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Gemeinsame Outlook-Kontakte mit Smartphones synchornisieren
Hallo,
wir haben z. Z. fünf Exchange-Accounts bei einem Provider und möchten als ein kleines Team gemeinsame Datenbestände aufbauen. Diese Daten z. B. Kontakte sollten mit dem Handy des jeweiligen Mitarbeiters syncronisiert werden. (Nokia E72, HTC, Iphone usw).
Problem: jeder sieht nur seine eigene Daten auf dem Handy. d. H. nur die Kontakte auf der obersten Ebene des jeweiligen Kontaktenverzeichnisses werden syncronisiert. So etwas kriegt man also mit freigegebenen Verzeichnissen nicht hin. Das Problem ist natürlich kein Problem in Outlook selbst, weil man dort die Ordner einfach freigeben kann.
Auch bei mobilen Anwendungen wäre es aber wichtig, dass jedes Handy mit den aktuellsten Daten synchronisiert wird.
Beispiel: ein Mitarbeiter erfasst eine neue Telefonnummer, die dann auf den Handys der zwei Besitzer erscheinen soll.
Die Situation ist zwar völlig alltäglich, scheint aber Exchange völlig überfordern.
Unsere Ideen:
1. wenn jemand ein neues Kontakt erstellt, muss es manuell verteilen --> unpraktisch
2. wir besorgen einen sechsten Account nur für die gemeinsamen Kontakte, die dann auf jedem PC neben dem eigenen Account miteingerichtet wird. Die beiden Accounts werden dann mit lokalen Anwendungen wie z. B. "Easy2sync" o. ä synchronisiert.
Hätten jemand eventuell eine noch bessere Idee?
Danke für die Hilfe.
Gr. I.
wir haben z. Z. fünf Exchange-Accounts bei einem Provider und möchten als ein kleines Team gemeinsame Datenbestände aufbauen. Diese Daten z. B. Kontakte sollten mit dem Handy des jeweiligen Mitarbeiters syncronisiert werden. (Nokia E72, HTC, Iphone usw).
Problem: jeder sieht nur seine eigene Daten auf dem Handy. d. H. nur die Kontakte auf der obersten Ebene des jeweiligen Kontaktenverzeichnisses werden syncronisiert. So etwas kriegt man also mit freigegebenen Verzeichnissen nicht hin. Das Problem ist natürlich kein Problem in Outlook selbst, weil man dort die Ordner einfach freigeben kann.
Auch bei mobilen Anwendungen wäre es aber wichtig, dass jedes Handy mit den aktuellsten Daten synchronisiert wird.
Beispiel: ein Mitarbeiter erfasst eine neue Telefonnummer, die dann auf den Handys der zwei Besitzer erscheinen soll.
Die Situation ist zwar völlig alltäglich, scheint aber Exchange völlig überfordern.
Unsere Ideen:
1. wenn jemand ein neues Kontakt erstellt, muss es manuell verteilen --> unpraktisch
2. wir besorgen einen sechsten Account nur für die gemeinsamen Kontakte, die dann auf jedem PC neben dem eigenen Account miteingerichtet wird. Die beiden Accounts werden dann mit lokalen Anwendungen wie z. B. "Easy2sync" o. ä synchronisiert.
Hätten jemand eventuell eine noch bessere Idee?
Danke für die Hilfe.
Gr. I.
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Ausgedruckt am: 15.04.2025 um 09:04 Uhr
3 Kommentare
Neuester Kommentar
Mein letzter Stand: Geht nicht mit den Boardmitteln.
Hier mal meine Erfahrungen: Mit einer kleinen Benutzergruppe und nicht total unbedarften Usern ist der 6. Account wohl die beste Idee. Das geht z.b. bei allen neueren iPhones, WindowsMobile sowie Android. Dort kannst du dann ein weiteres Konto einrichten von dem du nur Termine / Kontakte syncst. Mit Blackberrys geht es IMHO nicht, dort wird immer genau EIN EINZIGES Konto verbunden.
Der Nachteil dieser Lösung ist das hohe Fehlerpotential. Verschiedene Mobile Geräte, alle mit Vollzugriff, da können sich Fehler schnell einschleichen. Ich kenne da z.b. Termine welche sich vermehren, Kotakte wo Vorname/Nachname nicht stimmt, Verlust von Ä Ü Ö usw. Ausprobieren und oft sichern, dann kann man damit leben. Die Sicherung macht im Notfall halt einmal täglich die Sekretärin mit Outlook per Export in eine PST-Datei. Nicht schön, aber geht.
Andere Möglichkeit: http://www.codetwo.com/public-folders/
Das Tool läuft auf dem Server oder auf einer andern 24h laufenden Station. Vom 2way Sync rate ich eher ab, aber one way sync geht. Die Software kopiert dann z.b. alle 5 Minuten den Ordner Public-Folders/Gruppen-Kontakte inBenutzerpostfach/Kontakte/Gruppe. Änderungen können dann mit den mobilen Geräten nicht gemacht werden, aber alle haben die Firmen-Kontakte unterwegs griffbereit. 2way sync würde zwar auch gehen, aber da besteht die latente Gefahr von sich aufschaukelnden Fehlern. Eine häufige Sicherung ist hier umso wichtiger. Fragt den Provider genau wann er was und wie sichert und wie schnell man da wieder ran kommt. Zusätzliche Sicherungen in eine PST-Datei empfohlen.
Hier mal meine Erfahrungen: Mit einer kleinen Benutzergruppe und nicht total unbedarften Usern ist der 6. Account wohl die beste Idee. Das geht z.b. bei allen neueren iPhones, WindowsMobile sowie Android. Dort kannst du dann ein weiteres Konto einrichten von dem du nur Termine / Kontakte syncst. Mit Blackberrys geht es IMHO nicht, dort wird immer genau EIN EINZIGES Konto verbunden.
Der Nachteil dieser Lösung ist das hohe Fehlerpotential. Verschiedene Mobile Geräte, alle mit Vollzugriff, da können sich Fehler schnell einschleichen. Ich kenne da z.b. Termine welche sich vermehren, Kotakte wo Vorname/Nachname nicht stimmt, Verlust von Ä Ü Ö usw. Ausprobieren und oft sichern, dann kann man damit leben. Die Sicherung macht im Notfall halt einmal täglich die Sekretärin mit Outlook per Export in eine PST-Datei. Nicht schön, aber geht.
Andere Möglichkeit: http://www.codetwo.com/public-folders/
Das Tool läuft auf dem Server oder auf einer andern 24h laufenden Station. Vom 2way Sync rate ich eher ab, aber one way sync geht. Die Software kopiert dann z.b. alle 5 Minuten den Ordner Public-Folders/Gruppen-Kontakte inBenutzerpostfach/Kontakte/Gruppe. Änderungen können dann mit den mobilen Geräten nicht gemacht werden, aber alle haben die Firmen-Kontakte unterwegs griffbereit. 2way sync würde zwar auch gehen, aber da besteht die latente Gefahr von sich aufschaukelnden Fehlern. Eine häufige Sicherung ist hier umso wichtiger. Fragt den Provider genau wann er was und wie sichert und wie schnell man da wieder ran kommt. Zusätzliche Sicherungen in eine PST-Datei empfohlen.
Hallo "Hwpodcast",
Danke für die Antwort.
Von der Idee her ist es dann ähnlich wie die vom Provider empholene "easy2sync".
Wenn ich richtig verstehe, müssten wir im LAN einen PC einstellen wo der "Master" läuft. Die anderen Clients würden dann über VPN oder über FTP darauf zugreifen, oder? (die Mitarbeiter sind ja nicht in einem Büro sondern oft zu Hause)
In unserem Fall ist es dadurch noch problematischer, dass einige der Mitarbeiter auf zwei Exchange-Konten zugreifen muss, weil sie für zwei Unternehmen arbeiten. Auf Ihren Endgeräten müssten dann 2+2 Accounts eingerichtet werden.
Oder sie haben zwei Handys bei sich ... Es ist auf jeden Fall ziemlich kompliziert.
Gr. I.
Danke für die Antwort.
Von der Idee her ist es dann ähnlich wie die vom Provider empholene "easy2sync".
Wenn ich richtig verstehe, müssten wir im LAN einen PC einstellen wo der "Master" läuft. Die anderen Clients würden dann über VPN oder über FTP darauf zugreifen, oder? (die Mitarbeiter sind ja nicht in einem Büro sondern oft zu Hause)
In unserem Fall ist es dadurch noch problematischer, dass einige der Mitarbeiter auf zwei Exchange-Konten zugreifen muss, weil sie für zwei Unternehmen arbeiten. Auf Ihren Endgeräten müssten dann 2+2 Accounts eingerichtet werden.
Oder sie haben zwei Handys bei sich ... Es ist auf jeden Fall ziemlich kompliziert.
Gr. I.
Wenn ich richtig verstehe, müssten wir im LAN einen PC einstellen wo der "Master" läuft. Die anderen Clients
würden dann über VPN oder über FTP darauf zugreifen, oder? (die Mitarbeiter sind ja nicht in einem Büro
sondern oft zu Hause)
würden dann über VPN oder über FTP darauf zugreifen, oder? (die Mitarbeiter sind ja nicht in einem Büro
sondern oft zu Hause)
Nein, der "Master" startet nur regelmäßig einen Dienst welcher die Kontakte in die einzelnen Fächer sortiert. Anbindung an Exchange wird nicht verändert. Für den Benutzer ist das transparent, er hat halt nur einen weiteren Ordner "Firmenkontakte" oder ähnliches.
