E-Mails aus öffentlichen Ordner standardmäßig Verschieben statt Kopieren

launebaer
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Hallo zusammen,

wir betreiben einen Exchange 2016 (on-prem) mit Outlook 2019 auf den Clients.
Jetzt kam der Wunsch aus der Buchhaltung auf, dass die buchhaltung@domain.com zentral zusammenlaufen soll für einen besseren Überblick, wer was bearbeitet hat. Aktuell ist diese Adresse eine Verteilerliste auf die Mitglieder der Abteilung und somit kommen die Mails gleichzeitig an mehreren Accounts an.

Ich dachte jetzt spontan an einen öffentlichen Ordner in dem alle Mails zusammen laufen und sich die einzelnen User dann die Mails "rausziehen". Somit sieht man im öffentlichen Ordner nur die unbearbeiteten Mails und man hat einen Überblick was noch nicht bearbeitet ist.

Jetzt ist das "Problem", dass Outlook standardmäßig bei Drag & Drop einer Mail aus dem öffentlichen Ordner ins ins Postfach des Users kopiert und nicht verschiebt. Mit gedrückter Shift-Taste funktioniert das Verschieben allerdings. Lässt sich dieses Standardverhalten eventuell irgendwie umstellen?

Danke im Voraus und viele Grüße.

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Ausgedruckt am: 02.07.2022 um 04:07 Uhr

Mitglied: goscho
goscho 09.11.2021 um 12:16:52 Uhr
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Hi Launebaer,

mir ist kein Weg bekannt, wie man dieses Standardverhalten umstellen kann.
Der einfachste Weg ist das Verschieben mit der rechten Maustaste. Dann kommt ein Kontextmenü und man kann verschieben auswählen.
Mitglied: marc-1303
marc-1303 09.11.2021 aktualisiert um 12:47:19 Uhr
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Hallo LauneBaer

Mir ist dieses Verhalten bekannt. Ich habe es eliminiert, indem ich anstelle Postfach-Ordnern im öffentlichen Ordner, gemeinsame Postfächer als Shared Mailboxes anlege., welche ich per Delegierung den berechtigten Usern zuordne.
Danach funktioniert Drag&Drop mit Verschiebe anstelle Kopieren.
Wäre das für dich eine mögliche Lösung?

Grüsse
Marc
Mitglied: LauneBaer
LauneBaer 09.11.2021 um 12:58:45 Uhr
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Zitat von @marc-1303:

Hallo LauneBaer

Mir ist dieses Verhalten bekannt. Ich habe es eliminiert, indem ich anstelle Postfach-Ordnern im öffentlichen Ordner, gemeinsame Postfächer als Shared Mailboxes anlege., welche ich per Delegierung den berechtigten Usern zuordne.
Danach funktioniert Drag&Drop mit Verschiebe anstelle Kopieren.
Wäre das für dich eine mögliche Lösung?

Grüsse
Marc

Hi Marc,

ja eine Shared Mailbox wäre meine Alternative gewesen. Der öffentliche Ordner war mal meine erste Option, aber wenn das nicht anders geht hilft es ja nichts. ;)

Danke und viele Grüße
Mitglied: manuel-r
manuel-r 09.11.2021 um 13:38:34 Uhr
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Der einfachste Weg ist das Verschieben mit der rechten Maustaste. Dann kommt ein Kontextmenü und man kann verschieben auswählen.

Und das sogar mit "Historie". Wenn nicht zu viele verschiedene Zielordner genutzt werden kann ab der zweiten zu verschiebenden eMail einfach aus den zuletzt verwendeten Ordnern gewählt werden. Wollte ich nur noch erwähnen.

Manuel
Mitglied: 149569
149569 09.11.2021 aktualisiert um 17:21:29 Uhr
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Zitat von @LauneBaer:
Ich dachte jetzt spontan an einen öffentlichen Ordner in dem alle Mails zusammen laufen und sich die einzelnen User dann die Mails "rausziehen". Somit sieht man im öffentlichen Ordner nur die unbearbeiteten Mails und man hat einen Überblick was noch nicht bearbeitet ist.
Ich kann nur empfehlen sowas gleich mit einem Ticketsystem abzufackeln, bei dem die Mails über Tickets eindeutig zugeordnet werden. Sonst gibt das ab und zu Außreißer bei dem zwei User die selbe Mail bearbeiten, und wenn es sich hierbei um Kunden handelt kommt sowas natürlich überhaupt nicht gut an und gilt es auf jeden Fall zu vermeiden.
Ein weiterer Vorteil: Vorfälle bleiben nicht liegen auch wenn ein Mitarbeiter mal ausfällt, das fällt im Ticketsystem gleich auf und ein anderer Mitarbeiter kann das Ticket dann weiterführen/bearbeiten!