Kontakte automatisiert in Outlook oder Exchange importieren - wie fange ich das an?
Moin!
Einer unserer Kunden möchte allen Komfort dieser Welt, die Hersteller bieten das so nicht an, also müssen wir ran. Dummerweise habe ich da gerade eine Gedankensperre:
Es gibt eine zentrale Stammdatenverwaltung, in der Kontaktdaten gepflegt werden. An die dazugehörige Datenbank kommen wir nicht direkt dran, der Zugriff wird vom Hersteller verweigert und wer jemals mit der DATEV zu tun hatte, weiß, dass er diesen Punkt nicht zu diskutieren braucht, das wäre schlicht vertane Lebenszeit.
Weiter setzen wir Estos CTI ein, das immerhin den Zugriff auf diese Stammdaten bekommt, womit wir eben diese Kontaktdaten schon einmal im Estos MetaDirectory (ein LDAP-Verzeichnis) haben. Von dort können wir sie ins Active Directory oder in eine csv-Datei exportieren, ein direkter Datenbankzugriff könnte auch möglich sein, habe ich noch nicht getestet, ist aber auch unerheblich an dieser Stelle. Müsste jedenfalls gehen.
Was ich jetzt brauche, ist: wie bekomme ich diese Kontakte regelmäßig alle Stunde ohne Zutun des Anwenders in den Standard-Kontakte-Ordner in seinem Outlook 2013, hinter dem ein Exchange 2013 steht? Nach Möglichkeit soll es nicht notwendig sein, dass das Outlook während des Abgleichs geöffnet ist, also ist der Exchange-Import wohl der Weg der Wahl, aber wie geht das? Und wie erfolgt der Abgleich in Sachen Änderung? Es kann dabei ja gerne mal um mehrere tausend Datensätze gehen. Die sollen dann ja nicht vervielfacht, sondern abgeglichen werden: nur Änderungen und neue Datensätze schreiben.
Gibt es da fertige Tools für? Kennt da jemand was vernünftiges? Oberste Anforderung ist: es muss unbeaufsichtigt und regelmäßig laufen und natürlich weitgehend fehlerfrei laufen, dafür darf es gerne auch etwas kosten. Bei den drei Suchmaschinen meiner Wahl erwische ich wohl nicht so die rechten Suchworte...
Klar wäre das mit Powershell auch zu machen, leider habe ich niemanden zur Hand, der tief genug darin steckt, um das "mal eben" in ein paar Stunden, einem Tag oder so zu schreiben. Und alles was länger dauert, darf auch gerne zugekauft werden.
Hat jemand so eine Anforderng schon mal gelöst? Wie?
Grüße aus der Vorfreude auf den Feierabend
Y.
Einer unserer Kunden möchte allen Komfort dieser Welt, die Hersteller bieten das so nicht an, also müssen wir ran. Dummerweise habe ich da gerade eine Gedankensperre:
Es gibt eine zentrale Stammdatenverwaltung, in der Kontaktdaten gepflegt werden. An die dazugehörige Datenbank kommen wir nicht direkt dran, der Zugriff wird vom Hersteller verweigert und wer jemals mit der DATEV zu tun hatte, weiß, dass er diesen Punkt nicht zu diskutieren braucht, das wäre schlicht vertane Lebenszeit.
Weiter setzen wir Estos CTI ein, das immerhin den Zugriff auf diese Stammdaten bekommt, womit wir eben diese Kontaktdaten schon einmal im Estos MetaDirectory (ein LDAP-Verzeichnis) haben. Von dort können wir sie ins Active Directory oder in eine csv-Datei exportieren, ein direkter Datenbankzugriff könnte auch möglich sein, habe ich noch nicht getestet, ist aber auch unerheblich an dieser Stelle. Müsste jedenfalls gehen.
Was ich jetzt brauche, ist: wie bekomme ich diese Kontakte regelmäßig alle Stunde ohne Zutun des Anwenders in den Standard-Kontakte-Ordner in seinem Outlook 2013, hinter dem ein Exchange 2013 steht? Nach Möglichkeit soll es nicht notwendig sein, dass das Outlook während des Abgleichs geöffnet ist, also ist der Exchange-Import wohl der Weg der Wahl, aber wie geht das? Und wie erfolgt der Abgleich in Sachen Änderung? Es kann dabei ja gerne mal um mehrere tausend Datensätze gehen. Die sollen dann ja nicht vervielfacht, sondern abgeglichen werden: nur Änderungen und neue Datensätze schreiben.
Gibt es da fertige Tools für? Kennt da jemand was vernünftiges? Oberste Anforderung ist: es muss unbeaufsichtigt und regelmäßig laufen und natürlich weitgehend fehlerfrei laufen, dafür darf es gerne auch etwas kosten. Bei den drei Suchmaschinen meiner Wahl erwische ich wohl nicht so die rechten Suchworte...
Klar wäre das mit Powershell auch zu machen, leider habe ich niemanden zur Hand, der tief genug darin steckt, um das "mal eben" in ein paar Stunden, einem Tag oder so zu schreiben. Und alles was länger dauert, darf auch gerne zugekauft werden.
Hat jemand so eine Anforderng schon mal gelöst? Wie?
Grüße aus der Vorfreude auf den Feierabend
Y.
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Ausgedruckt am: 25.04.2025 um 23:04 Uhr
2 Kommentare
Neuester Kommentar
Hallo,
ein möglicher Ansatz wäre, das LDAP als Adressbuch in Outlook anzulegen.
Über physische Imports würde ich an der Stelle gar nicht erst anfangen zu denken. Das gibt nur Kopfschmerzen:
1. welche Kontakte wurden manuell angelegt?
2. welche Kontakte stammen aus dem Stammdatenverzeichnis?
3. welche Kontakte können gelöscht werden?
Es sei denn, es werden alle Kontakte immer gelöscht und neu importiert, was auch wieder Unfug ist, denn es wird hundertpro Ausnahmen geben. Kontakte, die nicht zentral verwaltet werden oder privat sind, aber dennoch benötigt werden.
Dann geht das Thema Datenschutz und "Meine", "Deine", "Unsere" Kontakte los -> Kopfschmerzen
Gruss
Grinskeks
ein möglicher Ansatz wäre, das LDAP als Adressbuch in Outlook anzulegen.
Über physische Imports würde ich an der Stelle gar nicht erst anfangen zu denken. Das gibt nur Kopfschmerzen:
1. welche Kontakte wurden manuell angelegt?
2. welche Kontakte stammen aus dem Stammdatenverzeichnis?
3. welche Kontakte können gelöscht werden?
Es sei denn, es werden alle Kontakte immer gelöscht und neu importiert, was auch wieder Unfug ist, denn es wird hundertpro Ausnahmen geben. Kontakte, die nicht zentral verwaltet werden oder privat sind, aber dennoch benötigt werden.
Dann geht das Thema Datenschutz und "Meine", "Deine", "Unsere" Kontakte los -> Kopfschmerzen
Gruss
Grinskeks
Grinskeks - ein weitere e in der Mitte und das war der Kosename für meinen Sohn, als er noch klein war 
Hallo Grinskeks!
Adressbuch in Outlook reicht leider nicht, weil kein Abgleich über ActiveSync. Bis jetzt habe ich auch noch keine Möglichkeit gefunden, ein Adressbuch in den Kontakteordner zu importieren. Immer automatisch, versteht sich. Anscheinend sind ein Adressbuch und der Kontakteordner doch grundverschiedene Dinge.
Zu Deinen einzelnen Punkten:
1. Welche Kontakte wurden manuell angelegt? -> Alle (100,00%) werden in der Stammdatenverwaltung der DATEV angelegt und verwaltet. Estos CTI MetaDirectory sammelt die für Telefonie ohnehin ein, auch da wird nichts hinzugefügt oder geändert, diese Datenbank ist aber auskunftsfreudiger als DATEV, daher kommt der Export von hier. Im AD oder Exchange oder sonstwo wird nichts hinzugefügt, gelöscht oder geändert. Ich bekomme also alle 15 Minuten eine aktualisierte Volldatenbank (csv, xml oder ActiveDirectory-push) über alle Kontakte, um die es geht.
2. Welche Kontakte stammen aus dem Stammdatenverzeichnis? -> Alle.
3. Welche Kontakte können gelöscht werden? -> Die, die auch in den Stammdaten gelöscht wurden. Da es sich hier um einen Steuerberater mit Aufbewahrungspflicht und Langzeitzusammenarbeit und solchen Dingen handelt, wird da eher fast gar nichts gelöscht. Erfahrungswert.
Auf die Daten, um die es geht, darf jeder im Netzwerk zugreifen, können die über andere Wege sowieso. "Meine", "Deine" und "Unsere" wird in diesem Fall auf "Unsere" reduziert und lediglich lokal vielleicht noch durch den einen oder anderen Tennis-Partner oder Golf-Gegner aus privaten Reihen ergänzt. Die Kopfschmerzen bekomme also nicht ich
Damit der Abgleich per ActiveSync funktioniert, müssen die Kontakte, Adressen oder was auch immer zwingend im persönlichen Kontakteordner vorliegen, soweit ich weiß, funktionieren immerhin auch Unterordner. An Andressbücher komme ich zumindest bis jetzt nicht vernünftig heran, an öffentliche Kontakteordner dagegen schon. Die kann ich dann wieder mit einem bereits getesteten Tool bestens fast in Echtzeit in den persönlichen Kontakteordner synchronisieren. Wie aber bekomme ich die Daten in den öffentlichen Ordner?
*kopfkratz*
Gruß
Jörg
Hallo Grinskeks!
Adressbuch in Outlook reicht leider nicht, weil kein Abgleich über ActiveSync. Bis jetzt habe ich auch noch keine Möglichkeit gefunden, ein Adressbuch in den Kontakteordner zu importieren. Immer automatisch, versteht sich. Anscheinend sind ein Adressbuch und der Kontakteordner doch grundverschiedene Dinge.
Zu Deinen einzelnen Punkten:
1. Welche Kontakte wurden manuell angelegt? -> Alle (100,00%) werden in der Stammdatenverwaltung der DATEV angelegt und verwaltet. Estos CTI MetaDirectory sammelt die für Telefonie ohnehin ein, auch da wird nichts hinzugefügt oder geändert, diese Datenbank ist aber auskunftsfreudiger als DATEV, daher kommt der Export von hier. Im AD oder Exchange oder sonstwo wird nichts hinzugefügt, gelöscht oder geändert. Ich bekomme also alle 15 Minuten eine aktualisierte Volldatenbank (csv, xml oder ActiveDirectory-push) über alle Kontakte, um die es geht.
2. Welche Kontakte stammen aus dem Stammdatenverzeichnis? -> Alle.
3. Welche Kontakte können gelöscht werden? -> Die, die auch in den Stammdaten gelöscht wurden. Da es sich hier um einen Steuerberater mit Aufbewahrungspflicht und Langzeitzusammenarbeit und solchen Dingen handelt, wird da eher fast gar nichts gelöscht. Erfahrungswert.
Auf die Daten, um die es geht, darf jeder im Netzwerk zugreifen, können die über andere Wege sowieso. "Meine", "Deine" und "Unsere" wird in diesem Fall auf "Unsere" reduziert und lediglich lokal vielleicht noch durch den einen oder anderen Tennis-Partner oder Golf-Gegner aus privaten Reihen ergänzt. Die Kopfschmerzen bekomme also nicht ich
Damit der Abgleich per ActiveSync funktioniert, müssen die Kontakte, Adressen oder was auch immer zwingend im persönlichen Kontakteordner vorliegen, soweit ich weiß, funktionieren immerhin auch Unterordner. An Andressbücher komme ich zumindest bis jetzt nicht vernünftig heran, an öffentliche Kontakteordner dagegen schon. Die kann ich dann wieder mit einem bereits getesteten Tool bestens fast in Echtzeit in den persönlichen Kontakteordner synchronisieren. Wie aber bekomme ich die Daten in den öffentlichen Ordner?
*kopfkratz*
Gruß
Jörg
