Prokuristen soll PDF Rechnungen elektronisch "unterschreiben"

manumanu2021
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Hallo,

inbound:
Die Eingangsrechnungen werden manuell als PDF eingescannt bzw. treffen per Mail als PDF ein und werden von zwei Rechnungsprüfern validiert+händisch abzeichnet. (und dann wird ggf. nochmal als PDF eingescannt für das weitere Procedere...

SAP B1 mit 4 Lizenzen ist vorhanden, jedoch werden damit aktuell noch andere Buchhaltungsdinge bearbeitet.
Aus welchen Gründen die Rechnung in Word statt SAP erstellt wird weiß ich nicht.

Welches Produkt sollte man sich hierbei angucken?


outbound:
Die Ausgangs-Rechnungen werden aktuell noch via Word erstellt und dann mittels PDF Freeware in PDF konvertiert und per Mail versendet.

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Ausgedruckt am: 19.08.2022 um 13:08 Uhr

Mitglied: Mystery-at-min
Mystery-at-min 01.07.2022 um 15:13:17 Uhr
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Hallo,

so und was ist nun deine Frage? Die Identifizierung, was die bzw deine Firma da genau braucht? Ist das nicht dein Job heraus zu finden, warum in Word bzw die Prozesse einzuführen oder woher rührt der Beitrag?
Mitglied: ukulele-7
ukulele-7 01.07.2022 aktualisiert um 15:16:02 Uhr
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Sollen die PDFs einfach nur signiert werden oder soll eine bildliche Unterschrift eingebettet werden oder soll tatsächlich jedes mal auf einem Tablet / Unterschriften Pad unterschrieben werden?

Was verstehst du unter einer "elektronischen "Unterschrift""?
Mitglied: StefanKittel
StefanKittel 01.07.2022 um 15:20:06 Uhr
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Üblicherweise handelt man dies in einem DMS.
Sowohl die Sortierung als auch die Unterschrift und Freigabe.
Mitglied: Lochkartenstanzer
Lochkartenstanzer 01.07.2022 um 15:54:14 Uhr
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Moin,

Ich habe mal gelernt, das man Ausgangsrechnungen nie unterschreibt. face-smile



lks
Mitglied: NixVerstehen
NixVerstehen 01.07.2022 aktualisiert um 16:25:10 Uhr
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Zitat von @Lochkartenstanzer:
Moin,
Ich habe mal gelernt, das man Ausgangsrechnungen nie unterschreibt. face-smile
lks

So kenne ich das auch. Muss auch nicht sein. Geregelt im UStG §14.
Mitglied: Visucius
Visucius 01.07.2022 um 16:26:20 Uhr
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Ich habe mal gelernt, das man Ausgangsrechnungen nie unterschreibt. face-smile face-smile

Vermutlich so ne "persönliche" Note face-wink
Mitglied: ManuManu2021
ManuManu2021 01.07.2022 um 16:31:52 Uhr
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gut - dann meine ich eher sowas wie "elektronischer" "genehmigt" stempel (allerdings personen-bezogen)
Mitglied: Lochkartenstanzer
Lochkartenstanzer 01.07.2022 um 16:39:46 Uhr
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Zitat von @Visucius:

Ich habe mal gelernt, das man Ausgangsrechnungen nie unterschreibt. face-smile face-smile

Vermutlich so ne "persönliche" Note face-wink

Nee, Der grund dafür ist:

Wwnn man Papierrechnungen unterschreibt, kann der "Kunde" da ganz leicht ein "Betrag dankend in bar erhalten" dazuschreiben und man hat das Problem, das Geld dann einzufordern. face-smile

Zumindest war das der Grund, mit dem mir das erklärt wurde.

lks
Mitglied: 148523
148523 01.07.2022 um 17:39:33 Uhr
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Nee, Der grund dafür ist:
Oder weil heute mal wieder Freitag ist!! face-big-smile
Mitglied: beidermachtvongreyscull
beidermachtvongreyscull 01.07.2022 um 19:24:45 Uhr
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Den Grundgedanken, eine Rechnung elektronisch zu unterschreiben, bevor sie gesendet wird, leuchtet mir ein.

Das verhindert nachvollziehbar eine spätere Manipulation der Rechnung.
(Austausch der Bankverbindungen)
Mitglied: em-pie
em-pie 01.07.2022 um 20:00:05 Uhr
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@bdmvg
Der Vollständigkeit halber:
Das gilt aber nur, wenn die RG digital signiert ist. Eine elektronische Unterschrift (unterschrieben mit nem Stift) reicht da nicht.
Mitglied: wiesi200
wiesi200 02.07.2022 um 06:10:28 Uhr
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Zitat von @beidermachtvongreyscull:

Das verhindert nachvollziehbar eine spätere Manipulation der Rechnung.
(Austausch der Bankverbindungen)

Hier gibt es ein entsprechendes PDF Format.
Unser Chef würde sich freuen wenn er die Rechnung Bestätigen müsste. Da kommt er dann zu sonst nix mehr.

Das ganze läuft dann unter Arbeitsbeschaffung.
Mitglied: beidermachtvongreyscull
beidermachtvongreyscull 02.07.2022 um 09:36:05 Uhr
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Zitat von @em-pie:

@bdmvg
Der Vollständigkeit halber:
Das gilt aber nur, wenn die RG digital signiert ist. Eine elektronische Unterschrift (unterschrieben mit nem Stift) reicht da nicht.

Danke für die Präzisierung. Das meinte ich natürlich.
Mitglied: beidermachtvongreyscull
beidermachtvongreyscull 02.07.2022 um 09:36:40 Uhr
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Zitat von @wiesi200:

Zitat von @beidermachtvongreyscull:

Das verhindert nachvollziehbar eine spätere Manipulation der Rechnung.
(Austausch der Bankverbindungen)

Hier gibt es ein entsprechendes PDF Format.
Unser Chef würde sich freuen wenn er die Rechnung Bestätigen müsste. Da kommt er dann zu sonst nix mehr.

Das ganze läuft dann unter Arbeitsbeschaffung.

Meinst Du PDF/A?
Mitglied: 386DX40
386DX40 04.07.2022 um 15:04:06 Uhr
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Das ist so'n GoBD-Ding (Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung), was jeder Gewerbetreibende unbedingt beachten sollte, da es anderfalls ordentliche Probleme mit dem Finanzamt geben könnte (z.B. bei einer Betriebsprüfung).

Grob umrissen muss jede digital erstellte Rechnung (PDF, XML, TIFF etc.) vom Ersteller digital signiert werden - damit diese nachträglich nicht verändert werden kann und jederzeit die Echtheit nachgewiesen werden kann - und vom Ersteller und Empfänger revisionssicher archiviert werden. Eine Verfahrensdokumentation gehört natürlich auch dazu. Gleiches gilt nebenbei bemerkt auch für alle anderen digital erstellten oder übermittelten geschäftsrelevanten Unterlagen (kurz Geschäftsbriefe). Einfach eine Rechnung als PDF "raushauen", eine empfangene PDF-Rechnung ausdrucken und die Datei Datei sein lassen oder Papierrechnungen einscannen und das Papier in den Schredder werfen, ist also nicht.

Bei mir in der Bude wollte ein Kunde auch plötzlich "modern" werden und Rechnungen zuküntig ZUGFeRD-konform (siehe FeRD - Forum elektronische Rechnungen Deutschland) erhalten. Technisch war das noch nicht mal so problematisch. Nachdem ich meinem Chef erklärt hatte, was da sonst alles noch mit dran hängt, war die Angelegenheit erledigt. Der Kunde bekommt weiterhin seine Rechnungen in Papierform auf dem Postweg - ob ihm das nun passt oder nicht.

Das Thema ist einfach zu heikel, dass da ein Laie heran gehen sollte. Wendet Euch am besten an Euren Steuerberater, Euer SAP-Systemhaus oder eine andere Fachkraft, die ähnliche Projekte bereits erfolgreich umgesetzt hat.

Falls Du Dich trotz allem da heran trauen willst oder zwangsweise musst (weil Chef es unbedingt so haben will), dann informiere Dich erst einmal über GoBD, revisionssichere Archivierung und digitale Signierung von Dateien. Und vor allem lass Dir erst einmal genau erklären, was, wie und warum Eure Rechnungsprüfer, Buchhalter, Prokuristen und andere Beteiligten da machen und was jeder einzelne nun genau benötigt.
Mitglied: ukulele-7
ukulele-7 04.07.2022 um 15:58:17 Uhr
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Die GoBD erwarten schon viel, sicherlich Archivierung und ordnungsgemäße Erstellung etc. aber von signieren steht da nichts. ZUGFeRD ist ja nett gedacht aber in der Umsetzung total schlecht, das etabliert sich sowieso nicht.
Mitglied: 386DX40
386DX40 04.07.2022 um 16:34:22 Uhr
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Wörtlich genommen hast Du recht. In den GoBD steht nirgends direkt geschrieben, dass Belege digital signiert sein müssen. Aber schau mal bei "Allgemeine Anforderungen" unter Punkt 3.2.5 - da steht "Unveränderlichkeit" als grundsätzliche Anforderung. Wie willst Du die Unveränderlichkeit einer digitalen Datei sicherstellen und bei Bedarf nachweisen? Aktuell bleibt da nicht viel: entweder Write Once-Speicher oder elektronische Signatur. Und für den elektronischen Rechnungsversand ist wohl die digitale Signatur das praktischere Mittel.
Mitglied: wiesi200
wiesi200 04.07.2022 um 16:44:41 Uhr
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Für die Veränderlichkeit sorgt eigentlich schon die SAP Datenbank. Das ERP muss nur entsprechende Zertifikate haben so wie es bei SAP der Fall ist.

Weder Betriebsprüfer noch Wirtschaftsprüfer hatte da in dem letzten Jahrzehnt bei uns was zum Meckern.
Mitglied: StefanKittel
StefanKittel 04.07.2022 um 16:55:37 Uhr
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Hallo,

diese Unveränderlichkeit ist ein Problem des Empfängers, nicht des Versenders.

Ich versende meine Rechnungen per Mail mit ganz normalen ungeschützen PDF-Dateien.
Der Prüfer vom FA fand das vor kurzem völlig OK.

Auf der Empfangs-Seite muss man Rechnungen, und auch relevante Nachrichten, auf dem Originalweg nachvollziehbar und unveränderlich speichern. Ein Stück Papier als Papier und eine Email mit einer Software zur rechtssicheren Email-Archivierung wie z.B. Mailstore. Dies gilt auch für Mails wo man die Details eines Auftrages bespricht oder ändert.

Deshalb braucht eigentlich jede Firma eine Software wie Mailstore oder ein DMS zur rechtssicheren Archivierung.

Stefan
Mitglied: ukulele-7
ukulele-7 04.07.2022 um 17:00:55 Uhr
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Die Unveränderbarkeit bezieht sich auf deine Aufzeichnungen, nicht auf die Datei die du dem Rechnungsempfänger zukommen lässt. Wie wiesi200 schon schreibt macht das i.d.R. ein Rechnungslegungssystem, darüber ist dann nachvollziehbar welche Rechnungen wie fakturiert wurden und was gebucht wurde. Es ist dann auch nachvollziehbar welche Rechnungen fehlen, was du mit einer Signatur nicht verhindern kannst denn eine signierte Datei kann gelöscht werden.
Mitglied: NixVerstehen
NixVerstehen 04.07.2022 um 17:03:05 Uhr
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Hi,

Haufe erklärt es wie immer sehr gut und umfangreich:
Haufe - Elektronische Rechnungen

Gruß NV
Mitglied: em-pie
em-pie 04.07.2022 um 20:52:50 Uhr
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Moin,

Kurzum: (auftragsrelevante) Belege müssen so (revisionssicjer) archiviert werden, wie sie das Haus verlassen/ empfangen haben.
Das gilt zumindest in DE so.