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IT-Dokumentation für Anwender

Hallo zusammen,

Ich suche nach einer Lösung für die Bereitstellung bestimmter Dokumentationen und Anleitungen für den Enduser.

In unserer Firma (ca. 200 Anwender) wurde bisher alles per Mail kommuniziert. Bei Neuerungen und Ankündigungen werden PDFs erstellt, die auf dem Fileserver öffentlich zugänglich sind und zusätzlich per Mail an alle verteilt werden. Das Problem ist, dass es User gibt, die solche Sachen entweder nur grob oder gar nicht lesen und die Erklärungsarbeit im Nachhinein dann die meiste Zeit in Anspruch nimmt.

Nun hatte ich die Idee, man stellt eine Art Plattform zur Verfügung, auf der alle diese Themen gesammelt abgelegt werden. Außerdem müssen neue Themen gelesen werden, was der jeweilige User quittieren muss. Macht er das innerhalb einer bestimmten Zeit nicht, wird er erinnert.

Hat jemand eine Idee, womit ich das realisieren könnte? Ich hatte zunächst an Sharepoint gedacht, weiß aber nicht, wie ich das quittieren und erinnern damit abbilden kann.

LG

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Printed on: July 24, 2024 at 07:07 o'clock

Member: kpunkt
kpunkt Jan 30, 2024 at 07:35:18 (UTC)
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Hm....eLearning. Vielleicht sowas wie talentlms.com

Aber ob du da das Gewünschte erreichst? Quittieren kann man da immer alles. Ob man das liest und verinnerlicht oder auch nicht.
Der Ansatz muss meiner Meinung nach woanders liegen. Da muss die Führung sagen, dass Anweisungen zu befolgen sind.
Member: em-pie
em-pie Jan 30, 2024 at 07:37:54 (UTC)
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Moin,

Variante 1: ein Wiki, auf dem ihr alles auf Stand haltet.

Variante 2: ein QM-System, bei dem die Empfänger den Erhalt digital quittieren müssen…
Member: OlliSe
OlliSe Jan 30, 2024 at 07:38:31 (UTC)
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Hi,
ein schöner Gedanke ... hab von Wiki bis Portal alles versucht ...

Nichts gebracht ... face-wink
Member: compensation
compensation Jan 30, 2024 at 07:43:53 (UTC)
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Naja, es geht weniger um Anweisungen, mehr um kurze Anleitungen oder auch Hinweise, was bei bestimmten Meldungen zu tun ist. Kleines Beispiel:

Wir haben unser WLAN auf preshared keys umgestellt und alle betroffenen User vorab mit zwei Mails informiert. Ich schätze, es waren ca. 10 Leute, die uns dann angerufen haben, weil sie mit der Mail, in der ihr key stand, nichts anzufangen wussten. Mit der Quittierung hätten wir dann zumindest ein weiteres "erzieherisches" Element face-wink

eLearning... gute Idee... ich recherchiere mal face-smile
Member: em-pie
em-pie Jan 30, 2024 at 07:43:56 (UTC)
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Zitat von @OlliSe:

Hi,
ein schöner Gedanke ... hab von Wiki bis Portal alles versucht ...

Nichts gebracht ... face-wink
Hilft nur "Erziehung" - auf allen Seiten
Für Anwender ist es leichter, die IT anzurufen und sich die Funktion erklären zu lassen, anstatt es selbst nachzulesen.
Wenn man in dem Fall immer erst fragt "Steht es im Wiki/ Portal?" kann man stumpf darauf verweisen. Hat der Hilfesuchende dann weiterhin ein Problem damit, kann man rückfragen, wo es genau hakt.

Da muss aber auch die Heeresleitung mitspielen und solch eine Knowledge Base stark unterstützen.

Die IT ist umgekehrt aber auch aufgefordert, die Dokumente stets aktuell zu halten.
Sind dort veraltete Infos, schauen die Anwender auch nicht rein.
Member: compensation
compensation Jan 30, 2024 at 07:45:03 (UTC)
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Zitat von @OlliSe:

Hi,
ein schöner Gedanke ... hab von Wiki bis Portal alles versucht ...

Nichts gebracht ... face-wink

Na du machst mir Hoffnung face-big-smile
Member: SachsenHessi
SachsenHessi Jan 30, 2024 at 07:45:07 (UTC)
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Zitat von @OlliSe:
ein schöner Gedanke ... hab von Wiki bis Portal alles versucht ...
Nichts gebracht ... face-wink
Holzhammermethode:
Mach eine Arbeits-/Betriebsanweisung daraus.
Die müssen gelesen werden, sonst Abmahnung, wenn wegen "nicht lesen" ein Fehler entsteht.
SH
Member: NordicMike
NordicMike Jan 30, 2024 at 07:52:54 (UTC)
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hab von Wiki bis Portal alles versucht ...
Nichts gebracht

Wir haben auch erfolgreich eine Wiki laufen. Wenn eine Wiki nichts bringt, ist es kein "technisches" Problem face-smile

Mittlerweile haben sich die Leute an die Wiki gewöhnt und beschweren sich sogar, wenn bestimmte Sachen "nicht" in der Wiki stehen oder machen Vorschläge es in die Wiki zu schreiben.
Member: Jugg3r
Jugg3r Jan 30, 2024 at 08:00:52 (UTC)
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Vorsicht bei eLearning-Lösungen. Hier hat ggf. der Betriebsrat Mitbestimmungsrecht, da das System zur "Leistungskontrolle" verwendet werden könnte.
Member: wusa88
wusa88 Jan 30, 2024 at 08:05:23 (UTC)
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Zitat von @NordicMike:

Mittlerweile haben sich die Leute an die Wiki gewöhnt und beschweren sich sogar, wenn bestimmte Sachen "nicht" in der Wiki stehen oder machen Vorschläge es in die Wiki zu schreiben.

Darf ich mal Fragen, welche Software dafür eingesetzt wird?
Danke
Member: NordicMike
NordicMike Jan 30, 2024 at 08:12:07 (UTC)
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Mediawiki

Ich finde das System sogar so gut, dass ich sie mir auch privat als elektronischen Notizzettel, für Codeschnippsel, als Archiv für Wissen, für Shell Befehlsbeispiele, für Seriennummern usw installiert habe.
Member: Snagless
Snagless Jan 30, 2024 at 08:29:23 (UTC)
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Hallo,

Führungsprobleme kann man nicht mit Technik lösen.

Wir haben einen Kunden, der ist recht Gross und das geht es Traditionell gesehen wohl auch so zu. Außerdem ist der Mitarbeiterbestand etwas überaltert - so definiere ich das jetzt mal;=)

Dort gibt es sogenannte IT-Multiplikatoren. Die Idee ist jeder der Multiplikatoren ist für einen bestimmten Kreis an Nutzern zuständig. Der Multiplikator wird geschult und gibt das Wissen dann an seine Untergebenen weiter.

Wir haben das System indirekt für andere Kunden übernommen. Es gibt keine Gruppenschulungen mehr, sondern es werden nur keine Pools an Mitarbeiter mit einer Neuerung bekannt gemacht. Die nehmen dann der Reihe nach andere Mitarbeiter in das Boot.

Ausssitzen, geht nicht, haben wir noch nie so gemacht usw usw. - das Spiel funktioniert nur wenn Einer gegen viele ankämpft. Wenn man aber ein kleinen Pool an Leuten hat die das fachlich beherrschen dann können die nach und nach die Unwilligen an Board holen und überzeugen, das was neues eben doch Vorteile bringen kann.

Ansonsten gibt es ja auch sowas wie Dienstanweisungen, Personalabteilung und Abmahnungen.
Member: em-pie
em-pie Jan 30, 2024 at 08:43:16 (UTC)
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Zitat von @NordicMike:

Mediawiki
Nutzen wir hier, IT intern auch, allerdings liegt da bei uns noch BlueSpice drüber.
Hat so manch nette Erweiterungen an Board.
Man kann z. B. über viele (Unter-)Seiten ein Notfallhandbuch pflegen und es zyklisch, mit einem Klick zu einer großen PDF exportieren und auf einem USB-Stick auslagern.
Member: NordicMike
NordicMike Jan 30, 2024 updated at 09:05:59 (UTC)
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Was meinst du mit "darüber"? Läuft es parallel? Tut eine Wiki die andere Wiki nicht sinnlos machen? Oder ist es historisch gewachsen?
Member: MIST10
MIST10 Jan 30, 2024 at 08:55:43 (UTC)
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Schau dir mal Bookstack an. Das ist "visuell" etwas anders aufgebaut als der Standard-Wiki-View. Das wurde sehr gut bei uns angenommen.
Member: em-pie
em-pie Jan 30, 2024 at 09:14:51 (UTC)
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Zitat von @NordicMike:

Was meinst du mit "darüber"? Läuft es parallel? Tut eine Wiki die andere Wiki nicht sinnlos machen? Oder ist es historisch gewachsen?

Bluespice hat im Unterbau ein Mediawiki, aber noch ein paar Gimmicks ergänzt...
Der Datenbestand kann, wenn ich das richtig im Kopf habe, bleiben bzw. übernommen werden.
Member: nachgefragt
nachgefragt Jan 30, 2024 at 09:59:05 (UTC)
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+1 für Bookstack
Member: kreuzberger
kreuzberger Jan 30, 2024 at 10:32:12 (UTC)
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Mahlzeit @compensation

wir hatten das mal mit einem banalen Read-only-Ordner im server gelöst, wo dann alle möglichen Anleitungen als PDF hinterlegt waren. Man sollte nur darauf achten, dass die PDFs alle nicht druckbar sind (kann man in PDFs festlegen), sonst stapeln sich die Ausdrucke auf allen Schreibtischen.
Eine selbsterklärende Ordnerstruktur dazu, und das Problem ist gelöst.
Wer es besonders hübsch haben will macht noch eine HTML-Seite drüber, und hurra. (diese könnte man als Startseite im browser festlegen)

Wer dann seine Leute aktuell informieren will sendet eben den link der html-seite oder den link zur pdf als eMail.

Das wäre dann eine Minimallösung, die recht einfach den zweck erfüllt.

Ein Wiki muss man zwar aufwendig pflegen, is aber natürlich auch was schickes.

Kreuzberger
Member: kpunkt
kpunkt Jan 30, 2024 at 10:37:32 (UTC)
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Zitat von @kreuzberger:
Das wäre dann eine Minimallösung, die recht einfach den zweck erfüllt.
Das haben die ja schon. Es geht jetzt eher darum, dass sichergestellt wird, dass das die Leute auch lesen. Da wäre dann so ein LMS schon eher was. Aber selbst da hakt man schnell alles an oder scrollt mal schnell runter und klickt OK.
Member: kreuzberger
kreuzberger Jan 30, 2024 at 10:47:56 (UTC)
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@kpunkt

Nun, eine Art „Lernzielkontrolle“ einzuführen und durchzusetzen kann man zwar machen, führt aber zu nichts ausser schlechter Stimmung im Laden.
Ich sag dazu gerne: „Es heisst nicht wer lesen kann ist klar im Vorteil, sondern wer lesen will ist klar im Vorteil.“
Ich würde Leute, die nicht dazulernen wollen nach ein paar Versuchen einfach links liegen lassen, bis sie dann eben doch mal lernen. Und lernen kann man nunmal niemandem abnehmen.

Kreuzberger
Member: ITwissen
ITwissen Jan 30, 2024 at 11:04:55 (UTC)
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Hochschulen und Unis benutzen oft die Lernplatform Moodle

Obs mindestens das kann, was du willst, musst du nachschauen.
Member: nachgefragt
nachgefragt Jan 30, 2024 at 14:07:33 (UTC)
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Zitat von @kreuzberger:
Nun, eine Art „Lernzielkontrolle“ einzuführen und durchzusetzen kann man zwar machen, führt aber zu nichts ausser schlechter Stimmung im Laden.
Ich hab's mir verkniffen.
Die Idee stammt sicherlich von einem Theoretiker mit Beamtenschlag, der TE muss den Senf nun umsetzen face-wink.