bespricht. Ich habe bereits viel recherchiert aber komme trotzdem nicht weiter ob mein Wunsch möglich ist und habe leider beim Thema Outlook auch nur recht grobe Kenntnisse.
Konkret ist die Situation folgende:
Wir betreiben Firma A und Firma B, beide haben ähnliche Aufgaben aber dennoch teils unterschiedliche Kunden. Manche Kunden sind aber auch bei beiden Firmen Kunden, weiters sind manche Geschäftsführer ebenso bei beiden Firmen Kunden.
Nun besteht für jede Firma eine Art Ressourcen-Konto bei Microsoft mit einer E-Mail in der die jeweiligen Kontakte für die Kunden der jeweiligen Firma hinterlegt sind. Also in manchen Fällen eben auch Kunden bei beiden E-Mails.
Personen die Zugriff auf beide Mails haben (Geschäftsführer zB), haben hier natürlich Kontakte doppelt.
Wichtig ist, der Grund warum es ein Microsoft Konto und nicht eine Art Safe ist, ist da Kontakte direkt übers Handys nach Einbinden der Mail Adresse aufrufbar sein sollen. Gleichzeitig ist es natürlich durchaus auch praktisch die Mail Adresse des Kunden direkt über Outlook verwenden zu können.
Nun wäre der Wunsch diese Dubletten zu verhindern, aber gleichzeitig auch zu verhindern, dass Mitarbeiter der Firma A Zugriff auf die Kunden der Firma B haben, außer der Kunde ist Kunde bei beiden Firmen natürlich.
Ich bin bisher in Outlook über keine Art Rechtesystem gestolpert, weiß aber auch nicht ob das mit öffentlichen Ordnern zu bewerkstelligen wäre. Mein Ziel ist eher bei einer kundigen Person mal nachzufragen, was möglich ist und ob etwas in diese Richtung umsetzbar ist.
Weiters sind wir auch offen für andere Lösungen, die nicht Microsoft beinhalten, wichtig wäre nur die Möglichkeit die Kontakte im Smartphone einbinden zu können.
In diesem Hinblick vielleicht auch eine gute Möglichkeit wenn man bezüglich DSGVO überlegt. Leider habe ich auch was so eine Art "Adressbuch" nichts passendes gefunden, bei dem klar herauskäme dass diese "Rechtevergabe" möglich ist.
Im Idealfall können auch alle Personen Kontakte anlegen, müssen aber anschließend nochmal von Administratoren "freigegeben" werden.
Wir kamen natürlich auf den Gedanken lediglich eine einzige Mail Adresse für alle Kontakte zu haben, aber hier müsste es dann natürlich eine Möglichkeit geben, zu beschränken wer welche sehen kann.
Sollte etwas unklar sein, gern einfach fragen, ich bin gespannt ob das irgendwie zu bewerkstelligen ist, Outlook eine derartige FUnktion bietet oder es externe Software gibt die hierfür gut verwendet werden kann!
Vielen Dank bereits!
ich hoffe ich habe keinen Beitrag übersehen, der mein Problem bespricht. Ich habe bereits viel recherchiert aber komme trotzdem nicht weiter ob mein Wunsch möglich ist und habe leider beim Thema Outlook auch nur recht grobe Kenntnisse.
Konkret ist die Situation folgende:
Wir betreiben Firma A und Firma B, beide haben ähnliche Aufgaben aber dennoch teils unterschiedliche Kunden. Manche Kunden sind aber auch bei beiden Firmen Kunden, weiters sind manche Geschäftsführer ebenso bei beiden Firmen Kunden.
Nun besteht für jede Firma eine Art Ressourcen-Konto bei Microsoft mit einer E-Mail in der die jeweiligen Kontakte für die Kunden der jeweiligen Firma hinterlegt sind. Also in manchen Fällen eben auch Kunden bei beiden E-Mails.
Personen die Zugriff auf beide Mails haben (Geschäftsführer zB), haben hier natürlich Kontakte doppelt.
Wichtig ist, der Grund warum es ein Microsoft Konto und nicht eine Art Safe ist, ist da Kontakte direkt übers Handys nach Einbinden der Mail Adresse aufrufbar sein sollen. Gleichzeitig ist es natürlich durchaus auch praktisch die Mail Adresse des Kunden direkt über Outlook verwenden zu können.
Nun wäre der Wunsch diese Dubletten zu verhindern, aber gleichzeitig auch zu verhindern, dass Mitarbeiter der Firma A Zugriff auf die Kunden der Firma B haben, außer der Kunde ist Kunde bei beiden Firmen natürlich.
Ich bin bisher in Outlook über keine Art Rechtesystem gestolpert, weiß aber auch nicht ob das mit öffentlichen Ordnern zu bewerkstelligen wäre. Mein Ziel ist eher bei einer kundigen Person mal nachzufragen, was möglich ist und ob etwas in diese Richtung umsetzbar ist.
Weiters sind wir auch offen für andere Lösungen, die nicht Microsoft beinhalten, wichtig wäre nur die Möglichkeit die Kontakte im Smartphone einbinden zu können.
In diesem Hinblick vielleicht auch eine gute Möglichkeit wenn man bezüglich DSGVO überlegt. Leider habe ich auch was so eine Art "Adressbuch" nichts passendes gefunden, bei dem klar herauskäme dass diese "Rechtevergabe" möglich ist.
Im Idealfall können auch alle Personen Kontakte anlegen, müssen aber anschließend nochmal von Administratoren "freigegeben" werden.
Wir kamen natürlich auf den Gedanken lediglich eine einzige Mail Adresse für alle Kontakte zu haben, aber hier müsste es dann natürlich eine Möglichkeit geben, zu beschränken wer welche sehen kann.
Sollte etwas unklar sein, gern einfach fragen, ich bin gespannt ob das irgendwie zu bewerkstelligen ist, Outlook eine derartige FUnktion bietet oder es externe Software gibt die hierfür gut verwendet werden kann!
Vielen Dank bereits!
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5 Kommentare
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Professionell umgesetzt wäre soetwas mit einem CRM (Contact / Customer Relationship Management) und nicht als "Sammelkonto" in einem Ressourcen Postfach von Exchange (wenn ich dich richtig verstehe ist deine "Mail Adresse" ein Postfach nur für diesen Zweck. Das wäre zwar die optimale Lösung, sofern man denn ein gutes findet, aber natürlich nicht der Workaround den du hier scheinbar suchst sondern ein ziemlich umfassender Ansatz.
Interessant wäre ein bisschen mehr Background Wissen:
- Wie viele Unternehmen arbeiten auf diese von dir beschriebene Weise zusammen? Ändert sich das vielleicht auch mal oder bleibt das sehr wahrscheinlich so bestehen?
- Gibt es innerhalb der Unternehmen noch jeweils verschiedene Berechtigungsebenen oder ist sowas geplant? In meiner Branche ist es auch durchaus üblich das jeder Azubi auf alles Zugriff hat und das war uns immer ein Dorn im Auge. Wenn man irgendwann Adressbuch-Berechtigungen fragmentieren will dann ist genau jetzt der richtige Zeitpunkt sich ein Konzept zu überlegen.
- Arbeiten beide Unternehmen innerhalb des selben AD Forest, der selben Domain und / oder dem selben Tennant zusammen? Das ist so nicht ganz klar. Exchange Online?
Die Frage ist also reicht ein Workaround? Dann würde ich drei Ordner in dem Ressourcen Postfach dafür anlegen. Einen nur für Firma A, einen für Firma B und einen geteilten für Beide. Die Berechtigungen können gesetzt werden. Sobald hier aber mehr gewollt ist wird das nicht mehr ausreichen.
Interessant wäre ein bisschen mehr Background Wissen:
- Wie viele Unternehmen arbeiten auf diese von dir beschriebene Weise zusammen? Ändert sich das vielleicht auch mal oder bleibt das sehr wahrscheinlich so bestehen?
- Gibt es innerhalb der Unternehmen noch jeweils verschiedene Berechtigungsebenen oder ist sowas geplant? In meiner Branche ist es auch durchaus üblich das jeder Azubi auf alles Zugriff hat und das war uns immer ein Dorn im Auge. Wenn man irgendwann Adressbuch-Berechtigungen fragmentieren will dann ist genau jetzt der richtige Zeitpunkt sich ein Konzept zu überlegen.
- Arbeiten beide Unternehmen innerhalb des selben AD Forest, der selben Domain und / oder dem selben Tennant zusammen? Das ist so nicht ganz klar. Exchange Online?
Die Frage ist also reicht ein Workaround? Dann würde ich drei Ordner in dem Ressourcen Postfach dafür anlegen. Einen nur für Firma A, einen für Firma B und einen geteilten für Beide. Die Berechtigungen können gesetzt werden. Sobald hier aber mehr gewollt ist wird das nicht mehr ausreichen.
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Ihr habt ein Microsoft Konto, welches über das integrierte Exchange Online die Kontakte verwaltet und dieses habt ihr in Outlook (PC, Handy... ) eingebunden, soweit hab ich das richtig verstanden?
So macht man das eigentlich nicht, dafür bräuchtet ihr im Idealfall einen eigenen Exchange Server (In-House oder hosted). In dem werden die Kontakte verwaltet, hier lassen sich dann auch Beschränkungen, Gruppen etc. einrichten.
Was für Office Lizenzen habt ihr denn? Bei Microsoft 365 (ehemals Office 365) lässt sich über den Tenant für etwas unter 5€/Benutzer/Monat noch ein Exchange dazu buchen. Dazu würde ich dir raten, sucht euch ein Systemhaus was das für euch einrichtet.
*halbwissen* Die Mail-Konten inkl. Kontakte von zwei Firmen auf einem PC bzw. einem Benutzerkonto sind eigentlich auch gar nicht zulässig, hierzu sollte entweder ein zweiter PC oder ein zweiter Benutzer auf dem PC eingerichtet werden.
Als Erstes würde ich den Datenschutzbeauftragten bei euch ansprechen, ob das so wie ihr arbeitet ok ist oder nicht und dann ein Systemhaus suchen, was euch da bzgl. Exchange unterstützt. Das was ihr da habt klingt alles, nicht böse gemeint, hingepfuscht.
So macht man das eigentlich nicht, dafür bräuchtet ihr im Idealfall einen eigenen Exchange Server (In-House oder hosted). In dem werden die Kontakte verwaltet, hier lassen sich dann auch Beschränkungen, Gruppen etc. einrichten.
Was für Office Lizenzen habt ihr denn? Bei Microsoft 365 (ehemals Office 365) lässt sich über den Tenant für etwas unter 5€/Benutzer/Monat noch ein Exchange dazu buchen. Dazu würde ich dir raten, sucht euch ein Systemhaus was das für euch einrichtet.
*halbwissen* Die Mail-Konten inkl. Kontakte von zwei Firmen auf einem PC bzw. einem Benutzerkonto sind eigentlich auch gar nicht zulässig, hierzu sollte entweder ein zweiter PC oder ein zweiter Benutzer auf dem PC eingerichtet werden.
Als Erstes würde ich den Datenschutzbeauftragten bei euch ansprechen, ob das so wie ihr arbeitet ok ist oder nicht und dann ein Systemhaus suchen, was euch da bzgl. Exchange unterstützt. Das was ihr da habt klingt alles, nicht böse gemeint, hingepfuscht.
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Hallo zusammen,
erstmal vielen Dank für die Antwort!
Da ich erst seit kurzem in dem Unternehmen bin und so gesehen damit beauftragt wurde, musste ich erst die ein oder andere Information erfragen.
Aktuell sind das 2 Unternehmen, und das wird auch erstmal so bestehen.
Ja es sollte mindestens den Unterschied zwischen Geschäftsführung und Mitarbeiter geben, aber wenn es noch detailliertere Möglichkeiten zu unterscheiden gibt wäre das sicher von Vorteil.
Nein das sind unterschiedliche Domains.
Auf den Gedanken mit den Ordnern kam ich zwar schon, aber es ist zum einen schon etwas her, dass ich damit zu tun hatte, zum anderen fand ich das Ordnersystem in Outlook immer recht unklar. Leider habe ich hierzu auch keine vernünftige Hilfe mit übersichtlichen Informationen finden können, hast du da eventuell was für mich?
Vielen dank!
erstmal vielen Dank für die Antwort!
Da ich erst seit kurzem in dem Unternehmen bin und so gesehen damit beauftragt wurde, musste ich erst die ein oder andere Information erfragen.
Zitat von @ukulele-7:
Interessant wäre ein bisschen mehr Background Wissen:
- Wie viele Unternehmen arbeiten auf diese von dir beschriebene Weise zusammen? Ändert sich das vielleicht auch mal oder bleibt das sehr wahrscheinlich so bestehen?
Interessant wäre ein bisschen mehr Background Wissen:
- Wie viele Unternehmen arbeiten auf diese von dir beschriebene Weise zusammen? Ändert sich das vielleicht auch mal oder bleibt das sehr wahrscheinlich so bestehen?
Aktuell sind das 2 Unternehmen, und das wird auch erstmal so bestehen.
- Gibt es innerhalb der Unternehmen noch jeweils verschiedene Berechtigungsebenen oder ist sowas geplant? In meiner Branche ist es auch durchaus üblich das jeder Azubi auf alles Zugriff hat und das war uns immer ein Dorn im Auge. Wenn man irgendwann Adressbuch-Berechtigungen fragmentieren will dann ist genau jetzt der richtige Zeitpunkt sich ein Konzept zu überlegen.
Ja es sollte mindestens den Unterschied zwischen Geschäftsführung und Mitarbeiter geben, aber wenn es noch detailliertere Möglichkeiten zu unterscheiden gibt wäre das sicher von Vorteil.
- Arbeiten beide Unternehmen innerhalb des selben AD Forest, der selben Domain und / oder dem selben Tennant zusammen? Das ist so nicht ganz klar. Exchange Online?
Nein das sind unterschiedliche Domains.
Die Frage ist also reicht ein Workaround? Dann würde ich drei Ordner in dem Ressourcen Postfach dafür anlegen. Einen nur für Firma A, einen für Firma B und einen geteilten für Beide. Die Berechtigungen können gesetzt werden. Sobald hier aber mehr gewollt ist wird das nicht mehr ausreichen.
Auf den Gedanken mit den Ordnern kam ich zwar schon, aber es ist zum einen schon etwas her, dass ich damit zu tun hatte, zum anderen fand ich das Ordnersystem in Outlook immer recht unklar. Leider habe ich hierzu auch keine vernünftige Hilfe mit übersichtlichen Informationen finden können, hast du da eventuell was für mich?
Vielen dank!
Zitat von @ForgottenRealm:
Ihr habt ein Microsoft Konto, welches über das integrierte Exchange Online die Kontakte verwaltet und dieses habt ihr in Outlook (PC, Handy... ) eingebunden, soweit hab ich das richtig verstanden?
Ihr habt ein Microsoft Konto, welches über das integrierte Exchange Online die Kontakte verwaltet und dieses habt ihr in Outlook (PC, Handy... ) eingebunden, soweit hab ich das richtig verstanden?
Ja das hast du richtig verstanden, dieses System existierte schon vor meiner Zeit und ist durch die Veränderung dass seit einiger Zeit noch ein zweites Unternehmen dazu kam, sehr umständlich.
So macht man das eigentlich nicht, dafür bräuchtet ihr im Idealfall einen eigenen Exchange Server (In-House oder hosted). In dem werden die Kontakte verwaltet, hier lassen sich dann auch Beschränkungen, Gruppen etc. einrichten.
Was für Office Lizenzen habt ihr denn? Bei Microsoft 365 (ehemals Office 365) lässt sich über den Tenant für etwas unter 5€/Benutzer/Monat noch ein Exchange dazu buchen. Dazu würde ich dir raten, sucht euch ein Systemhaus was das für euch einrichtet.
Was für Office Lizenzen habt ihr denn? Bei Microsoft 365 (ehemals Office 365) lässt sich über den Tenant für etwas unter 5€/Benutzer/Monat noch ein Exchange dazu buchen. Dazu würde ich dir raten, sucht euch ein Systemhaus was das für euch einrichtet.
Das muss ich erstmal noch erfragen, klingt aber auf jeden Fall nach einer sehr guten und angenehmen Lösung!
Danke!
*halbwissen* Die Mail-Konten inkl. Kontakte von zwei Firmen auf einem PC bzw. einem Benutzerkonto sind eigentlich auch gar nicht zulässig, hierzu sollte entweder ein zweiter PC oder ein zweiter Benutzer auf dem PC eingerichtet werden.
Das ist mir jetzt nicht ganz klar, wie genau du das meinst.
Es ist so dass für jede Firma mit Kontakten eine eigene Mail Adresse angelegt ist, also Firma A hat eine Mail Adresse mit Kunden und FIrma B hat eine Mail mit Kunden, jeder Mitarbeiter hat natürlich nur die Mail Adressen der jeweiligen Firma für die er arbeitet eingebunden, ich beispielsweise habe nur auf eine der beiden Mail Adressen und damit auch nur auf die Kunden einer Firma Zugriff, aber beispielsweise Mitarbeiter die für beide Unternehmen arbeiten, natürlich auf beide. Hier sind dann halt Kunden die bei beiden Unternehmen Kunden sind doppelt vertreten, da ja einmal bei der einen Mail und bei der anderen Mail gepflegt.
Als Erstes würde ich den Datenschutzbeauftragten bei euch ansprechen, ob das so wie ihr arbeitet ok ist oder nicht und dann ein Systemhaus suchen, was euch da bzgl. Exchange unterstützt. Das was ihr da habt klingt alles, nicht böse gemeint, hingepfuscht.
Es ist auch recht umständlich, da gebe ich dir natürlich recht, wie gesagt es soll auch verändert werden, ich denke dass dieses System gewachsen ist, es sind keine Unternehmen mit einer Vielzahl an Kunden und für ein Unternehmen allein hat dies wohl ganz ok funktioniert, es wurde wahrscheinlich gehandhabt wie wenn ich persönlich Kontakte anlegen würde. Jetzt durch das Wachsen des Unternehmens und der Erweiterung um ein ganzes Unternehmen sollte es auf jeden Fall verändert werden.
Durch die Unterscheidung GL und Mitarbeiter und das in 2 Unternehmen und dann noch geteilte Daten bewegst du dich schon schnell auf eine zweistellige Anzahl sinnvoller Rechtekombinationen zu. Das wird massiv unübersichtlich in Exchange-Ordnern, die Lösung kann es nicht wirklich sein.
Mir fehlt die Erfahrung aber ich würde sagen das ist mit Exchange-Mitteln nicht sinnvoll lösbar. Für mich gehört da ein CRM her, ggf. mit der Option die Kontakte, auf die ein jeder Zugriff hat, in die persönlichen Kontakte der Exchange Mailbox zu synchronisieren.
Mir fehlt die Erfahrung aber ich würde sagen das ist mit Exchange-Mitteln nicht sinnvoll lösbar. Für mich gehört da ein CRM her, ggf. mit der Option die Kontakte, auf die ein jeder Zugriff hat, in die persönlichen Kontakte der Exchange Mailbox zu synchronisieren.
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