Weiterleitung bestimmter Emails während Urlaubszeit

Hallo,

verschiedene Rechnungen werden an meine Email-Adresse gesendet.
Daher habe ich vor einiger Zeit eine Outlook-Regel in meinem Outlook-Postfach erstellt, die automatisch Emails mit dem Wort "Rechnung/en" im Betreff sowie einem PDF-Anhang an eine andere Person weiterleitet.

Eine Outlook-Regel funktioniert aber ja sicher nur dann, wenn das entsprechende Outlook geöffnet ist.
Wir haben zwar Microsoft 365 im Einsatz, worüber unser Email-Server läuft, aber die Regel greift wohl nur lokal.

Was kann ich tun, damit Rechnungen während meines mehrwöchigen Urlaubes nicht in der Pipeline hängen bleiben und wir am Ende Mahnungen erhalten?

Freue mich über Eure Vorschläge...

Schöne Grüße,
imebro

Content-Key: 666616

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Ausgedruckt am: 17.06.2021 um 04:06 Uhr

Mitglied: NordicMike
Lösung NordicMike am 11.05.2021
Wenn die Regel erstellt wird, gibt es am Ende des Wizards ein Feld zum anklicken "Diese Regel nur lokal ausführen". Wenn diese nicht angeklickt wird, erledigt die Regel der Exchange (M365) Server. Wenn das wirklich nicht funktionieren sollte, kannst du die Regel auch im OWA/ECP über Web einstellen, dann "muss" es der M365 Server direkt selbst machen.
Mitglied: Archeon
Archeon am 11.05.2021
1Love
Warum nutzt ihr für solche Dinge keine Funktionspostfächer?
Mitglied: NordicMike
NordicMike am 11.05.2021
Funktionspostfächer für ein simples "Out Of Office" Reply und Forwad?
Mitglied: Archeon
Archeon am 11.05.2021
1Love
Gerade wenn es um Rechnungen geht, würde ich das immer mit in Betracht ziehen.
Mitglied: Doskias
Doskias am 11.05.2021
Ich glaube @Archeon meint ein generelles Funktionspostfach für Rechnungen
Mitglied: Archeon
Archeon am 11.05.2021
Zitat von @Doskias:

Ich glaube @Archeon meint ein generelles Funktionspostfach für Rechnungen
Korrekt, danke.
Mitglied: em-pie
em-pie am 11.05.2021
Moin,

Zitat von @Archeon:

Zitat von @Doskias:

Ich glaube @Archeon meint ein generelles Funktionspostfach für Rechnungen
Korrekt, danke.

Würde ich ebenfalls so machen. Warum?
Wer aktiviert die Regel, wenn du, @37414, ungeplant für 4 Wochen ausfällst (wollen wir es natürlich nicht hoffen)…

Gruß
em-pie
Mitglied: Doskias
Doskias am 11.05.2021
Moin

Zitat von @em-pie:
Wer aktiviert die Regel, wenn du, @37414, ungeplant für 4 Wochen ausfällst (wollen wir es natürlich nicht hoffen)…

Enable-InboxRule via Powershell? :-) face-smile

Achtung: Keine Rechtsberatung: Im übrigen darf der Administrator bei berechtigtem Interesse (soweit ich weiß) das Windows-Kennwort zurücksetzen. Wenn das die einzige E-Mail-Adresse ist, wo Rechnungen ankommen, kann man glaube ich von einem berechtigtem Interesse sprechen.

Gruß
Doskias
Mitglied: NordicMike
NordicMike am 11.05.2021
Im übrigen darf der Administrator bei berechtigtem Interesse (soweit ich weiß) das Windows-Kennwort zurücksetzen.
Muss er nicht einmal um die Regel zu erstellen oder die vorhandenen Rechnungen im Postfach zu suchen. Aber die Erlaubnis braucht er natürlich trotzdem für das zweite...
Mitglied: em-pie
Lösung em-pie aktualisiert am 11.05.2021
Zitat von @Doskias:
Moin
Zitat von @em-pie:
Wer aktiviert die Regel, wenn du, @37414, ungeplant für 4 Wochen ausfällst (wollen wir es natürlich nicht hoffen)…

Enable-InboxRule via Powershell? :-) face-smile
Dann muss der Sekretärin aber erst einmal einfallen, dass die Rechnungen bei @37414 eintrudeln. die muss dann den externen Admin kontaktieren, der sich aufschalten und die Regel aktiviert.
Und meist fällt das ja erst mit der ersten Mahnung auf - sind wir doch einmal ehrlich.

Dann lieber in einem kleinen Notfallplan hinterlegen "Im Falle von... findet ihr die Rechnungen wie folgt".
geht schneller und ist "stabil".
Zudem ist es einfacher, das Rechnungspostfach zu archivieren, denn das müsst ihr auch.
Der Fiskus/ die GOBD sagt "Rechnungen müssen in der Form archiviert werden, wie Sie das Unternehmen empfängt". Ausnahme kann ein vom F-Amt/ Wirtschaftsprüfer abgesegneter DMS-Prozess sein.
Aber auch hier der Hinweis: das ist keine Rechtsberatung, sondern entspringt meinen grauen Zellen!
Läuft das Postfach für Rechnungen separat, kann man so wesentlich besser trennen und Aufbewahrungsfristen optimaler umsetzen.
Mitglied: 37414
37414 aktualisiert am 11.05.2021
Danke Euch für die schnelle Hilfe,

ich hatte quasi gleichzeitig auch festgestellt, dass es auch die Möglichkeit gibt, eine Regel im OWA zu erstellen und habe das dann mal versucht.
Funktioniert sehr gut.

Und zur Frage der Regelaktivierung im Urlaub...
Da diese Regel ja über das OWA erstellt wurde und somit völlig unabhängig von meinem lokalen Outlook funktioniert, muss ich mir ja darüber keine Gedanken machen.

Die Regel lautet wie folgt:
Bei Eingang einer Email, wo ich in "An" oder "Cc" stehe, mit einer Anlage daran und mit den Wörtern "Rechnung od. Rechnungen" im Betreff, soll diese Email automatisch ins Verzeichnis "RECHNUNGEN" kopiert werden und anschließend an eine bestimmte Kollegin weitergeleitet werden.

Zum Test habe ich eben mein lokales Outlook geschlossen, dann über meinen priv. Email-Account eine Email an meine Firmen-Adresse gesendet mit "Rechnung" im Betreff und einem PDF-Dokument in der Anlage. Vorher hatte ich meine Kollegin gebeten, mir eine Rückmeldung zu geben, falls die Nachricht bei ihr ankommt (durch die Weiterleitung). 2 Minuten später kam schon ihr Anruf... Regel funktioniert also bestens ;-) face-wink

Und da automatisch auch immer noch eine Kopie in mein Verzeichnis "RECHNUNGEN" erstellt wird, habe ich auch immer alle Rechnungen, die mich betreffen, im Zugriff.

Danke für Eure Hilfe...

Grüße,
imebro
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