Exchange 2016: Wie mit eingebetten Fotos umgehen oder ablehen

Mitglied: mossox

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25.01.2021 um 08:13 Uhr, 672 Aufrufe, 15 Kommentare

Guten Morgen,

Ihr kennt das Problem sicher.
Statt zu scannen und PDF zu schicken fotografieren Kunden in HDR-Auflösung Quittungen ab und bomben dann 5-10 MB pro Dokument in eine Mail hinein.
Reden und hinweisen funktioniert nicht. Es wird schlicht ignoriert.
Ich rege mich fast täglich darüber auf, deshalb will ich fragen ob man nicht ggf. serverseitige Vorkehrungen hiergegen treffen kann.

Freue mich, auf einen Austausch mit Euch.

LG
Manu
Mitglied: SlainteMhath
25.01.2021 um 08:17 Uhr
Moin,

natürlich kann man am Exchange die Größe der eingehenden Mails beschränken. Die Frage ist, ob das bei Kunden-Mails sinnvoll ist.

lg,
Slainte
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Mitglied: mossox
25.01.2021, aktualisiert um 08:37 Uhr
Naja ob sinnvoll oder nicht....
Es belastet unseren Server und die Clients.
Dazu kommt, dass wir für unser DMS diese bekackten Fotos unter viel Zeitaufwand, speichern und umwandeln müssen.

Heute morgen habe ich erst wieder eine solche Mail geöffnet und mein Outlook-Client hatte sich daraufhin erst mal verabschiedet.
Ein Neustart wurde nötig, weil Outlook nicht mehr reagierte.
Wir haben diverse andere Lösungen (Kunden-Clouds, Belegtransferschnittstellen usw.) für viel Geld lizensiert und eingerichtet.
Es scheitert lediglich an der Ignoranz, diese Methoden zu nutzen.
Klar ist es doch viiiiiel einfacher, grade mal das Handy draufzuhalten und den Schlonz dann von der Couch aus rüberzuschicken.
Dann kommt der Mist völlig schief mit 10 MB pro Datei hier an und im Hintergrund läuft die Katze oder der Hund noch durchs Bild...

Ich finds einfach assi und bin echt sauer!
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Mitglied: Lochkartenstanzer
25.01.2021, aktualisiert um 08:51 Uhr
Zitat von @mossox:

Ich finds einfach assi und bin echt sauer!

Moin,

Du solltest bedenken: Eure Kunden zahlen Dein Gehalt!

Schreib's einfach auf die Rechnung. :-) face-smile

Ich persönlich haltes es so, daß der Kunde, der Aufwand generiert, auch dafür bezahlt.

lks

PS: Es ist heutzutage üblich, daß "mit dem Handy draufgehalten" wird und das Bild geschickt. Ich persönlich halte meine Kunden an, z B. mir lieber ein Bild vom Bildschirm zu schicken als mir eine halbe Stunde am Telefon beschreiben zu wollen, was auf dem Bildschirm steht.

Und wenn Deine Infrastruktur das nicht aushält, hast Du falsch geplant.
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Mitglied: SlainteMhath
25.01.2021 um 08:46 Uhr
Ich finds einfach assi und bin echt sauer!
Was ist aus dem guten alten "Der Kunde ist König" geworden? :) face-smile

Nein im Ernst. Mails mit 5-10MB Anhängen sind doch mittlerweile Standard, oder nicht? Filter wirst du das, zumindest mit Exchange Bordmittlen, nicht können. Evtl. wenn du einen Postfix mit einem eigenen Mailfilter dazwischen hängt... aber selbst da wird das ziemlch kniffelig und trifft sicher auch einige "Unschuldige"
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Mitglied: radiogugu
25.01.2021 um 08:52 Uhr
Zitat von @mossox:
Es belastet unseren Server und die Clients.

Der Server sollte sich aber daran nicht stören. Die richtige Dimensionierung vorausgesetzt.

Dazu kommt, dass wir für unser DMS diese bekackten Fotos unter viel Zeitaufwand, speichern und umwandeln müssen.

Wie @Lochkartenstanzer schon schrieb, Aufwand berechnen, wenn es doch eine andere Lösung gibt, welche der Kunde ja ebenfalls (hoffentlich) in Rechnung gestellt bekommen hat.

Heute morgen habe ich erst wieder eine solche Mail geöffnet und mein Outlook-Client hatte sich daraufhin erst mal verabschiedet.
Ein Neustart wurde nötig, weil Outlook nicht mehr reagierte.

Das wegen einer E-Mail mit "großem" Anhang? Wir haben hier noch einen Exchange 2010 am Laufen und es gibt Kunden-Dokus für QS-Messberichte und Prüfprotokolle und diese haben 20 MB. Diese werden immer an den und vom Kunden per Mail verschickt.

Wir haben diverse andere Lösungen (Kunden-Clouds, Belegtransferschnittstellen usw.) für viel Geld lizensiert und eingerichtet.

Und hoffentlich abgerechnet.

Es scheitert lediglich an der Ignoranz, diese Methoden zu nutzen.

Damit musst du nunmal leben und darüber stehen. Auch wenn das nicht so einfach ist, wie es gesagt ist.

Der Kunde ist nunmal dein / euer Brötchengeber. Wenn ihr eine Leistung erbringt, dann sollte die auch honoriert werden. Wenn er bezahlte Lösungen (Cloud, etc.) nicht nutzt, kann dir das erst einmal egal sein.

Gruß
Marc
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Mitglied: altmetaller
25.01.2021 um 08:54 Uhr
Hallo,

ich sehe das genau so. Wenn sich ein Anbieter für Software entscheidet, die solch banale Dinge nicht handhaben kann, darf man das doch nicht auf den Kunden abwälzen?!?

Zumal das Handy des Kunden hier offenbar mehr leistet als die IT des Anbieters :-) face-smile

Im Zweifelsfall haut man da ein Quota rein und gut.

Gruß,
Jlrg
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Mitglied: insidERR
25.01.2021 um 08:59 Uhr
Wenns von Kunden kommt ignoriere ich sowas zähneknirschend.
Schlimmer finde ich es wenns intern so abgeht.
Habe hier paar Kollegen(Vertrieb) die für die gleiche Sache zuständig sind. Die setzten sich bei jeder Mail gegenseitig in Kopie. Ich meine wirklich jede Email. Es wird nicht nachgedacht ob es den anderen angeht. Es wird grundsätzlich gemacht. "Der andere soll ja schließlich bei Bedarf (Urlaub oder Krankheitsfall des anderen) informiert sein". Das Bescheurte ist, dass wenn man den anderen bei Rückfragen anspricht heisst es "kein Plan, es macht der/die ..." Es werden auch intern Dateien (20-50MB) gemailt die schon auf Fileserver liegen. Natürlich mit Kopie an den/die andere.
Ich rege mich auch schon nicht mehr auf. Es bring nix. Habe den beiden letztens nur ne Infomail geschickt dass bei Fragen zu Outlook sie unseren Dienstleister kontaktieren sollen. Da er recht beschäftigt ist, kann es eine Weile dauern... Wir haben nen externen IT-Dienstleister. Bin offiziell nur der IT-Ansprechkollege bei uns die "Probleme" filtern und an den Dienstleister leiten soll. 95% der Probleme löse ich meistens.

Es werden auch grundsätzlich keine Mails gelöscht. Man kann ja nie wissen ob man die "Glückwunsch zum Geburtstag" oder "Kaffee ist fertig" Mail nocht in 10 Jahren braucht. Natürlich darf die Signatur mit 3 Bildern in der Mail nicht fehlen.
Wirft man bei Problemen nen Blick ins Postfach, sieht man 17.000 Mails von den 5.000 noch nicht gelesen sind.
Und dann diese patzigen Kommentare. "Es sind ja nur 20MB. Kann doch nicht sein dass es sooo viel Speicherplatz benötigt. Ich kann gerne eine 2TB Festplatte ausm SATURN für 100€ mitbringen"
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Mitglied: mossox
25.01.2021 um 09:00 Uhr
Danke für Eure Kommentare.

Vllt. noch etwas zu den "Dokumenten".
Es handelt sich ausschließlich um Dokumente und Belege, die rechtliche Relevanz gegenüber Behörden haben.
Also keine Screenshots mit Fehlermeldungen oder Ähnliches.
Es sind Dokumente, Verträge und Bescheide die z.B. auch 10 Jahre revisionssicher gespeichert und vorgehalten werden müssen.

Separat abrechnen geht nicht, da wir unsere Rechnungen nach Gebührenordnung und Gegenstandswerten stellen müssen.
Da kann man nicht einfach draufschlagen.

Bin weiterhin ratlos, wie wir damit umgehen sollen.
Klar steht "der Kunde" im Vordergrund und er bezahlt uns, aber muss man sich denn da alles bieten lassen?
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Mitglied: Lochkartenstanzer
25.01.2021 um 09:17 Uhr
Zitat von @insidERR:

Schlimmer finde ich es wenns intern so abgeht.


Da kann ich nur den Einsatz von LARTs empfehlen:


Cat9

lart - Klicke auf das Bild, um es zu vergrößern

Kloppe

kloppe - Klicke auf das Bild, um es zu vergrößern

lks

PS. Cat9 wirkt übrigens schon, wenn man damit laut knallend durch die Gänge läuft. :-) face-smile
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Mitglied: radiogugu
25.01.2021 um 09:35 Uhr
Zitat von @mossox:
Separat abrechnen geht nicht, da wir unsere Rechnungen nach Gebührenordnung und Gegenstandswerten stellen müssen.
Da kann man nicht einfach draufschlagen.

Den musst du mir erläutern.

Es gibt eine Gebührenordnung, welche dich nicht befähigt erbrachte Leistungen abzurechnen? Ich meine wenn der Kunde nicht darum gebeten hat und du eine Cloud-Platform zur Verfügung stellst, dann mag das dein Bier sein, aber wenn es eine Anforderung für die Lösung eines Problems oder einer Aufgabenstellung war, dann muss das auch abzurechnen sein.

Falls dem nicht so ist, dann frage ich mich, was ihr denn überhaupt berechnen und dann auch noch Gehälter davon bezahlen könnt.

Gruß
Marc
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Mitglied: NordicMike
25.01.2021 um 09:42 Uhr
Zumal das Handy des Kunden hier offenbar mehr leistet als die IT des Anbieters
Made my day :c)

Ich kenne auch kein Handy Foto, welches mir Outlook zum Abstürzen bringt. Bis 50GB pro Postfach macht Outlook / Exchange Problemlos.
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Mitglied: mossox
25.01.2021 um 09:56 Uhr
Nicht so einfach in unserer Branche, wenn man den Kunden behalten will.
Oder es sind halt "die falschen" Kunden. Nutzt mir aber auch nix...
Mehr kann ich dazu nicht sagen und deshalb ärgere ich mich ja auch so.
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Mitglied: NordicMike
25.01.2021 um 10:33 Uhr
Bei uns ist es auch der Chef selbst, der als erster schreit, wenn eine zu große Email nicht durch geht, obwohl er die Größenbeschränkung mitbestimmt hat. Jetzt bekommt er halt 200MB große Emails (Mailserver = FTP Server). Als sein Postfach 30GB erreicht hat, hab ich ihm gesagt, mehr geht nicht. Seit dem putzt er sein Postfach 1x jählich.
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Mitglied: beidermachtvongreyscull
25.01.2021 um 13:22 Uhr
Mahlzeit!

Zitat von @mossox:
Bin weiterhin ratlos, wie wir damit umgehen sollen.

Automatisches Dokumentenrouting und Batchconverting wäre mein Vorschlag. Wir machen das auch und sei versichert, wir können wirklich große E-Mails empfangen. Ich habe ein VBA-Makro an die User verteilt, so dass sie mit einem Klick alle Anhänge einer E-Mail ins Dateisystem abkippen können. Dort greift ein Skript die Dateien auf, präfixt alles und ballert es zur Verteilung an einen von zwei OCR-Servern durch. Raus kommt dann PDF.

Geht wunderbar.

Klar steht "der Kunde" im Vordergrund und er bezahlt uns, aber muss man sich denn da alles bieten lassen?

Ja. Du kannst nicht erwarten, dass jeder Kunde Eure internen Prozesse versteht. Klar könnt Ihr den Mehraufwand in Rechnung stellen, genauso wie der Kunde sich auch nach einem anderen Dienstleister umschauen und über Eure "Flexibilität" herziehen kann. Mir wäre Reputation tatsächlich wichtiger, aber das ist meine Meinung.
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Mitglied: altmetaller
25.01.2021, aktualisiert um 14:52 Uhr
Hallo,

Zitat von @NordicMike:

Ich kenne auch kein Handy Foto, welches mir Outlook zum Abstürzen bringt.

Das zum Einen.

Zum Anderen scanne ich Dokumente in A4 mit 300dpi Graustufen ein wenn ich sie dann verschicke - da sind 2MB pro Seite eher die Regel. Zum Anderen gibt es hier diverse Ansätze, die man "eigentlich" nur einstellen muss. Zum Beispiel ein Quota für eingehende E-Mails.

Bei einem meiner vorherigen Arbeitgeber (6000 Mitarbeiter) waren übrigens Mailsquotas von 200MB pro Postfach üblich. Erziehung kann so einfach sein :-) face-smile

Und ich erinnere mich gerne an Stefan und seine Kaffeetasse vor knapp 20 Jahren. Am zweiten Tag(!) hat jemand seine Kaffetasse aus der Spülküche genommen. Und er rennt dann in den Laden, macht ein Foto von einer ähnlichen Tasse (1MB) und postet das Ding an besagte 6000 Leute. Und weil der hundsgemeine Amtsmichel ja zwingend(!) etwas antworten muss(!), haben knapp 6000 Leute etwas wie: "Ich habe deine Scheiß-Tasse nicht" zurückgeschrieben. Natürlich per Fullquote inklusive eingebettetem Foto.

Damalige Infrastruktur waren übrigens Outlook XP und eine Windows Server 2003 Landschaft. Und ich hätte nie gedacht, dass man "seinen" Vorstandsvorsitzenden schon in der ersten Woche kennenlernt. Aber der liebe "Herr Doktor" war eh' gerade im Lande...

Gruß,
Jörg
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