Vertreterregelung - Zugriff auf Daten bei Krankheit

Hi

ist bei uns im MA Handbuch verankert, dass Personen die keine Personalverantwortung haben Ihre Postfächer für den Vertreter freigeben müssen und auch Weiterleitungen einrichten müssen bei Abwesenheit. Ist in Summe eine organisatorische Frage, aber wenn die private Nutzung verboten wurde, steht da rechtlich auch nicht im Weg.

Wenn die private Nutzung ausgeschlossen und verboten wurde, sollte eine Anweisung des Abteilungsleiters ausreichen das der Admin den Zugriff einrichtet, ich würde das immer schriftlich per Mail machen. Wir erfassen solche Anforderungen im Ticketsystem um es nachvollziehbar zu haben.

Gruß
@clSchak

Gibt es nicht

Es gibt namensbezogene Postfächer und funktionsbezogene Postfächer. Für die "funktionsbezogenen" haben alle, die es brauchen, auch den Zugriff. Ein Mail geht nicht an hans.maier@irgendwas sondern an personalvertreter@irgendwas oder verkauf@ ... oder einkauf@.... oder Ablage_rund@ oder Salzamt@ .............

IANAL, aber IMHO rein rechtlich seid ihr safe, wenn ihr die private Nutzung ausgeschlossen habt.

Aber oft gibt's ja Betriebsvereinbarungen und Betriebsräte usw.
Bei uns ist das so geregelt:
Wenn der Besitzer des Postfachs nicht erreichbar ist und das damit nicht selbst ändern kann, dann muss sein Vorgesetzter mit einem aus dem BR zur IT gehen und den Zugriff auf das Postfach anfordern. Das wird protokolliert. Der ITler setzt ein neues PW, lässt den Vorgesetzten in beisein des BRs auf das Postfach gucken und setzt danach wieder ein neues PW.

Weiterleitungen einrichten erfolgt auch nur durch Anforderung des Vorgesetzten und nur wenn er dabei bestätigt das er versucht hat den MA zu erreichen bzw er das halt eben nicht selbst machen kann.

Was ich aber unabhängig von einer BV nicht machen würde, wäre, den Zugriff ohne schriftliche Anforderung und ohne Protokoll zu geben. CYA. Immer.

Moin,

zusätzlich zu den Vorredner, bitte die SuFu nutzen, das Thema ploppt hier regelmäßig auf.

Gruss

Sers,

in unserem Fall recht einfach:

• Privatnutzung verboten
• Klare Vertreterregelung: primärer und sekundärer Vertreter
• Klare Kommunikation, dass der Manager und die beiden benannten Vertreter bei Abwesendheit automatisch Zugriff auf den Eingang vom Emailpostfach erhalten (hängt am Kalender der Zeiterfassung)
• Wenn weitere Personen Zugriff wollen dürfen sich bei uns DSB und GF drum streiten. BR gibts keinen.

Unterordner aus dem Emailpostfach werden nicht benötigt, die relevanten Vorgänge und Historien sind im ERP hinterlegt.

Grüße,
Philip

Von der technischen Umsetzung habe ich keine Ahnung.
Aber dass die Sache "safe" ist, wenn man eine private Nutzung ausschliesst, kann ich nicht bestätigen.
Denn wie immer kommt es auf den Einzelfall an.

Es gibt Gerichtsurteile, wo z.B. das Unternehmen eine private Nutzung verboten hat, die Mitarbeiter aber dennoch Mail und Web für eigene Zwecke nutzten und das Unternehmen von dieser Nutzung sowohl wusste als auch nichts dagegen unternahm. Daraus wurde dann so etwas wie eine "betriebliche Übung". Was bedeutet, dass die private Nutzung doch erlaubt war und damit z.B. bei den Mails das "Postgeheimnis" gilt. Die - womöglich verdeckte - unbefugte Einsichtnahme in private Mails ist eine Straftat.

Außerdem gibt es in fast allen Unternehmen mit mehr als ein paar Mitarbeitern Stellen, die einen besonderen Vertrauensschutz geniessen, wie z.B. Personal- und Betriebsräte, Datenschutzbeauftragte oder Leute, die fürs BEM zuständig sind (betriebliches Eingliederungsmanagement bei Krankheit).
Die Einsichtnahme in deren Mails ist - auch wenn das Unternehmen eine private Nutzung verbietet - nicht erlaubt. Eine automatisierte Weiterleitung ebenfalls nicht. Bei vertraulichen Mails an Datenschutzbeauftragte wäre das z.B. ein klarer Verstoß gegen DSGVO bzw. BDSG, was die Beschäftigtendaten sowieso unter besonderem Schutz stellt.

Wenn die ganzen "besonderen Postfächer" allerdings mit Sicherheit von Weiterleitungen oder Ausspähmaßnahmen ausgenommen werden können, dann stünde aus meiner Sicht nichts dagegen, wenn qualifizierte Personen Einsicht in die Postfächer bekommen.

Bei automatischen Weiterleitungen muss man aus Datenschutzgründen vorsichtig sein, denn ein Absender einer Mail wird meist nicht wissen, dass seine Mail weitergeleitet wird. Er/sie könnte z.B. eine Mail mit privatem Inhalt an einen Mitarbeiter senden, ohne damit zu rechnen, dass die an "alle@unternehmen" weitergeleitet wird.

Weil es eben KEIN einfaches Thema ist, würde ich dringend dazu raten, mit einem Datenschutzbeauftragten bzw. Anwalt zu reden, damit das rechtlich sicher wird. Und ansonsten (wie ein paar VorrednerInnen auch schon anmerkten): als Admin niemals von sich aus irgendwas weiterleiten oder irgendwo reingucken. Die Anweisungen dazu immer schriftlich und nachvollziehbar anfordern (zumindest in Textform bzw. als Mail).