juxadm
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Fileserver aufräumen - das richtige Vorgehen

Moin zusammen!

Hat jeemand einen Tipp zur Vorgehensweise:
Wir haben hier noch einen uralt-Fileserver rumstehen und ich möchte die User auffordern, alles noch Wichtige zu sichern, denn an einen Stichtag sollen alle Dateien bis zu einem bestimmten Datum unwiederruflich gelöscht werden (beispielsweise alle Dateien VOR dem 01.01.2018 werden gelöscht.).

Habt Ihr ggf. Tipps zur Kommunikation? Ist sonst noch etwas zu beachten?
Gibt es ein Tool / oder kann es die Windows-Suche (zuverlässig), alle Dateien, die Älter als 8 Jahre sind, zu löschen?

Ich bin für jeden Tipp dankbar.

Thx vorab,
jupxi

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Printed on: April 13, 2024 at 00:04 o'clock

Member: Cloudrakete
Cloudrakete Feb 27, 2024 at 16:16:10 (UTC)
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Moin,

falls es bereits ein neuen Fileserver gibt, welcher genutzt werden soll, würde ich wie folgt vorgehen:

- Stichtag 1: alter Fileserver wird auf Read-Only gesetzt. Neue Dateien können nur noch auf dem neuen Fileserver abgelegt werden.
- Stichtag 2: Daten älter X kommen in irgendein Archivordner und nur noch Admins können darauf zugreifen.
- Stichtag 3: Daten werden gelöscht.


Die Prüfung, ob du die Daten bereits rechtlich gesehen löschen darfst, liegt bei dir. Ich würde diese mit PowerShell suchen und verschieben. Den Ordner mit dem entsprechenden Inhalten löscht Du dann zum Stichtag 3.

In der Kommunikation nach außen gibt es nur Stichtag 1 und 3. Den zweiten nennt man einfach nicht, um von Beginn an Druck aufzubauen.
Stichtag 2 wird dir aber helfen, sollte es doch säumige Leute geben, und die gibts immer.
Member: ThePinky777
ThePinky777 Feb 27, 2024 at 16:31:59 (UTC)
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@Cloudrakete

Der Plan ist gut aber ich würde nur
Stichtag 2 kommunizieren, bedeutet ab Tag X sind die Daten weg,
und dann einfach das Share disablen am Fileserver.
Dann 1-2 Monate später den server ausschalten
Und dann nach Zeit X zerlegen und fachgerecht entsorgen das wars.

Und/Oder wenn du Angst hast, je nach Datenmenge, ne 4 TB HDD kostet quasi nix mehr.
Kannst es ja nochmal runterkopieren auf ne HDD und in Serverrraum legen und zur Not kommt man so nochmal ran....

Oder hast Backup Tapes? Dann wäre das auch kein Thema zur not zu Restoren...
Member: manuel-r
manuel-r Feb 27, 2024 at 18:02:27 (UTC)
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Das Ganze geht NUR und ausschließlich mit entsprechendem Rückhalt oder auf Anweisung der Geschäftsführung. Du als Admin bist nicht Eigentümer der Daten das ist das Unternehmen vertreten durch seine Geschäftsführung. Du verwaltest die Daten nur in Hinblick auf wer darf wo lesen oder schreiben.
Wenn du Daten altersbedingt löschst von denen sich herausstellt man hätte sie noch gebraucht hast du ein Problem. Insbesondere wenn das so lange Zeit später auftaucht, dass es auch kein Backup mehr davon gibt.

Zum Aufräumen durch die User allgemein sagt mir meine Erfahrung, dass niemand wirklich was entsorgt. Höchstens mal ein paar MB hier oder wenn es einer gut meint auch mal ein paar GB. Noch nicht einmal Dateien denen man sofort ansieht, dass es nur temporär benötigte Exporte bspw aus dem ERP sind und die Quelldaten ja weiter im entsprechenden System abrufbar wären.

Und so wächst der notwendige und belegte Speicherplatz kontinuierlich von Jahr zu Jahr.

Manuel
Member: Penny.Cilin
Penny.Cilin Feb 27, 2024 at 19:02:05 (UTC)
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'n Abend,

was spricht dagegen, den Fileserver zu archivieren. am besten auf Band, dann kannst Du die Daten auf Anforderung wiederherstellen.

Gruss Penny.
Member: nEmEsIs
nEmEsIs Feb 27, 2024 at 21:28:31 (UTC)
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Hi

Von welcher Datenmenge reden wir?
Sind die MAs aus der Zeit überhaupt noch im Unternehmen?
Haben die Dateien noch eine Wert für die Abteilungen?

Bisher mit dem "Tool" von Migraven - Migraven24/7 für eine Novell zu MS FS Migration zu tun gehabt. Das 24/7 kann auch MS FS zu MS FS usw.
https://www.migraven.com

Hier werden halt DataOwner / Ordnerverantworliche definiert und man sieht wer alles Zugriff auf den Ordner hat, wieviele Dateien in dem jeweiligen Ordner mit Größe und Alter sind, Dateitypen etc.. Es besteht über Aufgaben die Möglichkeit den Inhalt zu Migrieren oder zu archivieren oder zu löschen.

Was es kostet kann ich nicht sagen - habe da keinen Einblick.

Mit freundlichen Grüßen Nemesis
Member: Dirmhirn
Dirmhirn Feb 27, 2024 at 22:21:09 (UTC)
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Wir versuchen das seit Jahren... es geht gut, wenn du in einer Abteilung jemanden findest, der versteht, dass sauberere Daten auch den Usern helfen.
TreeSize hilft auch, da kannst du selber auch mal die größten Ordner suchen. Den Usern dann Screenshots oder Listen geben. (Freeware läuft nicht mit Shares. Oder die paar € investieren.)

Je nach Daten kannst du auch per script helfen. Wir haben zb Ordner mit je paar Tausend mini-Dateien. Kann man mit 7zip leicht pro Ordner ein zip erstellen.

Sg Dirm
Member: StefanKittel
StefanKittel Feb 27, 2024 at 23:01:10 (UTC)
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Hallo,

nochmal die Frage von nEmEsIs.
Von welchen Datenmengen sprechen wir?

Ich komme eher aus dem KMU-Bereich.
Das bedeutet dort 2 Dinge.
- Die "alten" Daten auf den "neuen" Server zu kopieren ist meist kein Problem der Kapazität.
Wenn Du von Uralt spricht wären das in meinem Fall 2TB Daten und der neuen Server hat 100 TB Kapazität.
Einfach kopieren als Archiv.
- Keiner weiß wo was wie von wem wann gespeichert wurde.
Das aufzuräumen ist hoffnungslos. Und nach 1 Jahre kommt sowieso Jemand der unbedingt diese wichtige Datei von vor 6 Jahren braucht dies sonst nirgendwo gibt. (Und dazu weder den Ordner noch den Dateinamen weiß face-smile).

Stefan
Member: departure69
departure69 Feb 28, 2024 at 06:58:52 (UTC)
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@juxadm:

Bei meinem letzten AG hatte die Unsitte eingerissen (noch bevor ich dort anfing), Dateien auch gern mal zwischendurch auf Laufwerk C:\ zu speichern, z. B. in C:\Temp. Das "Zwischendurch" war dann für manche aber auch Dauerdatenhaltung. Die User hatten zwar auch ein Basis-Homelaufwerk im Netzwerk, meine Vorgänger hatten aber weder an so etwas wie Ordnerumleitung noch alternativ an serverbasierte Profile gedacht, und so passierte das.

Dann kamen irgendwann neue Rechner für alle, 120 Stück, die vorab per Softwareverteilung aufgesetzt wurden und aufgrund dessen relativ schnell ausgerollt werden konnten. Die User wurden mit mehreren E-Mails und zusätzlich mündlich an die Sach- und Fachgebietsleiter informiert, daß in der Woche "von bis" neue Rechner kommen und alle Betroffenen ihr Zeug von Laufwerk C:\ ins Netzwerk verschieben sollen, die Daten seien danach ein für allemal unwiederbringlich weg. Problem war, daß manchen gar nicht klar war, daß und was sie auf C:\ hatten. Glücklicherweise hatten wir in weiser Voraussicht alle Platten aufgehoben und mit Edding auf die Platten geschrieben, zu welchem Rechner sie mal gehörten. Da kam dann nach dem Ausrollen der neuen Rechner so einiges an Wiederherstellungswünschen zusammen, manche hatten GAR NICHTS in ihr Basis-Homelaufwwerk im Netz verschoben.

Bei solchen Aktionen kann alles mögliche schiefgehen, ich würde die Daten auf jeden Fall redundant auf Backup-Medien aufheben. 85% der User sind meiner langjährigen Erfahrung nach DAU-Jones und kapieren überhaupt nix.

Beispiel gefällig?

"Ich vermisse eine Datei"

"Wo haben Sie die Datei gespeichert?"

"In Word"

(Tiefes Einatmen) "Ich meine, wo - an welcher Stelle - in welchem Pfad?"

"Was ist ein Pfad?"

"Naja, zum Beispiel H:\Dokumente\Projekt1\Schriftverkehr\Analyse.docx"

"Achso, ja, da irgendwo, wo genau weiß ich nicht mehr, die Datei könnte in versch. Projektordnern gewesen sein"

"Wann haben Sie zuletzt mit der Datei gearbeitet oder sie geöffnet, wann hat sie zuletzt existiert?"

"Irgendwann im letzten Jahr"

"Und der Dateiname?"

"Kann ich mich nicht mehr dran erinnern, ich weiß nur noch, was drin stand"


Ich hab' dem User dann sein Home aus der Jahressicherung des vergangenen Jahres in einem Extra-Verzeichnis wiederhergestellt, nach ein paar Stunden hatte er sie dann gefunden.

Somit: Aufräumen, schön und gut, ich würde aber trotzdem ALLES irgendwo aufheben.


Viele Grüße

von

departure69
Member: manuel-r
manuel-r Feb 28, 2024 at 07:09:08 (UTC)
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Somit: Aufräumen, schön und gut, ich würde aber trotzdem ALLES irgendwo aufheben.

Das ist wie in dem alten Witz:
Die Akten da hinten können geschreddert werden. Mach zur Sicherheit aber vorher eine Kopie.

face-wink
Member: Penny.Cilin
Penny.Cilin Feb 28, 2024 at 07:36:18 (UTC)
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Deswegen empfehle ich, dies von der GF absegnen zu lassen.
  • Keine lokale Datenablage..

Gruss Penny.
  • Einrichtung von Ordnerumleitungen und Roaming Profilen
  • Begrenzung der Profilgröße

Hintergrund: Wie oft erlebe ich, daß auf dem Desktop Gigabyte an Daten abgelegt werden.
Anm schlimmsten sind manche Admins, welche dann auf ihrem Desktop des Admin-Accounts mehrere ISOs ablegen. Und sich dann wundern, warum die An- und Abmeldung so lange dauert
Member: Lochkartenstanzer
Lochkartenstanzer Feb 28, 2024 at 09:07:23 (UTC)
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Moin,

Moin,

Ich weiß nicht um welche Datenmengen es sich handelt, aber wenn es nur wenige TB sind -'"alte" Server haben meist selten größere Datennengen als 2 oder 3 TB aufgenommen - würde ich das ganze in einen readonky Archivordner auf den neuen verschieben, ggf auf ein extra Volume.

Aus Erfahrung kann ich sagen, daß User nicht aufräumen, insbesondere dann, wenn die ursprünglichen Anwender gar nicht mehr da sind.

Ich habe mehrere Kunden, die noch Dateien von den 90ern auf ihren Servern haben. Die wurden bei jedem Serverwechsel immer mit umgezogen. Ich habe mit denen schon oft darüber diskutiert und wir sind uns zwar einig, daß das ein Mitarbeiter von denen machen müsste, aber es kommt nie dazu, weil "die Zeit fehlt". Letztendlich sind größere HDDs immer noch billiger als einen Mitarbeiter mindestens einen Tag dafür abzustellen.

lks
Member: DerWoWusste
DerWoWusste Feb 28, 2024 at 09:31:03 (UTC)
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Das Wort "Kontingente" scheint noch nicht gefallen zu sein.
Es ist schwierig, Datengebirge wieder zu stutzen. Ich würde mich mit der jetzigen Menge abfinden und ein Archivierungskonzept für die Zukunft vom Chef absegnen lassen und durchziehen.

Erstelle jedem ein Kontingent auf den Fileservern/Mailservern (x Gigabyte), lass Warnungen rausgehen, bevor dieses gerissen wird mit der Ansage, dass die Speicherung weiterer Daten bald nur noch möglich sein wird, wenn zuvor etwas gelöscht wird und man wieder unter der Kontingentvorgabe liegt.
Kontingente können funktionieren. Beispiel: wir haben 2006 den Exchangeserver eingeführt und seitdem das selbe (damals großzügige) Kontingent von 4 GB Mails gewährt - der Wert passt bei 90% der Leute noch heute - sie kennen es nicht anders und halten tatsächlich hinreichend Ordnung.

Wenn Ihr es wirklich wissen wollt, dann etabliert Skripte, die in der Lage sind, alte Projekte in Ordner zu schieben, die es dann noch eine gewisse Zeit an anderem Ort gibt (schnell zurückschiebbar, wenn der User Ihr Fehlen bemängelt) und die nach dieser Zeit aus der regelmäßigen Sicherung fliegen und nur noch im Archiv bestehen.
--

Zu Deiner Herangehensweise kann ich nur sagen: Vorsicht. Das kann zu viel Ärger führen, da Nutzer seltenst in der Lage sind, ihre eigenen Datenschätze zu beurteilen. Auch stimme ich dem Hinweis zu, diese Vorgabe von ganz oben absegnen zu lassen und auch eine Ansage zu machen, dass die Geschäftsleitung es so wünscht.
Member: StefanKittel
StefanKittel Feb 28, 2024 at 09:43:23 (UTC)
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Moin,

ich kenne nur eine einzige Firma (mehrere hundert MA) wo die IT das mal konsequent durchgezogen hat.
Mit Unterstützung der GF.

Ein Skript löschen beim an- und abmelden alle Dateien den lokalen Ordner (Desktop, Dokumente, Bilder etc) die keine Verknüpfung und älter als 7 Tage sind. Am Anfang wurden die nur verschoben. jetzt aber hart gelöscht ohne Backup.

Interne Mails mit Anhang gehen zurück zum Versender mit dem Hinweis den Anhang korrekt abzulegen und nur einen Link oder Verweise zu schicken.

Sonst tut sich aber keiner diesen Stress an.

Stefan
Member: GrueneSosseMitSpeck
GrueneSosseMitSpeck Mar 01, 2024 updated at 20:45:50 (UTC)
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wenn denn nun alle streiken beim Löschen dann hat das manchmal Gründe.
a) es gibt Aufbewahrungspflichten, wo der allerletzte Rechtsgrund (Steuernachprüfung) 10 Jahre weit reicht. Wenn ein Unternehmen Aufbewahrungspflichten bezüglich einer Antikorruptionsmaßnahme hat, dann sind es 5, bei uns z.B. werden Outlook Postfächer nach 11 Jahren geleert

b) es gibt Nachweispflichten z.B. in der Softwareentwicklung. Öfters gibt es mal einen Rechtsstreit, der weit über das Ende einer Softwareversion hinausreichen und man muß die dazu nötigen Daten bis zum Abschluß ALLER Prozesse revisionssicher aufbewachen, sprich sgar gegen Veränderungen geschützt bzw mit Versionsmanagement. Auch da halten wir Daten über 10 Jahre vor, dann kommt der Deletebutton.

c) es gibt Storagelimits (weiter oben schon angesprochen) damit Leute keine Million an Dateien bzw auch Emails anhäufen. Leider hat MS uns pro User 1 TB Storage für Outlook online gegeben, im Exchange on premise waren es 100 MB.


Ob a) vorherrscht kann die GF entscheiden
ob b) vorherrscht, verantworten die Benutzer bzw Gruppenverantwortlichen.
c) ist die effektivste Methode, einfach den Storage beschränken.

d) mittlerweile hat der Benutzer eine Art Eigentumsrecht an den Daten... ohne Zustimmung Daten löschen kann shcon mal ernsthaft Probleme geben, arbeitsrechtlicher und zivilrechtlicher Natur.

In meinem vorherigen Job hat z.B. mal ein Admin Daten einer mißliebigen Mitarbeiterin gelöscht, auch Emails. Die aber in einem Disziplinarverfahren gegen einen Professor sogar rechtliche Bedeutung gehabt hätten. Schon 2001 war das verboten, die Daten waren aber weg, der Admin hat wegen vorauseilendem Gehorsam (nur weil der Prof meinte, es wäre besser wenn die Daten verschwinden) sich 12 Monate auf Bewährung eingefangen, der Prof wurde suspendiert und die Affäre im Stillen beigelegt.

Ich mußte mal vor 20 Jahren einen Fileserver retten, ein Dinosaurier mit einem Raid über sage und schreibe 13 Festplatten der noch unter Novell lief. Ein 30 Kilo schweres Monster... dessen Content 10 Jahre nach Inbetriebnahme auf eine einzige 80 GB Festplatte paßte. Dort hab ich mit einem Hashtool festgestellt daß ca. zwei Drittel der Dateien mehrfach vorhanden waren, also mehr als 50 GB an Datenmüll, denn in der guten alten Zeit haben die Leute sich ien Coreldraw einfach aufs Netzlaufwerk installiert. Aber nicht eins für alle, sondern jeder User für sich. War auch unter Linux und Solaris gang und gäbe, dann per NFS.

Den Dateiduplikaten kommt man übrigens auch mit einem deduplizierenden Storage entgegen, falls Platz noch eine Rolle spielt. Heute lachen wir über 80 GB. Wie, 80 GB? Soviel häuft ein einziges windows 10 bei 9 Jahren Betrieb an. Also gerade mal das Bootmedium.